Les 10 conseils pour une visioconférence efficace

Les réunions par vidéoconférence ou visioconférence ne sont plus une nouveauté, ils sont une réalité. Les appels vidéo vous permettent de travailler à domicile, de vous connecter aux bureaux extérieurs et de rencontrer les clients distants en directe et face à face. Un sondage a révélé que 62 pour cent des cadres supérieurs sont d’accord pour dire que la vidéoconférence crée des relations plus solides et améliore la communication davantage que son homologue audio. De plus, les conférences virtuelles ont réduit la nécessité de voyager et sont devenues une excellente option pour les entreprises qui essaient de réduire leurs coûts.

Un institut de recherche a déclaré que les voyages d’affaires intérieurs coûtent en moyenne 840 euros par personne par année aux entreprises. Le plus grand avantage de l’utilisation d’outils virtuels est l’augmentation directe de l’efficacité et de la productivité. Une étude a montré que 94 pour cent des entreprises ont trouvé que l’avantage le plus important de la visioconférence était l’augmentation de l’efficacité et de la productivité. Par ailleurs, 88 pour cent des entreprises ont déclaré que les réunion en visioconférence ont apporté des impacts positifs à la productivité.

Tout comme les réunions, les appels vidéo nécessitent des préparations. Pour qu’une réunion ait un impact et influence les participants, ces conseils pourront vous aider pour que vos visioconférences se déroulent convenablement.

1. Les mises à jour du système

Rien ne crée plus de panique chez un hôte de visioconférence qu’une mise à jour logicielle qui se télécharge au moment même ou la réunion commence. Dans la matinée, ouvrez le logiciel et vérifiez les mises à jour. Cela vous donnera amplement le temps de télécharger les mises à jour sans contrainte de temps. Redémarrez votre ordinateur et ouvrez à nouveau le logiciel pour vous assurer que tout est correctement configuré. Si des modifications ont été apportées au tableau de bord dans la mise à jour, ce délai supplémentaire vous permet de faire un bref survol et d’être mieux préparé à accueillir un appel efficace.

2. L’inscription à temps

Que vous soyez un hôte de conférence expérimenté ou non, des difficultés techniques surviennent. Évitez les défis imprévisibles en testant votre équipement à l’avance. Assurez-vous que votre microphone et votre caméra vidéo fonctionnent. Participez tôt à la réunion pour vous assurer que votre connexion est stable et que le son et la vidéo ne sont pas à la traîne. Si vous êtes l’hôte de la conférence, cela vous permettra également d’être le premier à y participer, ce qui vous permettra d’accueillir les participants dès leur arrivée.

3. La préparation de vos auditeurs

Il existe une multitude de sites et de plates-formes de vidéoconférence. Tous les utilisateurs ne sont pas familiers avec chacun d’entre eux. Supposons que votre auditoire ne sait rien de la plateforme. Après l’ouverture de l’appel, familiarisez brièvement votre auditoire avec l’emplacement des outils fournis, comme le mode silencieux, le clavardage et les discussions de groupe. Avec des auditeurs exceptionnellement nombreux, établissez des règles de base pour les participants. Invitez les gens à poser des questions en les posant au sein du groupe ou en vous envoyant un message directement à un auditeur particulier. Utilisez les outils de l’hôte pour couper automatiquement le son des participants jusqu’au moment des questions et commentaires. Cela aidera à réduire le bruit inutile et les distractions pour les autres participants.

4. Le rôle d’un producteur en cas de besoin

Si vous organisez une grande réunion virtuelle avec de nombreux participants, pensez à faire appel à un producteur. Il peut s’agir d’un collègue ou d’un professionnel. Le rôle de cette personne sera de faciliter l’utilisation des outils nécessaires au bon déroulement de la réunion. Il empêche également l’hôte d’être distrait ou submergé lorsqu’il répond à des questions ou qu’il passe d’un écran à l’autre. Les producteurs peuvent également aider à gérer la salle de clavardage, les outils de partage d’écran et les options d’enregistrement. C’est une excellente façon de permettre à l’hôte de se concentrer sur le bon déroulement de la réunion.

