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MyPeopleDoc pour simplifier les opérations RH


Le développement des entreprises dépend en grande partie des performances de leur service RH. Hormis les recrutements et les rémunérations, les ressources humaines doivent assurer la bonne gestion du cycle de vie de chaque salarié et garantir le bon fonctionnement de leur organisation, en améliorant entre autres les relations avec les collaborateurs. Lancée en 2007, la plateforme My PeopleDoc a été conçue pour faciliter la réalisation des processus RH complexes. Elle peut être connectée à un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) et propose de nombreuses solutions, permettant de digitaliser et d’automatiser différentes tâches, mais aussi d’optimiser l’expérience collaborateur.

My PeopleDoc : une solution en ligne pour améliorer les performances des ressources humaines

My PeopleDoc peut être considéré comme un service postal de nouvelle génération, offrant aux entreprises la possibilité de partager l’ensemble des documents relatifs à la gestion des ressources humaines, par voie électronique.

La plateforme garantit la conformité ainsi que la sécurité des documents grâce à un système d’horodatage, de signature électronique et des espaces de stockage bénéficiant d’un excellent niveau de protection. Les différentes opérations nécessaires au traitement des documents sont assurées par la solution de digitalisation RH, tandis que l’archivage est effectué par la Caisse des Dépôts Arkhineo, la filiale du groupe Caisse des Dépôts.

Outre le partage de documents tels que les bulletins de paie, My PeopleDoc permet aux ressources humaines de répondre plus efficacement aux requêtes des salariés, d’automatiser des processus, comme l’on-boarding ou les mutations, et d’accéder à différents indicateurs de performances, qui peuvent les aider à améliorer leurs prestations ainsi que l’expérience offerte aux collaborateurs.

À titre d’information, cette plateforme dédiée à la gestion des ressources humaines est utilisée par des entreprises de renommée internationale telles que Canal+, Total ou Ubisoft.

Les solutions RH proposées par My PeopleDoc

Pour faciliter la gestion des processus RH des entreprises et améliorer les performances de leurs ressources humaines, la plateforme My PeopleDoc met à leur disposition quatre principales solutions : Case Management & Knowledge Portal, HR Process Automation, Employee File Management et Advanced Analytics.

Case Management & Knowledge Portal

Case Management & Knowledge Portal a été conçu pour réduire significativement la durée de traitement des requêtes des salariés par les équipes RH de votre structure et participer activement au bon développement de votre business.

Cette solution a pour principale fonction d’automatiser les échanges entre les ressources humaines et les employés. Elle offre au service RH des entreprises la possibilité de répondre de manière personnalisée et instantanée aux questions les plus simples et les plus complexes des collaborateurs, grâce à une base de connaissances dynamique.

Mises à part les réponses automatisées, Case Management & Knowledge Portal affecte chaque demande de vos salariés aux experts en ressources humaines compétents et propose des indicateurs de performance, permettant aux RH de mesurer leur efficacité et d’améliorer continuellement la qualité des services offerts à vos collaborateurs.

Les différentes opérations telles que la mise en place de processus automatisés et l’accès aux dossiers des salariés à partir de la solution Case Management ont été simplifiées par My PeopleDoc, pour que les ressources humaines de votre entreprise puissent les réaliser sans aucune connaissance approfondie en informatique ou une formation spécifique.

HR Process Automation

HR Process Automation a été pensé pour améliorer l’agilité des ressources humaines, mais aussi pour compléter les fonctionnalités des SIRH des entreprises.

Cette solution proposée par My PeopleDoc permet à votre équipe RH d’optimiser la gestion du cycle de vie de chaque salarié et d’automatiser les processus comme l’on-boarding, les promotions ou les mutations.

À partir de Process Automation, les ressources humaines de votre entreprise peuvent procéder à la planification de workflows, mais également assigner facilement des tâches spécifiques aux collaborateurs et effectuer un suivi minutieux de l’accomplissement de chaque processus.

Tout comme Case Management, ce service dédié à l’amélioration des processus RH peut s’intégrer parfaitement à tout type de SIRH.

Employee File Management

Employee File Management est un service qui a pour objectif d’améliorer la gestion des dossiers et des documents relatifs à vos salariés.

Grâce à cette solution signée My PeopleDoc, votre équipe RH a la possibilité de créer, de partager, de déterminer les accès et de supprimer des documents salariés, dans un espace dédié. D’une part, elle facilite grandement la recherche de dossiers et, d’autre part, elle permet de vérifier si des documents sont absents ou expirés, pour demander rapidement leur création ou leur mise à jour.

Advanced Analytics

Comme son nom l’indique, Advanced Analytics est une solution délivrant des statistiques sur les performances des membres de votre équipe RH et de vos collaborateurs.

