Fiche projet : un outil de transparence en entreprise ?

L’élaboration d’un projet nécessite une planification et une organisation en amont afin d’atteindre les objectifs escomptés. À cet effet, de nombreux outils sont exploités afin de faciliter les démarches préalables. Bien qu’elle soit souvent sous-estimée, la fiche projet fait partie des essentiels à utiliser, notamment par le chef de projet. Elle se pose comme un gage de professionnalisme et d’efficience pour les différents acteurs concernés. Cet article développe donc l’importance d’élaborer une fiche ou un plan pour tout ou partie d’un projet donné.

Zoom sur les caractéristiques d’une fiche projet

La planification joue un rôle de taille dans un projet en servant de guide pour les parties prenantes, les sponsors, les équipes et le gestionnaire de projet à travers les différentes phases de ce dernier. Elle est aussi nécessaire pour identifier les objectifs souhaités, les opportunités ainsi que les risques, et éviter les délais manqués. Afin de fournir le produit, le service ou le résultat convenu, chaque entreprise a donc besoin d’une fiche projet pour planifier les différents envers de celui-ci.

La fiche projet est une série de documents formels qui définissent les étapes d’exécution et de contrôle d’un projet. Elle considère la gestion des risques, des ressources et la communication, tout en abordant les bases de référence de la portée, des coûts et du calendrier. La fiche projet s’apparente également à un plan de gestion. En effet, elle visera à répondre au qui, quoi, où, pourquoi, comment et quand du projet. C’est plus qu’un diagramme de Gantt avec des tâches et des dates d’échéance. Le but d’un plan de projet est de guider les phases d’exécution et de contrôle du projet.

Comme mentionné ci-dessus, une fiche projet regroupe :

• la charte du projet : elle fournit une vue d’ensemble générale du projet. Elle décrit les raisons, les buts, les objectifs, les contraintes, les parties prenantes, et d’autres aspects du projet,
• l’énoncé des travaux : il définit la portée, le calendrier, les livrables, les jalons et les tâches du projet,
• la structure de répartition du travail : elle décompose le projet en différentes phases (sous-projets), et lots de travail qui mènent au livrable final,
• le plan de gestion : le document de la fiche projet est divisé en sections pour couvrir les éléments suivants : la gestion de la portée, la gestion de la qualité, l’évaluation des risques, la gestion des ressources, la gestion des intervenants, la gestion du calendrier et des changements éventuels.

La fiche projet vise donc à donner toutes les informations relatives au projet pour le faire approuver par les clients et les différentes parties prenantes. Dans un seul document, ces derniers pourront avoir un aperçu de ce que sera la finalité du projet, les différentes étapes pour y parvenir ainsi que les ressources nécessaires à cet effet. Cette vue synoptique est un gage de crédibilité et de confiance pour les contributeurs.

Les avantages offerts par l’utilisation de la fiche projet

La mise en place d’une fiche projet peut prendre un certain temps. Toutefois, cet investissement se verra payant lorsque votre projet sera mis en marche et jusqu’à son échéance. Pour cause, la caractérisation et la planification préalables de celui-ci vous permettront de :

Identifier et réduire les risques potentiels

Le risque se cache toujours en arrière-plan, que ce soit au niveau micro ou macro. Ce qui peut sembler être un risque mineur pour une tâche pourrait constituer une menace plus importante plus tard, au cours de l’exécution du projet. Par rapport à cela, les pertes financières ne sont pas en reste.

Bien caractériser le projet permet donc aux acteurs de s’assurer que les risques peuvent être atténués. Aussi, vous pourrez avoir plus de certitude que les petites tâches, qui s’accumulent en jalons, répondent aux objectifs plus larges du projet, réduisant ainsi les risques potentiels.

Garantir la réussite de votre projet

La mise en place de la fiche projet participe de manière remarquable à la gestion de projet. C’est là que la portée du projet est définie, où le calendrier, les coûts, les livrables et les détails sont réglés. C’est là que les attentes sont établies et que les hypothèses sont identifiées. Sans cette étape vitale, il est presque certain que des détails cruciaux vous échappent.

À partir de la fiche projet, vous pouvez être sûr d’avoir le plein contrôle sur les différentes phases de votre projet. Cela vous aidera à diriger facilement vos plans vers le succès et même en faire plus que les résultats attendus.

Bénéficier de plus de transparence

La fiche projet présente tout ce qu’il faut savoir sur ledit projet. Elle divulgue les informations nécessaires aux différentes parties prenantes et peut répondre aux éventuelles questions qui peuvent les titiller. Même si la fiche projet n’engage en rien les contributeurs, elle atteste du sérieux et de la transparence de votre entreprise.

