La gestion électronique de documents ou GED

Pour gérer les flux de documents, certaines entreprises ont opté pour la dématérialisation. La gestion documentaire étant devenue un enjeu important pour chaque entreprise, adopter un logiciel de gestion électronique de documents facilite la manipulation des informations clés. Au-delà de l’amélioration de l’accès à l’information et du partage des données, la GED constitue un véritable atout au service de la productivité d’une entreprise.

La gestion électronique de documents ou GED : c’est quoi ?

La GED ou la gestion électronique des documents désigne l’ensemble des processus informatiques visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques. Utilisée dans une entreprise ou une organisation, elle traite à la fois les documents entrants et les données sortants, de manière centralisée et systématisée.

Le terme GED englobe également les solutions informatisées dédiées à faciliter la gestion documentaire. Cet outil se présente sous trois formes :

• En mode Saas (software as a service) ou cloud,
• En mode On-Premise (sur site),
• Et en version téléchargeable en ligne.

Ce logiciel de gestion électronique s’adresse à tous les secteurs d’activités : banque, commerce, santé et autres. En ressources humaines, il sert à la gestion des carrières, à la signature électronique, et à la gestion des données sur les salariés.

Gestion électronique de documents : quelles utilités ?

Pour localiser un document, il faut en moyenne 18 minutes et le déploiement d’un logiciel de gestion électronique de documents permet de pallier cette lenteur. Grâce au GED, chaque utilisateur a immédiatement accès aux informations souhaitées.

L’une de points forts de GED, la centralisation des données sur un même système permet d’optimiser les tâches au quotidien et de mieux contrôler les informations. L’outil informe chaque utilisateur si l’option choisie est déjà effectuée par un autre. Moins de risque de doublons !

Les solutions GED intègrent des notions de travail collaboratif telles que les tchats documentaires et les outils d’annotation des documents sous forme de calques apposés. Associée à la signature électronique, la mise en place d’une solution GED ou d’un workflow promet de l’efficacité et de l’autonomie en télétravail. Notez également que GED permet aux collaborateurs d’effectuer leur travail à distance, mais des solutions de digitalisation sont indispensables.

Gestion électronique de documents : le fonctionnement

Le fonctionnement de la gestion électronique de documents d’une entreprise s’appuie sur 4 piliers :

• L’acquisition des documents: il s’agit de numériser les documents sur papiers et de collecter les documents numériques (EDI, email…).
• Le traitement: une fois regroupés et intégrés, les documents doivent être traités et indexés.
• Le stockage: les documents sont stockés sur un support unique, accessible depuis chaque poste de travail. À ce stade, l’hébergeur se sert d’un autre outil : le SAE ou système d’archivage électronique pour l’archivage des données.
• La diffusion: il s’agit de faire circuler les documents en multicanal. Il est important d’établir des règles et conditions d’accès en fonction de la nature et de la confidentialité du document.

Les fonctionnalités d’un logiciel GED

La gestion électronique des documents se fait à l’aide d’un logiciel de gestion dédié. Cet outil dispose de fonctionnalités nécessaires pour gérer chaque étape du cycle de vie d’un document : de la création à la destruction, en passant par la conservation et l’utilisation.

Pour gérer les flux de documents et d’informations, GED met les fonctionnalités suivantes à la disposition de ses utilisateurs.

• La numérisation des documents papier: il s’agit de transformer les données en document numérique à partir d’un logiciel OCR (logiciel de reconnaissance optique de caractères)
• La capture automatique des emails et contenus
• L’indexation permet la présentation et l’organisation des documents selon une nomenclature prédéfinie.
• La création, l’annotation, la mise à jour et la fusion des documents,
• Le partage entre collaborateurs et autres entreprises,
• Le stockage et archivage des documents et des dossiers,
• La gestion de sécurité des données digitalisées,
• L’authentification des informations archivées,
• La recherche et la consultation rapide des contenus à partir d’un mot clé ou d’un nom de fichier…

Gestion électronique de documents : les étapes de mise en place

La mise en place d’une GED au sein d’une entreprise requiert un processus rigoureux et chronophage. Cet outil limite l’exploitation des données s’il est mal piloté. Afin d’éviter la diminution de l’efficacité, il convient de procéder selon les différentes étapes de mise en place de la gestion électronique de documents.

Identification des besoins et cahier des charges

La première étape de déploiement d’une solution GED consiste à faire l’identification des besoins. Pour ce faire, il convient d’analyser le fonds documentaire : quantité des documents, qualité de numérisation, format et type de support. Cette phase conduit à la mise en place d’un cahier de charge et nécessite le recensement des besoins des collaborateurs. À partir des informations obtenues sur la pratique des employés, il devient facile de comprendre le mode de circulation et d’utilisation de document dans l’entreprise. Il suffit de rédiger le cahier des charges GED à partir de cette analyse et en fonction des objectifs.

Choix d’une solution de gestion

Les logiciels de gestion de documents étant disponibles sous différentes tailles et variable selon le secteur d’activité, chaque entreprise doit trouver l’outil qui convient à ses besoins. Le choix du GED dépend du cahier de charge, des informations à stocker ainsi que des objectifs de l’établissement.

Mise en œuvre de la solution

Une fois la solution GED trouvée, il est temps d’installer et de mettre en œuvre le logiciel de gestion. Autres étapes importantes, le paramétrage et la formation des collaborateurs à l’utilisation du logiciel garantissent une meilleure productivité. Afin d’assurer le succès du projet, l’entreprise peut solliciter les services d’un expert lors de la mise en place de la GED.

La gestion électronique de documents : les avantages

L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents reflète la qualité de l’administration de l’entreprise et assure une meilleure exploitation des données. En cas d’édition d’un document administratif, la GED permet de répondre à cette demande dans un meilleur délai.

La gestion des documents et des contenus permet d’apporter de la cohérence dans l’entreprise. Grâce à la dématérialisation des documents, l’accès, le contrôle et la structure des informations deviennent à la portée de tous les salariés. L’entreprise peut paramétrer les données, choisir les différents droits d’accès et modifier les autorisations selon le type de documents.

La dématérialisation dispense l’entreprise de certaines opérations comme les impressions, les photocopies, les mises sous pli. Comme ces traitements engendrent des coûts supplémentaires, cette solution informatique offre une économie de budget. En optant pour la gestion électronique de documents, l’entreprise ou l’organisation épouse l’objectif « zéro papier » et améliore sa stratégie d’entreprise verte.

Un logiciel GED aide son utilisateur à maîtriser la gestion documentaire selon la norme ISO 9001 et les démarches Qualité, Sécurité et Environnement. Ainsi, elle contribue au respect de la législation en vigueur.

La gestion électronique de documents : les limites

La gestion électronique de documents présente quelques inconvénients tels que la nécessité d’un investissement matériel. Pour accéder aux documents stockés, il convient de disposer d’équipements informatiques spécifiques. Les enjeux associés à la GED deviennent de plus en plus complexes pour les données non structurées.