Services aux entreprises

Comment fonctionne Coffreo ?

Par John , le 6 février 2023 - 7 minutes de lecture
Le coffre-fort numérique Coffreo et son fonctionnement

À une époque où le digital s’invite dans tous les secteurs d’activité pour faciliter la gestion des entreprises à tous les niveaux : financière, logistique, administrative et humaine, elles ont désormais recours à divers outils en ligne ou installés en interne. Les exigences en matière de gestion, notamment des ressources humaines qui peuvent être fastidieuses, incitent les entreprises à se plier aux nouvelles normes technologiques. C’est dans ce cadre qu’intervient Coffreo, un outil pour faciliter les procédés des ressources humaines en matière de gestion des intérimaires. Tous les documents liant une entreprise et son personnel embauché en intérim sont dématérialisés sur l’outil Coffreo, un coffre-fort électronique.

Coffreo : quel est cet outil ?

Coffreo a été développé en 2007 pour proposer des solutions de dématérialisation des documents RH pour l’employeur et le salarié intérimaire. Les entreprises peuvent simplifier la gestion de leur personnel temporaire via ce dispositif.

En effet, ce coffre-fort électronique aide le travailleur temporaire dans son quotidien professionnel, qu’il soit lié à l’entreprise qui l’engage par un contrat de travail à durée déterminée, un contrat de travail à durée indéterminée ou même en période d’essai.

Sur Coffreo, le contrat de travail des salariés intérimaires est sous format électronique, ce qui permet de faciliter l’apposition d’une signature électronique et les démarches liées à l’embauche. Le coffre-fort électronique Coffreo propose également aux entreprises et travailleurs temporaires d’autres fonctionnalités assez avantageuses.

De manière générale, Coffreo permet à une entreprise d’importer des documents RH, destinés aux salariés intérimaires notamment, sous format électronique. Les échanges entre l’employeur et l’employé en intérim sont alors grandement simplifiés.

Les documents dématérialisés accessibles depuis Coffreo peuvent s’agir de :

  • Bulletins de paie ;
  • Contrat de travail ;
  • Contrat de missions ;
  • Diverses attestations ;
  • Dossiers pour les demandes de congés ;
  • Etc.

En véritable solution digitale, tous les documents relatifs aux employés intérimaires de l’entreprise sont reçus et stockés en toute sécurité.

Coffreo : pour qui est destiné ce dispositif ?

Un élément important dans la relation tripartite — entreprise, agence d’intérim et salarié intérimaire — une agence de travail temporaire recrute et embauche le salarié intérimaire pour la durée prévue dans le contrat de travail, qui est par la suite mis à disposition de l’entreprise utilisatrice. Investir dans une solution digitale telle que Coffreo permet à une agence de placement de booster sa croissance. L’utilisation du coffre-fort numérique fait de la gestion administrative un problème en moins, car Coffreo propose des solutions d’accompagnement par rapport aux missions d’intérim ou aux clients.

Par ailleurs, les entreprises adhérentes à Coffreo disposent d’une prise en main immédiate des fonctionnalités que propose le dispositif étant donné qu’il prend en charge des éditeurs de logiciel tels que PLDiffusion, Bestt, ou Infor.

Coffreo n’est pas seulement une solution pour les agences de placement et les entreprises utilisatrices. Le coffre Coffreo est également destiné aux salariés intérimaires.

La recherche de travail et la validation des contrats de travail de ces derniers se font plus facilement avec cette solution digitale. Un salarié temporaire peut signer électroniquement son contrat d’intérim en ligne et donc, peut ne plus se déplacer auprès d’une agence pour le faire. Dès le démarrage de la mission jusqu’à la fin de celle-ci, tout peut se fait sur Coffreo, et ce en temps réel.

Quelles sont les solutions proposées par Coffreo ?

Coffreo est une plateforme qui permet à une entreprise de digitaliser ses échanges et processus RH. L’atout de ce dispositif est que les documents qui y sont dématérialisés présentent une réelle valeur juridique. De plus, une entreprise bénéficie d’une durée d’archivage des documents jusqu’à 6 ans après le départ du salarié à la retraite. De même, les utilisateurs de la plateforme disposent d’un espace de stockage de 3 Go pour conserver leurs documents administratifs. Ces derniers peuvent archiver, classer, organiser des documents comme des factures, des contrats de travail et des fiches de paie.

