Quel est le salaire et le rôle d’un assistant de direction ?

Tout manager rêverait d’avoir une assistante de direction sur qui il peut compter et grâce à qui il aura les bonnes informations en temps voulu. L’assistant de direction aura comme principale mission de simplifier la tâche du directeur au quotidien. Appelé aussi assistant de manager, il peut être le bras droit du directeur et tient un poste stratégique dans l’entreprise.

Pour mener à bien son travail, ce secrétaire doit être doté de certaines qualités. Une bonne organisation personnelle, une aptitude à communiquer et rédiger ainsi qu’une grande flexibilité sont indispensables dans l’exercice du métier d’assistant de direction.

Les rôles d’un assistant de direction ?

Collaborateur direct d’un ou ou de plusieurs managers

Il s’agit d’un métier généralement réservé à la gent féminine, qui consiste à exécuter les demandes de son supérieur hiérarchique et d’anticiper ses besoins. Le but du métier d’assistant de direction est d’optimiser la collaboration et d’organiser le service au sein de l’entreprise.

Il exerce son métier auprès d’un ou plusieurs cadres ou managers. Ses rôles varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, du service auquel il est rattaché, de la personnalité du dirigeant et des responsabilités qui lui incombent.

Selon le type d’entreprise et le niveau de responsabilité, l’assistant de direction pourra s’occuper des tâches suivantes : l’organisation d’une réunion, des rendez-vous, des déplacements, de l’accueil des visiteurs, de la rédaction des comptes-rendus de réunion, des fournisseurs, des représentants du personnel, de la coordination du planning des équipes ou encore du recrutement.

Médiateur entre ses employées et ses interlocuteurs

Polyvalent, l’assistant de direction possède également d’autres dénominations telles qu’assistant de manager, attaché de direction, secrétaire de direction ou encore assistant d’unité opérationnel. Son travail va au-delà du domaine du secrétariat. Ce qui lui permet de jouer un rôle bien plus important que le secrétaire de direction.

Le secrétaire peut aussi représenter la direction auprès des clients et participer à la communication interne et externe de l’entreprise. L’assistant doit avoir la capacité de faire un suivi des dossiers et des missions qui lui sont confiées.

Une assistante de direction plus expérimentée aura de plus grandes responsabilités telles qu’établir et gérer les budgets ou traiter les documents comptables.

Le métier d’un assistant de direction

Trier la correspondance et les appels de la direction

En se basant sur le fonctionnement traditionnel d’une entreprise, le métier d’une secrétaire consiste à trier la correspondance. L’objectif de cette fonction est de présenter uniquement les informations utiles à sa direction. Un assistant de ressources humaines s’occupe de la préparation et de la rédaction des courriers venant de sa direction et les envoie aux entités concernées.

Afin de permettre au manager de gagner du temps, un secrétaire de direction se charge de la réception, du tri et de la transmission des appels téléphoniques à son directeur, selon les directives obtenues. Dans l’exercice de son métier, il organise aussi l’agenda des managers.

Apporter son aide en tant qu’assistant des ressources humaines

Un assistant de direction apporte son aide au service des ressources humaines en se chargeant du recrutement, à la demande de son directeur. Le secrétaire peut être amené à rédiger les offres d’emploi et recevoir les dossiers de candidature.

Une fois la sélection terminée, il procède à l’envoi des convocations aux personnes concernées et participe aux divers entretiens.

Un assistant de direction prend en mains les nouveaux recrus en leur expliquant la stratégie et la politique de la boite. Un assistant se charge également de les présenter aux différents services et de donner les détails sur leur poste et les tâches qui leur seront attribués.

Déterminer l’ordre du jour

Fixer la date, le jour et le lieu des réunions ainsi que les détails sur l’objet de ceux-ci sont des tâches qui doivent être réalisées par l’assistant de direction. Il peut s’agir d’une réunion en interne ou une réunion organisée à l’extérieure de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, il doit communiquer les informations nécessaires aux employées et aux collaborateurs concernés.

Un assistant de direction prépare tous les documents et supports de communication y afférents. La prise de notes fait partie de la mission de ce type de secrétaire. Ces notes devront ensuite être mises au propre pour faire servir de compte-rendu auprès de son directeur.

Gérer les paperasses

La gestion de fonds documentaire fait partie intégrante des missions quotidiennes d’un assistant. En pratique, un secrétaire de direction traite les courriers, rédige les procès-verbaux, organise les éventuels déplacements et planifie le recrutement du personnel.

Le secrétaire trie et archive les dossiers indispensables à l’entreprise et se débarrasse des éléments inutiles. Cette grande capacité de décision est due à la relation de confiance établie entre lui et son directeur.

Communication interne et externe

Il joue le rôle d’ambassadeur entre :

• La direction et les employées ainsi que le reste de toute l’équipe
• La direction et les collaborateurs de l’entreprise (les clients, les fournisseurs, toute autre personne qui portent un intérêt à la boite)

Le salaire d’un assistant de direction

La direction fixe le salaire de son assistant en fonction de plusieurs critères, parmi lesquels nous pouvons citer : son expérience en tant qu’assistant, la taille et la situation géographique de l’entreprise, le niveau hiérarchique du directeur auquel il est rattaché, ses attributions, etc.

La grille salariale évolue selon le domaine et d’autres paramètres spécifiques.

Pour un assistant de direction générale

Si le secrétaire n’a jamais exercé le métier d’assistant de direction, il percevra annuellement entre 27 000 et 30 000 €.

Dans le cas où il possède entre 3 et 7 ans d’expérience professionnelle et parle couramment l’anglais, son salaire varie entre 30 000 et 36 000 €.

