Journal de paie et livre de paie

La gestion de la paie est un élément important de l’administration des salariés. En règle générale, elle est prise en charge par le service comptable de votre entreprise et la direction des ressources humaines. Que ce soit pour effectuer un suivi ou comptabiliser les salaires de votre personnel, l’équipe chargée de réaliser la gestion de la paie de votre organisation doit établir des documents spécifiques, parmi lesquels on peut citer le journal de paie et le livre de paie.

Le livre de paie : un document non obligatoire pour les entreprises

Le livre de paie est un document dans lequel sont inscrites les informations contenues dans les bulletins de paie de vos salariés. Il peut se présenter sous la forme d’un registre physique, pouvant être côté et paraphé, ou sous la forme d’un document numérique.

Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez mettre en place un livre de paie détaillé ou récapitulatif. Si vous souhaitez conserver l’ensemble des données relatives aux bulletins de paie, nous vous conseillons d’opter pour un livre de paie détaillé. Dans le cas contraire, il est préférable d’opter pour un livre récapitulatif. Ce dernier comprend essentiellement les grandes lignes des bulletins remis à vos salariés.

Quel que soit votre choix, sachez que ce document n’est plus obligatoire depuis la mise en vigueur de la loi du 2 juillet 1998. Toutefois, vous devez conserver un double de tous les bulletins de paie de vos employés.

À titre d’information, les bulletins de paie sont des documents obligatoires qui matérialisent la relation entre vos salariés et votre entreprise. Ils doivent être remis à vos collaborateurs selon une périodicité bien définie et comprendre toutes les mentions imposées par le Code du travail.

En règle générale, un bulletin doit contenir des informations précises sur le salarié à qui il est destiné, le montant de sa rémunération et la méthode utilisée pour le calcul de celui-ci.

Grâce à ce document, vos employés peuvent se renseigner entre autres sur leur salaire de base, leur rémunération brute totale (salaire de base + primes + avantages, etc.) et les prélèvements sociaux auxquels ils sont soumis.

Pour rappel, le salaire net correspond à la rémunération brute moins les cotisations salariales (Urssaf), l’Assedic et les cotisations liées à la prévoyance (retraite).

Le journal de paie : un document comptable relatif aux salaires

Le journal de paie est différent du livre de paie, dans la mesure où il n’est pas un simple registre reprenant uniquement les informations contenues dans les bulletins de paie de vos salariés. Tout comme le journal des ventes, le journal de banque et le journal des achats, il s’agit d’un document comptable auxiliaire. Son rôle est d’enregistrer l’ensemble des mouvements financiers liés aux salaires de vos employés.

Ce type de journal comporte un certain nombre de données : date de l’opération, libellé, numéro du compte, numéro de pièce, libellé de l’écriture, montant de l’écriture. Les informations sont souvent présentées de manière chronologique.

Il est important de noter que votre entreprise n’est pas obligée de mettre en place un journal de paie. Néanmoins, vous devez inscrire l’ensemble des écritures de paie dans le journal des opérations diverses.

La comptabilisation de la paie

Les écritures de paie doivent être saisies dans le journal comptable auxiliaire dédié aux rémunérations, à savoir le journal de paie. De manière générale, vous devez réaliser trois parties d’écritures : la comptabilisation du salaire net, la comptabilisation des charges salariales et la comptabilisation des charges patronales.

La comptabilisation du salaire net

Lors de la comptabilisation du salaire net, vous avez deux possibilités : simplifier l’opération ou détailler les charges.

Dans le cas où vous souhaitez simplifier la comptabilisation, il vous suffit de débiter le compte 641 « Rémunération du personnel » et créditer le compte 421 « Personne – Rémunérations dues ». Le montant inscrit dans le compte 421 est la rémunération nette que vous allez payer à votre salarié.

Par ailleurs, si vous désirez détailler les informations concernant les charges, vous pouvez être amené à débiter plusieurs comptes : 6411 « Rémunération du personnel – Salaires, appointements », 6412 « Rémunération du personnel – Congés payés », 6413 « Rémunération du personnel – Primes et gratifications », etc. Après avoir débité un ou des comptes, vous devez créditer le compte « Personne – Rémunération due ».

