Comment stocker efficacement les archives de votre entreprise ?

Une entreprise, quelle qu’elle soit, est tenue par une obligation d’archivage. En effet, une entreprise doit conserver tous les documents importants relatifs à son activité, au moins pendant la durée légale imposée. Il faut savoir qu’une entreprise peut éventuellement avoir besoin des documents dans ses archives comme pièce justificative ou de preuve dans le cadre d’une procédure juridique, d’une demande de paiement auprès des clients, des déclarations administratives, d’un audit comptable, etc. Chaque document (bilans annuels, factures, fiches de paie, feuilles d’impôts) en format papier ou numérique doit être conservé et archivé de manière efficace pour résister à l’épreuve du temps. Voici les bonnes pratiques pour faire le stockage d’archives.

L’importance de stocker les documents de l’entreprise

De la plus petite aux grandes entreprises, la gestion des documents et l’archivage constituent des tâches pouvant être particulièrement éprouvantes. La perte ou l’altération des documents peuvent mettre en péril la sécurité et le bon développement d’une entreprise. Hormis le caractère obligatoire de l’archivage de documents. Il existe ainsi plusieurs raisons valables pour qu’une entreprise stocke ses archives dans ses locaux ou ait recours à un service externe en externalisant la gestion de l’archivage de ses documents importants.

La perte des documents ou des documents mal classés peuvent coûter de l’argent à l’entreprise. Et dans le cas d’un vol, le pire des scénarios qui puisse survenir, l’entreprise pourrait perdre plus que de l’argent.

À mesure que l’entreprise et son activité se développent, les piles de documents peuvent s’entasser et ne facilitent pas la consultation et encore moins la conservation des dossiers.

L’entreprise peut investir dans des meubles, des systèmes de rangement ou des contenants ignifuges tels qu’un coffre pour stocker et conserver ses documents en papier, volatiles et facilement altérables. Plus intéressant pour la conservation des documents, factures et autres papiers administratifs numériques, ses archives numériques peuvent être stockées dans des disques durs, des disques réseaux et même dans des serveurs informatiques, pour un stockage plus aisé, sécuriser et faciliter ainsi la consultation de leur contenu.

Tout cela pour dire que les documents de l’entreprise sont très importants pour la pérennité de son activité. Le choix de conservation des archives doit ainsi tenir compte de différents paramètres :

• Le coût d’archivage,
• La sécurité et la pérennité des documents,
• Le gain d’espace pour accueillir plus de documents papier ou fichiers numériques,
• Et également le gain de temps pour la consultation des archives.

Quel type de matériel utilisé pour l’archivage des documents ?

Une entreprise peut opter pour différentes approches et diverses méthodes pour archiver l’ensemble de ses documents administratifs. Celle-ci doit néanmoins tenir compte de la quantité de papiers numériques ou physiques qu’elle doit stocker pour notamment faciliter la conservation et la consultation des documents.

À ce titre, les entreprises font le classement et l’archivage des documents professionnels en utilisant les fournitures et équipements spécifiques à l’archivage pour une conservation durable :

• Des classeurs de dossiers ;
• Des pochettes, des chemises et autres protège-documents ;
• Des cartons, des boîtes de rangement ;
• Des caisses d’archives ou de dossiers suspendus ;
• Des reliures ou autres types de plastification ;
• Des étagères, armoires et meubles de stockage et de rangement de documents.

Le choix des armoires, étagères de rangement, autres types de conteneurs de stockage et leur installation dans le local de l’entreprise doivent permettre un rangement facile des documents.

Dans de nombreux cas, les entreprises ont recours à des codes de numérotation ou d’identification pour pouvoir accéder aux documents recherchés. Les organisations professionnelles avec un grand volume d’archives à stocker et qui ont besoin d’un grand espace de stockage d’archives optent le plus souvent pour la location d’entrepôts ou de box. Les entrepôts sont des solutions d’archivage efficaces. La conservation et la consultation des archives se font plus aisément.

Comment faire un archivage efficace des documents ?

Une bonne gestion des archives professionnelles n’a pas uniquement pour finalité de faciliter l’accès aux documents stockés. L’archivage et le stockage doivent également garantir la non-détérioration des documents.

La méthodologie de conservation à adopter doit se reposer sur le cycle de vie de chaque archive professionnelle dont dispose l’entreprise. L’archivage doit permettre :

• L’identification et l’authentification des documents ;
• Le stockage des archives constituées ;
• La conservation et l’aisance de la consultation des documents archivés ;
• L’élimination des documents inutiles ;
• L’archivage de manière définitive des documents caractérisant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise.

Empiler les documents dans les bureaux de l’entreprise n’est pas la bonne méthode à faire, notamment si le personnel en charge ne procède ni au classement ni à l’archivage des documents. L’entreprise s’expose à d’éventuels risques d’altération, de perte, de vol, voire de destruction de ses documents administratifs. La conservation des archives constitue une obligation légale qu’elle doit s’acquitter et respecter, pour la sécurité de ses données et la sécurité de son activité.

Ainsi dans un premier temps, elle doit identifier les documents à stocker et à conserver, procéder à leur l’authentification qui conduira par la suite au classement de ceux-ci pour une conservation des archives dans les meilleures conditions. Le rangement des documents devient plus facile pour les services dédiés avec la bonne méthode de classement et de conservation tout en respectant les durées légales de conservation pour chaque document archivé.

