GED : les avantages d’un logiciel pour la diffusion de vos documents

La Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose aujourd’hui comme une méthode indispensable pour gérer et diffuser efficacement les documents au sein d’une entreprise. L’utilisation de cet outil représente un véritable atout pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs performances. Quels sont les avantages de la GED entreprise ? Nous vous invitons à le découvrir ici.

Qu’est-ce que la gestion de documents (GED) en entreprise ?

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatisé qui permet aux entreprises d’assurer la gestion efficace de leurs différents documents. Elle est également connue sous d’autres noms comme DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management). De façon précise, la GED vise à optimiser le flux d’information et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Elle est d’une aide précieuse pour la création, le stockage et l’archivage des documents en entreprise. Ces documents peuvent être des dossiers papier, des fichiers informatiques, des images, des courriels, etc.

La GED est souvent confondue avec l’ECM (Entreprise Content Management) qui n’est rien d’autre que la gestion de contenu en entreprise. Il est donc important de savoir faire la nuance entre ces deux systèmes informatiques. La GED se déploie à travers un processus d’organisation méticuleux. Son objectif consiste à numériser et à classifier des documents pour faciliter leur recherche. Nombreux sont les éléments qui sont pris en compte pour établir une classification optimale : l’auteur, la date, le dossier de stockage.

La GED est un procédé qui peut être résumé en 4 étapes : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion. La première étape est indispensable pour la gestion des documents. À travers un processus informatisé, elle assure l’enregistrement et l’indexation des documents électroniques de l’entreprise. Quant à l’étape de la gestion, elle concerne un ensemble d’opérations qui s’effectue à la suite de la création d’un document. Ensuite, le stockage inclut les différents enjeux en rapport avec l’organisation, le support ou le temps de stockage. Pour finir, la diffusion concerne la restitution ou la rétrocession de la totalité des documents.

Au regard de l’efficacité de ce processus de gestion, utiliser un logiciel GED pour votre entreprise est une excellente alternative pour optimiser votre productivité. En plus de son aspect pratique, ce logiciel offre une multitude d’avantages.

Les principaux avantages d’un logiciel GED pour gérer et diffuser vos documents

L’adoption d’un logiciel GED est une solution bénéfique aux entreprises sur plusieurs aspects.

L’amélioration de l’efficacité et de la productivité

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel GED est l’amélioration significative de l’efficacité et de la productivité au sein de l’entreprise. La GED permet de centraliser tous les documents et informations dans un seul emplacement numérique accessible à partir de n’importe quel appareil connecté. Cela élimine la recherche fastidieuse de documents papier ou de fichiers électroniques éparpillés. Par conséquent, les employés consacrent moins de temps à la gestion des documents. Cela leur offre la possibilité de se concentrer sur d’autres tâches plus essentielles.

L’optimisation du service client

L’utilisation d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) en entreprise contribue aussi à améliorer le service client de manière significative. En favorisant un accès rapide aux informations, la GED permet aux travailleurs de répondre plus efficacement aux demandes des clients. Cela permet de réduire les temps d’attente. Grâce au logiciel GED, les entreprises peuvent offrir à leur clientèle un accès facile aux documents qui les concernent à partir de n’importe quel endroit et à tout moment. De plus, grâce à cet outil, les clients ont la possibilité de remplir les formulaires avec leur smartphone. La GED favorise donc une meilleure circulation des informations entre les clients et les entreprises.

Une meilleure sécurisation des données

Le logiciel de GED est aussi réputé pour sa capacité à optimiser la sécurité des informations au sein de votre entreprise. Grâce à des fonctionnalités telles que le chiffrement des informations, le suivi des documents et les autorisations d’accès, il assure la protection optimale des informations des clients. Le logiciel GED permet donc d’éviter les accès non autorisés et les risques de pertes de données. Il garantit également la confidentialité des informations des clients. De plus, cet outil aide les entreprises à se conformer au RGPD européen. Par ailleurs, l’espace de stockage procure un excellent niveau de protection contre les failles informatiques et les cyber-attaques.

Comment choisir un logiciel GED adapté à votre entreprise ?

Le choix du logiciel de Gestion Électronique des Documents adapté à votre entreprise dépend de plusieurs facteurs.

Évaluez vos besoins en gestion de documents

Il est important de bien déterminer vos besoins avant de chercher à adopter un logiciel de Gestion Électronique des Documents. Pour cela, identifiez la quantité de fichiers électroniques et de documents papier que vous traitez chaque mois. Vous devez également vous poser certaines questions importantes. Quelle est la nature des documents que vous voulez gérer ? Qui doit avoir accès à ces documents ? Quels sont les délais qui doivent être respectés pour la gestion des documents ? Une fois que vous avez la réponse à chacune de ces interrogations, il vous sera plus facile d’orienter votre choix vers le logiciel GED idéal pour votre entreprise.

Identifiez les principales fonctionnalités du logiciel

Après avoir déterminé vos besoins de façon précise, identifiez les fonctions clés que vous recherchez dans le logiciel GED. Les fonctionnalités que vous devez privilégier sont les suivantes :

• la recherche de données : le logiciel GED doit pouvoir faciliter la recherche de tous les documents sauvegardés,
• la sécurité des documents : le logiciel GED doit pouvoir garantir une protection parfaite des documents stockés,
• la collaboration : dans le cas où plusieurs personnes doivent travailler sur les mêmes documents, le logiciel doit être en mesure de faciliter la collaboration.

En plus de ces différentes fonctionnalités, assurez-vous que l’outil soit capable de garantir une sauvegarde optimale des documents. Par ailleurs, prenez le temps d’évaluer les solutions disponibles sur le marché et testez quelques logiciels GED afin de mieux orienter votre choix.

Les mesures de sécurité à prendre avec des documents sensibles

Dans l’objectif d’assurer la sécurité des documents sensibles, les entreprises doivent mettre en place des politiques de gestion strictes. Pour cela, vous pouvez mettre en œuvre un accès restreint en utilisant les autorisations d’accès. Cela vous permettra de limiter les accès aux personnes non autorisées. Il est également important de chiffrer les documents stockés afin qu’ils ne puissent pas être lus sans une clé d’accès appropriée.

Il existe par ailleurs plusieurs autres solutions efficaces qui vous permettront de garantir la confidentialité des documents importants :

• sensibiliser et former les employés,
• utiliser des outils sécurisés (des antivirus, des pare-feux, des logiciels de cryptage…),
• utiliser une communication sécurisée.

En appliquant ces mesures de sécurité, vous réduirez considérablement les risques de divulgation non autorisée de données sensibles.