Catégories Services aux entreprises

Appel d’offres : qu’est ce que c’est ?


Les appels d’offres sont de plus en plus rencontrés dans divers secteurs d’activité. Etes-vous une entreprise à la recherche de services ? Ou êtes-vous une société offrant des services ? Découvrez ce qu’est exactement un appel d’offres, ainsi que tout ce qu’il faut connaître sur ce sujet, afin d’exercer en toute légalité. 

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Il s’agit d’une procédure par laquelle un acheteur potentiel ou un commanditaire demande à plusieurs offreurs ou soumissionnaires d’effectuer une proposition chiffrée commerciale. Cette dernière va répondre à un cahier de charge (formulaire bien détaillé) d’un besoin de service, produit ou prestation.

Plus concrètement, via un appel d’offres, vous allez demander une fourniture de biens ou équipements, ou une réalisation de prestation de travaux. Grâce à un appel d’offres, vous allez confier un marché à un prestataire bien qualifié.

Les appels d’offres sont très utilisés pour la passation d’un marché public. En effet, cette procédure est obligatoire et légale dans ces cas, quel que soit le montant du marché concerné. Vous pouvez faire jouer vos relations ou consulter les sites officiels afin de trouver des appels d’offres.

Appel d’offres : privé et public

Ces appels peuvent être privés et publics. Dans tous les cas, un appel d’offres va mettre en concurrence plusieurs prestataires. Ensuite, l’acheteur va choisir la meilleure offre en fonction des critères établis dans son cahier de charge.

Concernant les appels d’offres publics, ils sont soumis aux règles contraignantes du pays concerné. Ils sont plus réglementés.

D’un autre côté, les appels d’offres privés se pratiquent surtout dans le domaine de l’économie. Les échanges B2B sont les plus concernées. Aucune réglementation ni législation ne régit la désignation des cocontractants d’un appel d’offres privé.

Appel d’offres : les principes juridiques

En général, une procédure d’appel d’offres se déroule en deux étapes :

  • L’analyse des candidatures.
  • Et l’analyse des offres reçues.

Après ces deux étapes, un acheteur peut sélectionner une offre adaptée au contenu de son cahier de charge. Sachez qu’un appel d’offres peut être local, national ou même international.

Dans le cas d’un marché inférieur à 25 000 euros, une procédure de « gré à gré » aura lieu. L’organisme concerné n’est pas obligé de réaliser une publicité. Le marché sera ainsi directement attribué à un fournisseur. Toutefois, nous vous conseillons d’étudier les offres de 3 fournisseurs avant de faire un choix.

Quel que soit le montant de votre marché, vous pouvez recourir à la procédure d’appel d’offres. Toutefois, elle est obligatoire pour :

  • Les marchés de travaux supérieurs à partir de 5.350.000 euros HT.
  • Les marchés de service de l’État ou de fournitures de plus de 133.000 euros HT.
  • Les sociétés opératrices de réseaux avec un marché supérieur à 428.000 euros HT.
  • Et les marchés de service des collectivités territoriales ou de fournitures supérieurs à 214.000 euros HT.

Sachez qu’il existe deux types d’appels d’offres. L’on parle de :

  • Appel d’offres restreint : lorsque l’acheteur présélectionne des candidats. Ces derniers seront les seuls à pouvoir déposer leur offre.
  • Appel d’offres ouvert : lorsque la procédure est ouverte à la concurrence. Dans ce cas, tous les candidats peuvent déposer une offre, il n’y a pas eu de présélection.

Appel d’offres : procédure adaptée

Si un acheteur public veut effectuer un marché à valeur inférieur aux seuils prédéfinis, il peut opter pour un appel d’offres adapté. Dans ce cas, il a le droit de déterminer les modalités de la procédure. Néanmoins, ces modalités doivent respecter les réglementations dans le domaine du marché public.

Appel d’offres : procédure négociée sans mise en concurrence

Sachez également que tout acheteur public peut effectuer un appel d’offres sans mise en concurrence des divers offrants. Cette procédure est possible dans le cas d’un appel d’offres accéléré en cas d’urgence ou dans des procédures imprévisibles, par exemple. Dans ce cas, l’offre sélectionnée sera négociée, sans avoir effectué une publicité.

Dans certains cas, une seule entreprise offrante peut répondre à tous les critères du cahier de charge. Une telle situation peut également être un justificatif de l’accélération de l’appel d’offres.

Appel d’offres : procédure formalisée

Dans le cas où le montant du marché est supérieur ou égal aux seuils prédéfinis pour chaque domaine et secteur d’activité, vous devez réaliser une procédure formalisée. En se basant sur les critères objectifs du cahier de charge, l’acheteur va choisir la meilleure offre.

Dans le cas d’une procédure d’appel d’offres formalisée, un acheteur public peut effectuer une négociation sur les conditions de ce marché avec les entreprises.

La commande publique dématérialisée

Ce principe juridique sur les appels d’offres a été mis en place depuis le 1er octobre 2018. Cette réglementation concerne tout marché ayant un montant supérieur ou égal à 25.000 euros HT. Pour toutes les étapes de la procédure d’appel d’offres, l’acheteur doit obligatoirement utiliser une plateforme.

Qu’il s’agisse de transmission des offres et candidatures, publication des avis, ou notifications sur les décisions, tout doit se passer sur une plateforme.

Plus concrètement, la commande publique dématérialisée oblige les acheteurs concernés à :

  • La publication des données essentielles du contrat au sein de leur « profil acheteur ». Cette étape doit être effectuée dans les 2 mois après que le marché soit notifié.
  • La dématérialisation de la passation des marchés publics : mettre en ligne des documents de consultation tels que le cahier de charges, etc.), publier les avis, recevoir les offres et candidatures, négocier, etc.
  • La disposition d’une signature électronique lorsque le marché sera officiellement attribué.

Appel d’offres : l’élaboration d’un cahier de charge

Lorsque vous lancez un appel d’offres, vous devez mettre en place votre cahier de charge. Ce dossier doit contenir principalement :

  • Les données sur l’organisme.
  • L’objectif du marché.
  • Ainsi que ses principales caractéristiques.
  • Et l’étendue et la nature du service ou du travail à réaliser.

Votre cahier de charge doit également contenir :

  • La date limite de dépôt de candidatures.
  • Le délai de validité des offres.
  • Les conditions de participation à l’appel d’offres.
  • Et les critères d’attribution du marché.

Un appel d’offres doit toujours être accompagné d’un cahier de charges des prestations que vous attendez, et formulaire afin d’accuser leur réception. Ce document doit mentionner vos lignes particulières pour les candidatures, s’il y en a. Cela dépend de l’acheteur.