Par ailleurs, s’il a travaillé plus de 7 ans dans le domaine et dispose d’une bonne maîtrise d’une langue étrangère, il touchera entre 36 000 et 50 000 €.

Un assistant trilingue débutant aura de fortes chances d’accéder à un revenu plus intéressant.

Pour un assistant de direction opérationnel

Un assistant opérationnel ne maîtrisant pas l’anglais, mais ayant entre 3 et 7 années d’expérience gagnera entre 27 000 et 30 000 € par an. Ce n’est qu’en ajoutant sa maîtrise de l’anglais à son CV qu’il pourra percevoir entre 30 000 et 35 000 €.

Après 7 années d’exercice au poste de secrétaire, son salaire dépassera les 35 000 € par an.

Pour un assistant de direction exerçant dans l’hôtellerie

Son travail consiste à superviser les équipes des différents services de l’hôtel. L’assistant de direction doit veiller aux normes d’hygiène et de sécurité, se charger du bilan commercial et accueillir la clientèle. L’assistant de direction secrétaire perçoit en moyenne 26 700 € et au maximum 34 000 €, selon ses domaines d’intervention.

Pour un assistant de direction dans la fonction publique

La rémunération de la personne au poste de secrétaire de direction dans la fonction publique est définie par une grille indiciaire. Il existe 3 grades de fonctionnaires : normal, supérieur et exceptionnel. Les deux premiers ont 13 échelons, tandis que le dernier n’en dispose que 11. Pour toutes les catégories confondues, le salaire mensuel varie de 1588,56 € à 2727,27 € par an.

La situation diffère lorsque l’assistant de direction travaille pour la mairie. Comme il ne s’agit pas d’une grande structure, le salaire va de 18 000 à 31 000 € par an.

Quelle formation pour être assistant de direction

Différentes formations permettent de réaliser votre rêve de devenir un assistant de direction. Ce métier est accessible avec un brevet de technicien supérieur, un diplôme qui ne nécessite qu’une formation de courte durée après le bac. Vous pouvez y accéder avec un BTS assistant-manager, un BTS assistant de gestion ou encore un DUT gestion administrative et commerciale.

Si vous êtes titulaire d’un Bac Technologique en Sciences et technologies du management et de la gestion, vous avez toutes les chances d’accéder à cet emploi.

La maîtrise de l’anglais, ainsi que d’autres langues étrangères, est également souvent demandée compte tenu de la nature internationale de nombreux postes. Par ailleurs, les compétences informatiques, notamment la maîtrise des logiciels de traitement de texte, des tableurs et des systèmes de gestion de bases de données, sont également essentielles.

Quelles sont les qualités à posséder pour exercer le métier d’assistant de direction ?

Vous l’aurez compris, un assistant de direction doit être capable de gérer de nombreuses tâches, des plus administratives aux plus stratégiques. Voici quelques-unes des qualités les plus importantes que ce professionnel doit posséder :

1. Organisation et planification : L’assistant de direction est souvent chargé de la gestion des agendas, de la coordination des réunions, de la planification des voyages, etc. Il doit donc être très organisé et capable de gérer son temps et celui des autres de manière efficace.
2. Compétences en communication : Qu’il s’agisse de répondre aux appels téléphoniques, d’écrire des emails ou de tenir des réunions, l’assistant de direction doit être capable de communiquer clairement et efficacement.
3. Discrétion et confidentialité : L’assistant de direction a souvent accès à des informations sensibles. Il est donc essentiel qu’il soit digne de confiance et qu’il respecte la confidentialité.
4. Compétences techniques : La connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) est généralement requise. La connaissance des logiciels spécifiques à l’entreprise peut également être nécessaire.
5. Adaptabilité : L’assistant de direction doit être capable de s’adapter rapidement aux changements et d’être flexible dans son travail. Les tâches peuvent varier énormément d’un jour à l’autre.
6. Résolution de problèmes : L’aptitude à résoudre les problèmes de manière autonome est essentielle. Cela inclut la capacité à prendre des décisions rapides et efficaces.
7. Compétences interpersonnelles : L’assistant de direction doit savoir travailler avec une grande variété de personnes, de l’employé de bureau à l’exécutif de haut niveau. Ils doivent donc être capables de se connecter avec les gens à tous les niveaux de l’organisation.

Pour information, le rôle d’un assistant de direction peut être exigeant et stressant, avec des délais serrés, une charge de travail élevée et la nécessité de gérer de nombreuses tâches et responsabilités simultanément. Cela peut avoir un impact sur la santé mentale et le bien-être du professionnel.

Il est donc essentiel pour les assistants de direction de prendre soin de leur bien-être en prenant des pauses régulières, en pratiquant des techniques de gestion du stress comme la méditation ou le yoga, et en établissant une séparation claire entre le travail et la vie personnelle. Les employeurs peuvent également jouer un rôle en fournissant un soutien en matière de santé mentale et en promouvant une culture de travail qui valorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

L’évolution de carrière d’un assistant de direction

Un assistant de direction a plusieurs possibilités pour progresser dans sa carrière. Avec de l’expérience et l’acquisition de compétences supplémentaires, un assistant de direction peut devenir un assistant de direction exécutif, soutenant le niveau le plus élevé de direction au sein d’une organisation.

Il peut également choisir de se spécialiser dans un domaine particulier, comme les ressources humaines, le marketing ou les finances, et ainsi se diriger vers un rôle de gestionnaire dans ces domaines.

Certains assistants de direction peuvent aussi choisir de devenir des consultants indépendants, offrant leurs services à plusieurs clients en même temps.