Pour information, le salaire net d’un employé doit figurer en bas de son bulletin de paie. Si vous utilisez un logiciel dans l’élaboration de ce type de document, la rémunération nette est généralement encadrée, mise en gras et comprend la mention « Net à payer ».

La comptabilisation des charges salariales

Une fois la comptabilisation du salaire net terminée, vous devez passer à celle des charges salariales. Lors de la réalisation de cette seconde partie des écritures de paie, il est souvent nécessaire de créditer plusieurs comptes : 431 « Sécurité Sociale », 4372 « Mutuelles », 4373 « Caisse de retraite et de prévoyance », 4378 « Autres organismes sociaux » et 4421 « Prélèvement à la source ». Depuis le 1^er janvier 2019, le compte 4421 correspond à l’impôt sur le revenu.

Dans le cas où votre entreprise fait appel à un logiciel comptable dans la saisie des écritures, il se pourrait que celui-ci utilise des subdivisions de compte. Si vous avez deux caisses de retraite, il peut donc utiliser le compte 43731 pour la première caisse et le compte 43732, pour la seconde.

La mise en place de subdivisions est autorisée, à condition qu’elle n’ait aucun impact sur l’équilibre de l’architecture des comptes comptables.

La comptabilisation des charges patronales

Contrairement à la comptabilisation du salaire net et celle des charges salariales, la comptabilisation des charges patronales s’effectue en deux parties. Selon les besoins de votre entreprise et vos préférences, vous pouvez utiliser des subdivisions. Cependant, vous devez veiller à ce que les écritures soient équilibrées et que l’architecture respecte les règles en vigueur.

Dans un premier temps, comptabilisez les cotisations Urssaf patronales en débitant le compte 6451 « Cotisations à l’Urssaf » et en créditant le compte 431 « Sécurité Sociale ». Les montants inscrits dans ces deux comptes doivent être similaires.

Après les cotisations Urssaf patronales, passez à l’écriture comptable des autres charges. Dans le cas où vous souhaitez comptabiliser l’Assedic, il vous suffit de débiter le compte 6454 « Cotisations aux Assedic », pour ensuite créditer, avec le même montant, le compte 4374 « Assedic ».

Le regroupement des écritures de paie dans la comptabilité

Dans l’optique de simplifier les écritures de paie dans votre journal et d’avoir un meilleur aperçu du salaire d’un employé et des charges auxquelles lui et votre entreprise sont soumis, il est important de fusionner les trois groupes d’écritures, à savoir celui lié au salaire net, celui destiné aux charges salariales et la partie dédiée aux charges patronales.

Outre la simplification des écritures, le regroupement vous permet d’additionner rapidement le salaire net et les charges salariales dans les comptes 641, et donc de faire ressortir aisément le montant de la rémunération brute d’un salarié.

Le contrôle des écritures de paie

Le contrôle des écritures dans votre journal de paie s’effectue en deux temps. Tout d’abord, vous devez vérifier si, après chaque règlement, les comptes dédiés au personnel (421) et ceux des organismes sociaux (431) sont à zéro.

Ensuite, il est nécessaire de comparer les comptes 641 (salaires) et les récapitulatifs des rémunérations dans votre livre de paie ou dans les doubles des bulletins de paie, afin de déceler d’éventuels écarts.

Un logiciel comptable pour faciliter les écritures dans le journal de paie

Si votre entreprise n’utilise pas encore de logiciel comptable, nous vous conseillons fortement d’investir dans ce type de programme pour faciliter grandement la gestion et les écritures de paie.

D’une part, un logiciel comptable vous offre la possibilité d’importer directement les écritures de paie et donc de réduire significativement les erreurs de saisie.

D’autre part, il propose généralement une fonction de création d’écritures automatiques et vous permet de gagner du temps lors de la saisie des salaires et des charges, dans le journal de paie de votre entreprise.

À noter que la présence d’un logiciel comptable peut être particulièrement avantageuse pour votre organisation, à condition de l’utiliser à bon escient. Pour faciliter les révisions en fin d’exercice, nous vous recommandons de toujours préciser la période des bordereaux dans les libellés.