À partir de cet outil, les ressources humaines de votre entreprise peuvent déceler les goulots d’étranglement et les autres problèmes à corriger pour améliorer continuellement le bon fonctionnement de votre organisation, ainsi que le bon développement de votre business. Il met à leur disposition un tableau de bord présentant tous les SLAs et les KPIs nécessaires à leurs analyses.

Hormis les indicateurs de performances, la solution Advanced Analytics permet de détecter aisément les documents manquants et ceux qui sont proches de l’expiration.

Pour de plus amples informations concernant la plateforme de gestion RH et ses solutions, rendez vous sur le site https://www.people-doc.fr.

My PeopleDoc : une solution de gestion RH conviviale et évolutive

Outre les nombreux avantages offerts par ses fonctionnalités (planification et automatisation des processus RH, traitement automatisé des requêtes des salariés, etc.), la solution de digitalisation de la gestion des ressources humaines My PeopleDoc séduit par son côté convivial et évolutif.

Contrairement à la grande majorité des logiciels de gestion dédiés aux entreprises, cette plateforme RH propose un design moderne, clair et attractif, ainsi qu’une interface relativement aisée à prendre en main. En quelques clics, les utilisateurs peuvent ajouter des onglets, des champs et procéder à la planification de workflows.

D’autre part, ils ont essentiellement à leur disposition les fonctionnalités et les outils nécessaires à la réalisation de leurs missions, ce qui facilite grandement la navigation à travers l’interface et évite les surcharges pouvant être sources de distraction.

Concernant l’évolutivité, des mises à jour et des mises à niveau sont régulièrement appliquées à la solution de gestion RH My PeopleDoc afin d’améliorer l’expérience utilisateur, de sécuriser davantage les données des salariés et de répondre efficacement aux besoins en constante progression des ressources humaines.

La plateforme dédiée à la gestion des ressources humaines se développe au rythme des besoins de ses clients et leur permet d’éviter les dépenses liées entre autres à la mise en place d’un nouveau SIRH ou d’autres ressources informatiques.

À noter que l’ensemble des fonctionnalités de la solution en ligne de gestion RH My PeopleDoc sont accessibles à partir d’un ordinateur (bureau ou portable), d’une tablette ou d’un smartphone.

My PeopleDoc : une connexion parfaite avec les SIRH

Comme dit précédemment, My PeopleDoc peut être intégré à tout type de SIRH. Une fois connectée à un système RH, la solution de digitalisation de la gestion des ressources humaines transfère automatiquement l’ensemble des données de celui-ci vers son espace de stockage. En d’autres termes, elle permet aux entreprises de réaliser des économies de temps et d’argent non négligeables, en évitant les longues opérations de développement visant à interconnecter des systèmes RH ou de saisir à nouveau les données présentes dans leur SIRH.

Pour information, My PeopleDoc utilise un système d’authentification unique, ou Single Sign-On (SSO), et des widgets pour accélérer et faciliter sa connexion avec les SIRH. Le SSO permet aux ressources humaines d’accéder rapidement aux fonctionnalités de la plateforme en utilisant le même login que celui du SIRH de leur entreprise.

My PeopleDoc : un système de sécurisation de données respectant les normes

Les ressources humaines ont l’obligation de protéger et de veiller à la confidentialité des données concernant les salariés : numéro de sécurité sociale, entretiens d’évaluation, etc. Dans l’optique de répondre aux besoins de ses clients, My PeopleDoc propose un système de sécurisation de données respectant les normes en vigueur.

Les données des services de ressources humaines des entreprises ayant opté pour cette solution en ligne de gestion RH sont stockées dans des centres d’hébergement certifiés ISO 27001 et protégées par le standard de cryptage symétrique AES-256.

AES (Advanced Encryption Standard) est l’algorithme utilisé par le Gouvernement américain pour protéger ses données sensibles des éventuelles attaques informatiques.

Il est important de noter que, depuis le 28 mai 2018, les ressources humaines des entreprises doivent se conformer au RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données). Ce règlement remplace la Directive de 1995 (95/46/CE) et exige la mise en place de mesures permettant de mieux protéger les données personnelles des citoyens.

Mis à part le cryptage et le stockage des données dans des centres d’hébergement certifiés, la solution de digitalisation de la gestion des ressources humaines My PeopleDoc aide ses clients à renforcer la sécurité des données de leurs salariés et à respecter la nouvelle réglementation, en proposant entre autres une fonctionnalité permettant de déterminer avec une grande précision les droits d’accès des membres de leur équipe RH.

Pour se conformer au Règlement Général pour la protection des données, les entreprises doivent effectuer un certain nombre d’opérations, parmi lesquelles on peut citer : la mise en place d’une politique de confidentialité respectant les exigences du règlement, la mise à jour des processus internes et l’optimisation de la sécurité des données (cryptage, gestion des droits d’accès, etc.). Le non-respect des exigences du RGPD peut entraîner de lourdes sanctions.

