Définition : FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Depuis 2014, les entreprises qui utilisent des logiciels comptables doivent obligatoirement communiquer leur Fichier des Écritures Comptables (FEC) à l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle fiscal.

Sous peine de sanctions, l’entreprise doit apporter une attention particulière à l’édition de son FEC pour qu’il soit conforme aux normes en vigueur. Notre article vous servira de guide sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un Fichier des Ecritures Comptables ?

Un fichier des Écritures Comptables ou FEC est un fichier qui contient toutes les données comptables du système informatisé pour un exercice. Ce fichier est généré de façon automatique et informatisé, à partir du logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise. Ainsi, il reflète fidèlement la comptabilité de l’entreprise.

Pourquoi établir le Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables est nécessaire et obligatoire lors des contrôles effectués par l’administration fiscale, notamment pour chaque entreprise qui enregistre sa comptabilité et assimilée au moyen d’un logiciel comptable. En termes plus simples, le FEC va permettre à l’administration de :

• D’atteindre son objectif en matière de dématérialisation des contrôles
• D’avoir une assurance sur la correspondance de la comptabilité de l’entreprise avec les déclarations fiscales qu’elle a faites au cours de chaque année d’exercice
• D’avoir un gain de temps considérable dans la vérification de ses contribuables dans le cas d’un manquement à la législation fiscale
• D’optimiser son intervention présentielle, répressive et punitive au niveau de l’entreprise

Le FEC est donc un outil qui permet à l’administration d’effectuer les contrôles de façon plus rapide, simple et moins coûteuse.

Lorsque le contrôle de l’administration est terminé, le FEC en question sera détruit.

Qui sont concernés par les Fichiers des Écritures Comptables ?

Les entreprises concernées par la communication du FEC sont celles :

• Qui utilisent des ERP ou PGI aussi appelé Progiciel de Gestion Intégré pour leurs comptabilités
• Soumises au régime de l’impôt sur le revenu (IR) ou de l’impôt sur les sociétés (IS), œuvrant dans la catégorie BNC (bénéfices non commerciaux), BA (bénéfices agricoles) ou BIC (bénéfices industriels et commerciaux)
• Qui ont été notifiées pour une vérification de comptabilité

Par contre, les entreprises suivantes en sont dispensées :

• Les autoentrepreneurs, et cela même si leurs comptabilités sont informatisées
• Les SCI (sociétés civiles immobilières) qui sont assujetties aux revenus fonciers
• Les entreprises assujetties au régime fiscal micro (BNC, BA, BIC)

La comptabilité des régimes micro-BIC et micro-BNC confiée à des tiers fait l’objet de mesures plus simplifiées en matière de contrôle fiscal. En effet, les tableurs Excel ou registres papiers qui contiennent l’état récapitulatif des recettes de ces microentreprises ne peuvent pas comporter les détails des FEC.

Toutefois, ces contribuables doivent toujours présenter, peu importe la matérialisation des détails de leurs recettes, et joindre en plus des pièces justificatives.

Quelles sont les informations contenues dans les FEC ?

L’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales énonce les normes concernant le format à respecter les informations à préciser dans le FEC.

Afin de veiller à ce que le Fichier des Écritures Comptables soit exact et conforme, son édition doit respecter :

• Les normes techniques exigées par l’administration fiscale, notamment en termes de format de présentation ainsi que de structure du fichier ;
• L’encodage est exigé également par l’administration fiscale, en termes de format de caractères ou de dates utilisés pour l’édition du fichier. L’encodage des écritures comptables peut varier en fonction de l’ERP utilisé par l’entreprise. Il est donc important de modifier cet encodage selon les exigences de l’administration fiscale.

