L’art de choisir le bon lieu pour votre événement d’entreprise : les critères à considérer

Vous vous apprêtez à organiser un événement, et vous savez que la logistique doit être irréprochable. Mais le choix du bon lieu constitue un facteur tout aussi déterminant, et demande même un certain art.

Ne vous lancez pas sans en connaître les critères : ils vous épargneront bien des erreurs. Et vous aideront à dénicher sans mal l’endroit optimal pour votre projet.

À chaque événement son lieu

Le premier critère à prendre en considération, ce sont vos objectifs. Ne partez pas en quête d’un lieu, avant de les avoir clairement identifiés. En effet, ce sont eux qui vont déterminer l’endroit le plus propice à accueillir votre événement.

Posez-vous cette question de base, simple, mais primordiale : quel type d’événement souhaitez-vous organiser, et dans quel but ?

S’agit-il d’un séminaire pour susciter la rencontre, et le travail en synergie avec d’autres entreprises ? Dans ce cas, vous devrez disposer à la fois de salles de réunion spacieuses, équipées pour faire des présentations, et de coins plus intimistes et conviviaux, où des groupes pourront discuter et se détendre.

Vous voulez mettre en place un team-building pour renforcer la cohésion au sein de vos équipes ? Il vous faut alors un lieu adapté à votre programme d’activités (ateliers créatifs, jeux de confiance, pratiques sportives…), et suffisamment dépaysant, pour sortir vos collaborateurs de leur routine, comme une salle de réunion dans un hôtel, un loft, une galerie d’art… ou un endroit en pleine nature.

Ou bien, vous désirez organiser une conférence ? Privilégiez alors une grande infrastructure, pourvue d’assises confortables, de matériel audiovisuel, et d’une bonne connexion internet.

Mais si votre ambition est de réaliser un lancement de produit qui marquera les esprits, c’est l’apparence et l’esthétique de votre showroom qui devront être votre priorité.

Prenez le temps d’effectuer cette étape : elle vous en fera gagner beaucoup par la suite. Car plus vous affinerez votre projet, moins vous aurez de mal à dénicher l’environnement qui s’accorde avec lui.

Listez vos besoins

Ce second critère découle logiquement du premier : une fois que vous aurez déterminé la nature et la motivation de votre événement, il faudra définir vos besoins. Et vérifier que le lieu les satisfait, pour éviter toute mauvaise surprise le jour J.

• À quelle date voulez-vous disposer du lieu ?
• Est-il facilement accessible pour vos invités ?
• Quelle capacité d’accueil doit-il vous offrir ? (capacité maximale, et espaces de déplacement)
• Sa configuration correspond-elle au type d’événement que vous allez organiser ?
• Est-il doté des équipements et des services attendus de votre part ? (wifi, traiteur, écrans dans la salle de réunion…)
• Respecte-t-il les normes de sécurité indispensables à la bonne tenue de votre manifestation ?
• Pouvez-vous moduler cet espace, et adapter les services qu’il propose, en fonction de vos besoins ?
• Son coût entre-t-il dans le budget que vous avez prévu ? N’oubliez pas d’inclure toutes les dépenses supplémentaires : location de matériel, service de restauration, etc.
• Quelle est la politique d’annulation ?

Le lieu que vous sélectionnerez devra remplir tous ces critères, ou au moins, ceux que vous estimez prioritaires dans votre projet.

Il se peut, par exemple, que l’endroit qui vous plaît ne soit pas libre à la date que vous souhaitiez : voyez si vous pouvez être flexible sur cette date, ou si elle constitue un élément décisif dans votre choix.

Un lieu à votre image

Il faudra aussi considérer un autre critère, moins concret et pragmatique que les précédents, mais largement aussi important : l’esprit du lieu.

Une notion subtile et subjective, qui désigne à la fois le style du décor, l’atmosphère, l’ambiance… Imprégnez-vous-en, observez, ressentez, et projetez-vous au jour de l’événement, en vous rendant sur place : les photos, toujours alléchantes, ne suffiront pas. Et vous devrez visiter plusieurs lieux si nécessaire, pour être sûr de votre décision.

Au final, retenez l’endroit qui correspond le mieux, non seulement à votre événement, mais à l’image de votre entreprise. L’environnement en harmonie avec son identité, sa culture et sa spécificité, qui donnera à votre manifestation une ampleur inégalée. C’est là que le choix d’un lieu événementiel devient un art.

À partir de vos critères, l’agence événementielle Carmin saura dénicher le lieu idéal pour votre événement professionnel grâce à son expertise et son site référençant plus de 4000 lieux et prestataires événementiels.