HR Compliance Assist : un service en ligne pour s’informer sur les règles régissant les ressources humaines

HR Compliance Assist a été conçu pour aider les ressources humaines des clients de My PeopleDoc à se conformer aux réglementations en vigueur et à éviter les problèmes relatifs à la confidentialité des données personnelles de leurs salariés.

Il propose un service en ligne permettant aux entreprises de se renseigner rapidement sur les règles auxquelles leur équipe RH est soumise, ainsi qu’une newsletter, baptisée ComplianceWatch, notifiant les ressources humaines sur les évolutions légales.

HR Compliance Assist est alimenté par un réseau d’avocats, ce qui garantit la pertinence des informations qu’il met à la disposition des ressources humaines. Ce service en ligne peut être une excellente solution pour vous renseigner davantage sur les exigences de la RGPD et procéder à l’évaluation de la conformité de votre organisation avec ce règlement.

L’implémentation de la solution RH My PeopleDoc

Bien que la connexion de My PeopleDoc aux SIRH soit relativement aisée à réaliser, le déploiement de cette solution nécessite, dans de nombreux cas, l’intervention de spécialistes pour qu’elle puisse contribuer pleinement à l’optimisation des performances des ressources humaines de votre entreprise et au développement de votre business.

L’équipe chargée de l’implémentation de la solution de gestion RH My PeopleDoc accompagne les entreprises depuis le lancement de celle-ci, jusqu’à la mise en production. Pour s’assurer de fournir un outil fonctionnel répondant à l’ensemble des besoins des clients, elle effectue différentes opérations : définition du périmètre du projet, de la gouvernance, mise en place du calendrier prévisionnel, organisation d’ateliers techniques, planification de workflows et des différents processus RH, maquettage, paramétrage de la plateforme de test, interfaçage SIRH, etc.

My PeopleDoc : formation

My PeopleDoc est une solution de digitalisation de la gestion des ressources humaines plus ou moins aisée à prendre en main. Toutefois, si vous souhaitez profiter pleinement de ses fonctionnalités et booster efficacement les performances de votre équipe RH, une formation s’impose.

La plateforme met à la disposition de ses clients un catalogue de cours et d’outils dédiés aux managers et aux administrateurs. Elle propose également une formation présentielle et une offre d’abonnement permettant à votre équipe RH d’accéder à des modules e-learning, des vidéos, des aides en situation et des sessions d’apprentissage, durant les heures de travail.

Dans le cas où vous souhaitez limiter vos dépenses et les pertes de temps liées aux déplacements, vous pouvez opter pour la formation essentiellement en ligne de la solution de gestion RH My PeopleDoc. Cette offre comprend des cours en ligne animés par les formateurs de la plateforme et des exercices « live » qui ont pour objectifs de tester les connaissances de votre équipe et d’accélérer leur apprentissage.

Les exercices « live » sont effectués dans une base de données en ligne. Ils sont accessibles aux apprenants ayant choisi l’offre de cours virtuels, mais également à ceux qui ont opté pour la formation présentielle.

La solution RH My PeopleDoc : historique

La solution de gestion RH en ligne My PeopleDoc a été créée en 2007 sur le campus HEC Paris, par Jonathan Benhamou et Clément Buyse. Baptisée Novapost, elle a tout d’abord été conçue pour aider les entreprises à remplacer leur boîte aux lettres par un coffre-fort numérique.

Durant ses débuts, My PeopleDoc proposait à ses clients un espace sécurisé, permettant de recevoir, de stocker et de partager des documents administratifs. En 2019, après l’adoption du coffre-fort numérique par les RH, ses fondateurs ont décidé de créer une solution en ligne dédiée à la gestion des ressources humaines.

Pour aider les RH à améliorer leur productivité, leurs performances, à automatiser les processus, à optimiser la gestion des données des salariés et à réduire leurs coûts opérationnels, les concepteurs de My PeopleDoc ont décidé de mettre en place une solution innovante utilisant le Cloud.

Après le lancement de cette nouvelle solution, la plateforme a enregistré une importante hausse de son chiffre d’affaires et du nombre de ses clients, aussi bien en France que sur l’ensemble du territoire européen et aux États-Unis.

En 2014, la plateforme dédiée à la gestion des ressources humaines a réussi à lever 17,5 millions de dollars auprès d’Accel Partners, d’Alven Capital et de Kernel Investissements, pour financer son développement. Cette levée de fonds lui a permis de développer une solution complète de digitalisation des processus RH et de numérisation des Centres de Services Partagés (CSP) des ressources humaines.

Quelques mois après avoir investi dans l’amélioration de sa solution en ligne dédiée à la digitalisation des processus RH et à la gestion des données des salariés, My PeopleDoc a réalisé une seconde levée de fonds d’un montant de 28 millions de dollars, orchestrée entre autres par Eurazeo, pour accélérer son développement à l’international, notamment en Europe.

Actuellement, la plateforme de digitalisation des processus RH est utilisée dans plus de 165 pays et enregistre un taux de fidélisation de 100%.