En veillant à émettre des informations réalistes et vérifiables, vous favorisez l’octroi de vos clients. La transparence de la fiche projet ne profite pas seulement aux acteurs externes, elle est aussi essentielle pour les membres de l’équipe au sein même de l’entreprise. C’est ainsi que votre projet pourra démarrer sur de bonnes bases.

Mieux gérer les conflits

La fiche projet peut aider dans la gestion des conflits. Les projets impliquent souvent diverses parties prenantes avec des priorités différentes, ce qui peut inévitablement conduire à des conflits. Une fiche projet claire et bien structurée peut prévenir ces conflits en établissant des attentes claires, en définissant les rôles et responsabilités de chacun et en fournissant une base commune de référence en cas de désaccord. En outre, la fiche projet peut également servir d’outil de résolution de conflits en fournissant une base pour le dialogue et la négociation.

La création d’une fiche projet

La fiche projet est essentielle à la réussite de vos plans. Sans cela, votre projet peut être sensible à des problèmes courants de gestion tels que les délais manqués, le glissement de la portée et le dépassement des coûts. De ce fait, il est évident que la rédaction d’une fiche projet est quelque peu laborieuse. Aussi, elle requiert la consultation de l’équipe interne et des différents intervenants.

Pour que la réalisation d’une fiche projet soit une réussite et joue en votre faveur, il est important de rassembler toutes les données nécessaires à l’élaboration de vos plans de gestion. Dans ce cas, il faut voir le projet comme une personne lambda et faire en sorte que toutes les informations émises dans la fiche soient cohérentes et facilement compréhensibles. Il est donc de rigueur de se poser les bonnes questions et faire le tour des interrogations qui peuvent être soulevées.

Bien sûr, il faudra fournir un maximum d’informations dans la fiche de projet. Cependant, il faut veiller à être concis pour mieux convaincre les contributeurs. Dans l’idéal, la fiche projet tiendra dans une page. Être synthétique est donc de mise, tout en veillant à ne rien omettre.

Pour élaborer la fiche projet, vous pouvez donc vous baser sur les points suivants :

• définir les parties prenantes, la portée, la base de référence de la qualité, les livrables, les jalons, les critères de réussite et les exigences de votre projet. Il sera aussi question de créer une charte de projet, une structure de répartition du travail et un énoncé des travaux,
• attribuer des livrables aux membres de votre équipe, qui effectueront les tâches requises et surveilleront les risques qui leur sont associés,
• organiser votre équipe de projet (clients, parties prenantes, équipes, membres ad hoc, etc.) et définir leurs rôles et responsabilités,
• énumérer les ressources nécessaires au projet, telles que le personnel et les équipements divers, puis estimer leur coût,
• élaborer des procédures et des formulaires de gestion du changement puis créer un plan de communication, un calendrier, un budget et d’autres documents d’orientation pour le projet.

Chacune des étapes expliquées ci-dessus correspond aux 5 phases du projet, que nous décrirons ci-après.

Note : dans le contexte actuel de préoccupation croissante relative à l’environnement, la prise en compte de l’impact environnemental dans la planification et l’exécution du projet est devenue essentielle. Les entreprises sont de plus en plus tenues de faire preuve de responsabilité environnementale. Ainsi, la fiche projet peut inclure des sections dédiées à l’évaluation de l’impact environnemental, aux mesures de mitigation des impacts négatifs et aux initiatives de durabilité intégrées au projet. Cela permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires et sociales, mais aussi de créer de la valeur ajoutée pour l’entreprise en améliorant sa réputation et sa marque.

Quelles sont les 4 phases du cycle de vie du projet ?

Tout projet, qu’il soit grand ou petit, a le potentiel d’être très complexe. Il est beaucoup plus facile de décomposer toutes les inclusions nécessaires pour une planification en visualisant votre projet en termes de phases :

La phase d’idéation

C’est le début d’un projet, dans lequel les buts et les objectifs sont définis par une analyse de rentabilisation et la pertinence du projet est déterminée par une étude de faisabilité.

La phase de cadrage

Au cours de la phase de cadrage du projet, la portée du projet est explicitée par une structure de répartition du travail et la méthodologie pour gérer le projet est définie. Les coûts, la qualité et les ressources sont estimés, et un calendrier, avec les jalons et les dépendances des tâches, est mis en place. Le principal livrable de cette phase est la fiche de projet.

La phase d’exécution

Les livrables du projet sont complétés au cours de cette phase. Habituellement, cette étape commence par une réunion de lancement et est suivie de réunions d’équipe régulières et de rapports d’état pendant que le projet est en cours d’élaboration. Les mesures de progrès et de rendement sont évaluées pour que l’avancement du projet reste aligné sur les plans définis par la fiche projet.

La phase de bilan

Le projet est terminé lorsque l’intervenant reçoit le livrable final. Les ressources sont libérées, les contrats sont signés et, idéalement, il y aura une évaluation des succès et des échecs en parallèle avec les prévisions définies dans la fiche projet.