Le FCE est un fichier unique et standardisé qui comporte 18 à 22 champs en fonction du régime fiscal de l’entreprise. Voici la liste des 18 informations standards à fournir dans un fichier des écritures comptables :

1. Le code journal de l’écriture comptable
2. Le libellé du journal de l’écriture comptable
3. Le numéro de l’écriture comptable. Ce numéro doit se faire suivant une séquence continue
4. La date de la comptabilisation
5. Le numéro de compte imputé à l’écriture comptable. Ce numéro dépend du plan comptable adopté par l’entreprise
6. Le libellé de compte. Ce libellé doit être conforme à la nomenclature du PCG français
7. Le numéro de compte auxiliaire (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *
8. Le libellé de compte auxiliaire (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *
9. La référence de la pièce justificative
10. La date de la pièce justificative
11. Le libellé de l’écriture comptable. Ce libellé doit être le plus clair possible
12. Le montant au débit
13. Le montant au crédit
14. Le lettrage de l’écriture comptable (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *
15. La date de lettrage (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *
16. La date de validation de l’écriture comptable
17. Le montant en devise (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *
18. L’identifiant de la devise (si non utilisé, laisser le champ à blanc) *

*Ces champs doivent être impérativement laissés à blanc si les opérations enregistrées ne nécessitent pas leurs utilisations. Il est donc interdit de les remplir par des « 0 » ou autres caractères.

Le Fichier des Écritures Comptables doit reprendre toutes les opérations comptabilisées par l’entreprise. Ainsi, les écritures d’inventaires et les écritures relatives aux reports à nouveau doivent également être reprises.

L’avis d’examen de la comptabilité précise les exercices concernés par le contrôle et pour chacun des exercices, l’entreprise doit établir un FEC qui lui correspond.

À noter que la préparation du FEC peut être une tâche complexe, surtout pour les entreprises qui ne disposent pas d’un service comptable interne. Dans ce cas, faire appel à un expert-comptable peut être une solution judicieuse.

L’expert-comptable sera en mesure de vérifier la conformité des registres comptables, de préparer le FEC selon les normes en vigueur, et de conseiller l’entreprise sur les meilleures pratiques comptables à adopter. Le choix de l’expert-comptable doit se faire sur la base de sa réputation, de son expérience et de sa connaissance des réglementations fiscales.

Quand et comment remettre son FEC ?

Le Fichier des Écritures Comptables doit être communiqué lors de contrôles fiscaux.

L’administration doit notifier le contrôle à l’entreprise par l’envoi de l’avis d’examen de comptabilité. L’entreprise dispose alors d’un délai de quinze (15) jours à partir de la réception de la notification d’examen pour communiquer son Fichier des Écritures Comptables à l’administration.

Pour remettre la dématérialisation de son FEC, l’entreprise peut l’intégrer sur tout support physique qui lui convient (Clé USB, DVD, CD, disque dur externe…).

Solutions logicielles de comptabilité pour la production du FEC

Il existe une multitude de solutions logicielles pour faciliter la tenue des comptes et la création du FEC. Par exemple, des logiciels comme Sage, QuickBooks ou Cegid proposent des fonctionnalités dédiées à l’édition du FEC, simplifiant ainsi sa préparation.

Chaque logiciel a ses avantages et ses inconvénients, et le choix dépendra notamment de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité, des besoins spécifiques et du budget disponible. Il peut être judicieux de recourir à un expert-comptable pour choisir la solution la plus adaptée.

Quelles sont les sanctions relatives au défaut de présentation du Fichier Écritures Comptables ?

La présentation du Fichier des Écritures Comptables conforme est obligatoire depuis le début de l’année 2014 dans l’hypothèse d’un contrôle fiscal. Le non-respect des normes exigées par l’administration fiscale, qui conduit à l’irrégularité du FEC, ou l’absence de la présentation du FEC expose une entreprise à des sanctions. Ces sanctions portent sur :

• Une amende à hauteur de 5 000 euros si l’entreprise ne respecte pas les délais impartis pour la communication des FEC ou si elle n’a pas procédé à des rectifications nécessaires pour que le fichier soit conforme
• Une majoration de 10 % sur les droits mis à la charge du contribuable si l’entreprise a procédé à une rectification

Il est donc important pour une entreprise qui utilise un système informatisé pour sa comptabilisation de communiquer un Fichier des Écritures Comptables relatifs aux normes en vigueur et suivant les délais impartis afin d’être en règle devant l’administration fiscale.

L’outil test du FEC-DGFIP appelé « Test Compta Demat », est un outil d’accompagnement proposé par la direction générale des finances publiques pour permettre aux entreprises d’effectuer une vérification de la conformité de leur Fichier des Écritures Comptables.

Ce logiciel gratuit de la DGFIP est surtout axé sur la validation de la structure du FEC et notamment la détection des points d’anomalies.