Identifier les documents administratifs à archiver

La conservation efficace des archives nécessite avant tout l’identification des documents administratifs physiques à archiver. L’objectif étant de définir le type et la nature du document à archiver. Cette manœuvre a également pour but de déterminer le mode d’archivage à choisir :

• Dans les bureaux de l’entreprise ou dans des entrepôts, box pour avoir plus d’espace de stockage des archives physiques ;
• Le stockage en ligne pour un archivage numérique.

Cette opération vise aussi à prévoir les conditions adaptées pour la conservation des documents administratifs numériques ou physiques de l’entreprise ainsi que le type de rangement le plus opportun.

Les équipements utilisés dépendent principalement du type de document à archiver, de son importance et de la durée de conservation de celui-ci. A cela s’ajoute, la taille des archives ainsi que le niveau de sécurité nécessaire. Avec un grand volume de documents à conserver et archiver, l’entreprise peut opter pour des meubles de rangement de type armoire ou palette. Quant aux documents et dossiers confidentiels, l’équipement de rangement le plus approprié est les containers ou les coffres.

Authentifier les documents constitués

Pour l’authentification des documents d’archives, les services de l’entreprise concernés par l’archivage doivent les dater et surtout s’assurer qu’ils n’ont subi aucune modification. En d’autres mots, l’entreprise doit s’assurer de l’authenticité de chacun de ses dossiers avant qu’ils soient définitivement stockés dans les archives.

La valeur des documents qui reflète la légitimité d’une entreprise réside dans les documents dont elle dispose. Rien ne sert d’archiver et de stocker des documents qui ne présentent aucun intérêt financier, juridique ou stratégique.

D’emblée, la phase d’authentification des documents simplifie le traitement et le classement des dossiers d’archives. Ils se verront trier en fonction de leur nature et le personnel devra les dater et éventuellement y apposer une signature. À l’issue de cette étape, les documents seront stockés dans le service d’archivage ou renvoyer pour une contre vérification si la nécessité se présente.

Stocker les archives

À noter que le stockage des archives, que les documents soient sous forme papier ou numérique, doit respecter une durée légale de conservation.

• De 2 à 5 ans pour le stockage des documents commerciaux,
• De 10 ans pour le stockage des documents comptables, à compter de la clôture de l’exercice,
• De 6 ans le stockage des documents fiscaux.

Les documents identifiés, authentifiés et classés seront ainsi stockés dans un délai imparti selon leur nature.

Ici, l’archivage des documents va suivre un système de classement et d’identification (code ou numérotation) propre à chaque département de services de l’entreprise. Les documents sont dispatchés dans chaque bloc de rangement en fonction d’un thème administratif spécifique. En effet, pour un bon classement et ainsi un stockage efficace, la conservation et la consultation des documents doivent être optimisées. Et pour cela, l’intérieur des blocs comprendra un classement des documents par ordre alphabétique, par date ou par thème spécifique. Les employés doivent pouvoir aisément accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, de ce fait, le stockage doit être logique. De même, le classement peut suivre un ordre croissant ou l’inverse, dans l’ordre décroissant.

Naturellement, l’entreprise pourra effectuer le stockage des archives à l’intérieur des rangements de son choix. Certaines conditions doivent néanmoins être respectées comme l’installation de boîtes à archives, des éléments incontournables de l’archivage. Chacune des boîtes à archives correspond à un thème administratif que l’entreprise prédéfinit. Elles seront ensuite classées dans des racks, des containers, des armoires…

La solution de stockage des archives par des professionnels de l’archivage

Si les solutions d’archivage qui se proposent à l’entreprise dans ses locaux de travail sont très nombreuses, celle-ci peut également faire appel au service d’un professionnel, expert dans le domaine de la conservation plus optimisée et sécuritaire des documents. Bien que la location de box ou d’entrepôts soit toujours des options d’archivage supplémentaires et qui ont aussi leurs avantages, l’externalisation de ses archives l’est autant.

Les professionnels pour la conservation de documents proposent des rayonnages dédiés, des cartons ou autres conteneurs pour une meilleure sécurité et protection des documents. Les archives physiques sont disposées dans des équipements de stockage adéquats tels que des armoires de rangement, sur des étagères spécifiques à leur nature, stockées à l’abri de la lumière et notamment de l’humidité afin qu’ils conservent leur intégrité.

En effet, les entrepôts dont disposent les professionnels de l’archivage à leurs clients répondent à des normes de sécurité précises afin que les conditions de stockage puissent garantir l’intégrité des dossiers physiques.

C’est le cas également pour le stockage des archives numériques. L’entreprise peut choisir entre plusieurs options ou supports de stockage numérique en fonction de la taille des données à stocker, de la fréquence de consultation et d’utilisation des archives, de la capacité de stockage des supports, etc.

Il peut s’agir de disques durs HDD ou SSD, des disques réseaux et serveurs NAS qui sont branchés à un réseau local ou à Internet, d’une bande magnétique, de dispositifs FTP (File Transfer Protocol), du Cloud, de coffres-forts numériques.