Par ailleurs, les solutions que propose Coffreo aux professionnels sont :

  • Le recrutement et le redéploiement des salariés intérimaires ;
  • La gestion des contrats intérim ;
  • Le suivi des missions ;
  • La collecte des heures ;
  • La dématérialisation des bulletins de paie, contrats de travail, factures, demandes de congés, etc. ;
  • L’archivage.

Les professionnels admettent une organisation administrative bien structurée et plus sécurisée. En plus d’être simple à utiliser et rapide, Coffreo peut accueillir tous les documents importants, de n’importe où et à tout moment.

Les salariés peuvent :

  • Accéder à leurs contrats de travail et les signer ;
  • Consulter leur bulletin de paie ;
  • Avoir un compte personnel et y accéder à tout moment.

Les utilisations de Coffreo pour les entreprises

Les avancées digitales permettent une gestion des flux des ressources humaines plus simplifiées. Les entreprises parviennent à réduire de moitié les coûts qu’elles supportent en matière de bulletins de paie (80 % par contrat de travail).

Les employeurs pourront :

  • Optimiser leur budget ;
  • Gagner du temps ;
  • Respecter leurs obligations selon les normes imposées par le Code du travail.

Coffreo est ainsi un allié de taille pour les entreprises souhaitant fiabiliser l’ensemble de leur procédure RH

Des signatures électroniques sur les contrats de travail, de mission et de mise à disposition

Coffreo est idéal pour automatiser et simplifier les processus RH en rapport à la signature de contrats. L’apposition d’une signature électronique sur les contrats de travail, de mission ainsi que leur mise à disposition sont possibles avec Coffreo, étant donné que le processus de recrutement des intérimaires requiert un délai extrêmement court. Coffreo permet ainsi d’accélérer les prises de poste.

Par ailleurs, la plateforme garantit l’identité des salariés en plus de l’intégrité des documents. Hormis la signature des contrats qui n’est qu’une partie du processus de recrutement, l’outil en ligne présente une fonctionnalité de relance automatique pour optimiser les chances d’embauche et éliminer les relances téléphoniques.

Des documents diffusés automatiquement

Coffreo permet aux entreprises de diffuser plus rapidement les informations et documents administratifs. Étant en version électronique, livret d’accueil, règles de sécurité, modes opératoires, certificats, bulletins de paie ou attestations, les entreprises automatisent et accélèrent la remise des documents nécessaires à la mission, ce qui permet de gagner du temps et en parallèle, réduire les coûts.

Bon nombre d’entreprises peine à synchroniser la remise aux salariés intérimaires des bulletins d’information avec les contrats de travail. Toujours, Coffreo permet un suivi plus précis et en temps réel de la remise des documents, ce qui constitue un avantage pour l’entreprise à limiter ses responsabilités.

Coffreo pour archiver les documents RH en toute sécurité

Le personnel RH gère quotidiennement de nombreux documents et les partage avec les salariés temporaires (contrat de travail, attestation, bulletin de paie, certificat de travail, etc.).

L’outil Coffreo offre une solution de dématérialisation des documents, mais également pour l’archivage de ces derniers pour garantir une accessibilité permanente à leur contenu par les travailleurs temporaires. La collecte et la distribution de chaque document se font de manière très simple. De plus, les documents administratifs et autres sont conservés en toute sécurité dans la mesure où chaque partie — employeur et salarié — dispose de son propre coffre.

Les avantages de Coffreo pour les employeurs en intérim

Les salariés qui utilisent Coffreo disposent d’un compte personnel dont ils ont le seul accès et peuvent gérer de manière indépendante à l’entreprise. L’employeur y dépose seulement des documents tels que les bulletins de paie, les points de retraite, le bilan de travail, l’attestation de formation, le certificat de travail, etc.

Le salarié intérimaire peut accéder à son compte pour consulter ces dossiers 24 h/24 et 7 J/7, depuis son smartphone, n’importe où et n’importe quand.

John

L'expert en référencement naturel de l'équipe, John connait toutes les techniques pour améliorer la visibilité d'un site web.