5. Le temps mort, une chose à éviter

Des pauses sont nécessaires pour une conversation efficace. Ils aident les auditeurs à se connecter à ce qui est dit et permettent à l’orateur de livrer un point avec efficacité. L’excès de temps mort, cependant, est gênant et amateur. Si vous avez des difficultés techniques ou si vous attendez d’autres participants, dites-le à vos participants. Gardez votre partage d’écran ouvert pour qu’ils puissent voir ce qui est partagé. Communiquez tous les événements dans la mesure du possible. Au fur et à mesure que de nouveaux membres de l’auditoire se joignent à eux, accueillez-les et partagez le temps qu’il faut pour que d’autres se joignent à vous.

6. Soignez votre tenu

Vous avez probablement assisté à une vidéoconférence ou quelqu’un portait quelque chose de complètement inapproprié ou distrayant. Par exemple, les participants seront distraits si vous portez des vêtements trop affriolants, il est important d’éviter les motifs forts et les couleurs. Trop d’accessoires peuvent aussi nuire à votre réunion, comme trop de bijoux et d’écharpes encombrantes.

7. Mettez de l’ordre et songez au contre-jour

Ce qu’il y a de bien avec les appels vidéo, c’est que vous pouvez travailler de n’importe ou et n’importe quand. Le problème, c’est que les participants n’accordent souvent pas suffisamment d’attention à leur environnement avant de commencer leur vidéo. Avant de commencer, faites le point sur ce qui se trouve à portée de la caméra. Choisissez une zone bien éclairée sans contre-jour qui projette une ombre. Vérifiez aussi ce qu’il y a derrière vous. Assurez-vous qu’il n’y a pas trop de distractions visuelles que les autres puissent les voir. Nettoyez votre espace afin que les participants ne soient pas témoins de montagnes de paperasse, de livres ou de fournitures dans votre espace de travail.

8. C’est une question d’angle

Vous n’avez pas besoin d’être une star de cinéma pour connaître vos angles les plus efficaces. Placez votre caméra dans une position qui permet à votre tête de rester dans une position neutre. Non seulement cela fournit l’angle le plus idéal pour votre visage, mais cela élimine les distractions causées par un mauvais positionnement de la caméra. Personne ne veut vous regarder si vous placez la caméra trop bas et qu’on voit l’intérieur de vos narines par exemple. Considérez votre vidéoconférence comme une conversation en face à face. Établissez un contact visuel à hauteur des yeux pour assurer la meilleure connexion possible.

9. Évitez le bruit

Vous ne pouvez pas toujours participer à une vidéoconférence ou en tenir une à partir du bureau. Vous êtes souvent dans le confort de votre foyer, dans un café local ou dans une zone communautaire centrale. Faites attention aux bruits de fond autour de vous. Par exemple, les chiens qui aboient sont une distraction pour vous et les autres participants. Gardez les animaux dans un endroit éloigné de votre ordinateur. Si vous portez un casque Bluetooth, sachez qu’il capte et amplifie le bruit de fond. Si vous êtes dans un café, tous les participants entendront les machines à expresso. Si vous êtes dans une zone communautaire, les conditions de bruit peuvent changer à mesure que les gens entrent et sortent de votre espace de travail. Trouvez un endroit tranquille pour accueillir une réunion vidéo et y assister.

10. Le défi à relever

Les appels vidéo sont une excellente ressource pour les professionnels du monde entier. Ils peuvent offrir des solutions face à face lorsque les déplacements sont trop difficiles, coûteux ou fréquents. Savoir comment organiser une visioconférence efficace est essentiel. La prochaine fois que vous serez tenté de planifier une conférence téléphonique, songez plutôt à utiliser la vidéo.