Lettre recommandée électronique : qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages ?

En France, plusieurs centaines de millions de lettres recommandées sont envoyées chaque année. Une grande partie du courrier papier a déjà été remplacée par les emails et avec l’apparition du courrier recommandé numérique, la version classique de la LR (Lettre Recommandée) devrait trouver de moins en moins d’utilisateurs.

Lettre recommandée électronique : c’est quoi ?

Une lettre recommandée au format électronique (LRE) est comme un recommandé au sur papier, mais en version dématérialisée.

L’utilisation de la version électronique se fait dans les mêmes situations que la version papier. Il peut être utilisé par les particuliers et par les professionnels. L’expéditeur reçoit instantanément une preuve de dépôt de la lettre une fois que l’envoi est effectué. Du côté du destinataire, il reçoit une notification par mail pour l’informer qu’un courrier lui est adressé.

Il faut savoir que la lettre recommandée électronique possède les mêmes effets juridiques qu’une lettre recommandée papier, à la différence qu’elle doit respecter une réglementation spécifique inscrite dans des textes officiels. Il faut que certaines conditions soient respectées lors de son utilisation.

En général, la lettre recommandée électronique s’utilise pour l’envoi de courriers dans le domaine de la banque, de l’assurance, des professions juridiques, de l’immobilier, et des ressources humaines.

Toutefois, pour que la lettre recommandée électronique puisse remplacer le courrier recommandé en version papier, il y a certaines conditions à respecter.

Le prestataire qui se charge de l’acheminement doit assurer que l’identité de l’expéditeur et celui du destinataire soient bien clairs.

Il faut que les dates d’expédition et de réception de la lettre soient vérifiables et garanties.

Pour un destinataire non professionnel, il faut son consentement pour pouvoir lui envoyer une lettre recommandée électronique.

L’envoi d’une LRE est plus facile que l’envoi d’une lettre recommandée papier. Le coût est également moins cher.

La LRE est aussi plus pratique pour le destinataire, car il peut le recevoir de n’importe où.

Pourquoi choisir la LRE ?

La lettre recommandée électronique est utilisée par les professionnels dans plusieurs domaines, que ce soit dans l’Immobilier (convocations aux AG de copropriétaire, mise en demeure, promesses de vente, etc.), dans l’Assurance (conclusion ou résiliation de contrats), la Banque (clôture de compte, etc.), les Ressources humaines, les professions juridiques, et les marchés publics. En effet, il offre plusieurs avantages :

• Traçabilité plus simple
• Efficace que la version papier
• Simple d’utilisation
• Envoi de pièces jointes en illimité, et sous n’importe quel format électronique
• Coût moins cher que la version papier
• Meilleure intégration au S.I

Lettre recommandée électronique : comment ça marche ?

Il existe plusieurs étapes à suivre pour envoyer une lettre recommandée électronique.

Choisir un prestataire de services qualifié pour la lettre recommandée électronique

Un prestataire de lettre recommandée électronique doit être qualifié au sens du règlement el-DAS, filiale de Docaposte, commeAR24.

L’intermédiaire est un service informatique lorsqu’il s’agit de l’envoi d’une lettre recommandée électronique.

Obtention du consentement du destinataire

Il faut obtenir le consentement du destinataire avant d’envoyer une lettre recommandée électronique. Pour cela, il faut donc savoir distinguer les destinataires professionnels et les non-professionnels.

Dans le cas où le destinataire serait professionnel, il n’est pas réellement nécessaire de demander sa permission pour lui envoyer une LRE. Il suffit seulement de le prévenir pour traiter la notification de manière optimale. Il est aussi nécessaire d’utiliser la bonne adresse mail adéquate, fournie par le destinataire.

Dans le cas où le destinataire serait non professionnel, l’obtention du consentement est obligatoire avant de lui envoyer une lettre recommandée électronique. Il faut aussi privilégier un support qui peut être utilisé comme preuve afin d’éviter les litiges.

Justification d’identité auprès du prestataire de services

Il est également nécessaire de se soumettre à la vérification de son identité lors de l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Cette étape consiste à présenter une pièce d’identité qui est valide. Il peut s’agir d’un passeport, d’une carte nationale d’identité ou d’un titre de séjour.

La vérification d’identité permet au prestataire de services d’avoir un moyen pour s’identifier électroniquement. Il pourra utiliser cette identification chaque fois qu’il enverra ou recevra une lettre recommandée électronique.

Authentification auprès du prestataire de services

Pour envoyer une lettre recommandée électronique, il est nécessaire de se connecter sur le site du prestataire de services. Une authentification sera nécessaire une fois sur le site. Il existe plusieurs dispositifs qui sont proposés :

• Un certificat de signature électronique qui est qualifié
• Un autre moyen d’identification électronique qui est fourni par le prestataire de services

En général, le dépôt d’une lettre recommandée électronique ne peut se faire sur la plateforme qu’une fois l’authentification finie. Le paiement de l’acheminement se fait également sur cette plateforme.

Pour le destinataire d’une LRE, il possède un accès au contenu de son courrier sous un délai de 5 jours, sans la nécessité d’avoir un compte sur la plateforme du prestataire de services. Il suffit de s’inscrire en utilisant l’adresse mail de réception de la notification.