Comment choisir une entreprise de stockage d’archives ?

À un certain stade du développement de votre entreprise, l’archivage peut devenir une problématique auquel vous devez apporter rapidement une solution adaptée, pour garantir le bon déroulement de votre activité. Si le stockage d’archives dans vos locaux vous permet de mieux sécuriser vos documents, il peut augmenter considérablement vos besoins en ressources budgétaires et humaines. Afin de réduire vos dépenses, il est souvent recommandé de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage, la conservation et la gestion de documents. Certes, cette solution comporte des faiblesses, parmi lesquelles on peut citer l’éloignement géographique entre votre entreprise et vos archives. Toutefois, en choisissant méticuleusement votre prestataire, sachez que les nombreux avantages de l’externalisation de l’archivage viendront estomper rapidement ces quelques inconvénients.

Lors du choix du service de stockage et de gestion d’archives, penchez-vous sur un certain nombre de critères tels que le niveau de sécurité ou la certification.

Les principaux avantages d’un service de gestion et de stockage d’archives

Dans un premier temps, il est important de faire la différence entre garde-meuble et entreprise de stockage et de gestion d’archives.

Un garde-meuble est un espace qu’une entreprise loue pour le stockage de ses archives. Les principaux points forts de cette solution résident dans son coût relativement abordable et dans le niveau de protection qu’elle offre à vos documents.

En optant pour un garde-meuble dans une zone urbaine de France telle que Paris, vous devez prévoir environ 90 € par mois pour la location d’un espace de 5 m². Ce prix inclut généralement les services de contrôle et de protection contre les éventuelles intrusions ou les incendies.

Bien que le garde-meuble se présente comme une solution intéressante pour la conservation de vos dossiers, en raison de son coût et du niveau de sécurité qu’il offre à vos documents, nous vous conseillons de vous tourner vers une entreprise de gestion et de stockage d’archives pour bénéficier de prestations plus complètes.

Si les prix proposés par une entreprise spécialisée dans l’archivage sont souvent plus élevés que les tarifs de location d’un garde-meuble, ils restent particulièrement abordables, compte tenu des nombreux avantages que ce type de prestataire peut vous offrir.

Une entreprise de stockage d’archives pour limiter les dépenses en ressources

À l’instar d’un garde-meuble, une entreprise de stockage d’archives conserve vos documents dans ses locaux. Elle vous permet de réaliser un gain d’espace considérable et d’éviter les éventuels travaux d’agrandissement de votre bâtiment pour la conservation de vos dossiers, ce qui peut avoir des impacts positifs sur vos dépenses et, par conséquent, sur votre budget.

Hormis la réduction des dépenses liées au stockage, une entreprise spécialisée dans la conservation d’archives vous permet de réaliser d’importantes économies en ressources humaines. En effet, en fonction du contrat, elle peut prendre en charge l’ensemble des tâches relatives à la gestion de vos documents : triage, audit, recherches, restitution, destruction, etc.

Grâce à ce type de service d’archivage, votre équipe peut se dégager de la gestion des archives de votre entreprise et optimiser leur productivité, en se recentrant sur leur cœur de métier.

Une entreprise de stockage d’archives pour optimiser la sécurité des documents

Une entreprise de stockage et de gestion d’archives offre généralement un niveau de sécurité plus élevé qu’un garde meuble.

Outre la protection contre les intrusions, les incendies et les dégâts des eaux, un prestataire proposant un service d’archivage garantit la confidentialité de vos documents. En fonction des données contenues dans vos archives, vous pouvez déterminer avec précision les personnes qui peuvent y accéder.

Une entreprise de stockage d’archives pour confier ses documents à des spécialistes

Le stockage et la conservation d’archives obéissent à des règles spécifiques que les membres de votre équipe ne sont pas toujours supposés connaître. En confiant vos documents à une entreprise d’archivage, vous déléguez la gestion de vos dossiers à des professionnels disposant de connaissances approfondies concernant les réglementations en vigueur.

Parmi les règles à respecter, on peut citer celles liées à la durée légale de conservation des documents. Cette durée varie aussi bien en fonction des entreprises qu’en fonction des archives stockées. Elle peut aller de 2 ans à plus de 10 ans.

Une entreprise de stockage d’archives pour sécuriser des documents lors d’un déménagement

L’externalisation du stockage et de la gestion de vos archives peut être indispensable lors du déménagement de vos bureaux.

En faisant appel à une entreprise d’archivage, vous pouvez, d’une part, garantir la sécurité de vos documents lors du déménagement et, d’autre part, vous dégager de différentes tâches chronophages : tri, classement des documents, etc.

Hormis la sécurisation et la gestion des archives, l’intervention d’un prestataire spécialisé en archivage durant le déménagement de vos bureaux vous permet de réaliser d’importants gains d’espace dans vos nouveaux locaux.

Les inconvénients d’une entreprise de stockage d’archives

Comme nous l’avons évoqué précédemment, le principal inconvénient du stockage d’archives auprès d’un prestataire spécialisé en gestion et en conservation ou d’un garde-meuble réside dans l’éloignement géographique entre votre entreprise et vos documents.

Mis à part l’éloignement, il faut savoir que, chez certains prestataires, la consultation de vos archives est un service payant, ce qui peut avoir de mauvaises répercussions sur votre budget. Cependant, de nombreuses entreprises proposent aujourd’hui des forfaits permettant à votre équipe d’accéder librement et sans aucun frais supplémentaire à l’ensemble de vos documents.

Quels sont les critères de choix d’une entreprise de stockage d’archives ?

Si votre entreprise enregistre une forte croissance et éprouve des difficultés à conserver et à gérer efficacement ses documents, l’intervention d’un spécialiste en archivage est sans nul doute la solution la mieux adaptée.

Toutefois, sachez que la qualité des services en gestion d’archives varie fortement en fonction des prestataires et un mauvais choix peut avoir des impacts négatifs sur le bon fonctionnement de votre organisation : problèmes d’accès à des données sensibles, détérioration de documents destinés aux opérations fiscales, etc.

Avant de faire appel aux services d’un spécialiste en conservation et en gestion de documents, évaluez la qualité de ses prestations en archivage, en vous basant sur un certain nombre de critères.

La sécurité

Le niveau de sécurité est tout simplement le premier critère à prendre en considération dans le choix d’une entreprise de stockage et de gestion d’archives.

Pour déterminer si un prestataire est en mesure de protéger efficacement vos documents, nous vous conseillons de vous renseigner et de procéder à l’évaluation du lieu de conservation des archives de ses clients.

Mis à part les dispositifs de protection contre les intrusions, les incendies, les dégâts des eaux, les nuisibles et la poussière, vous devez déterminer, dans la mesure du possible, le taux d’humidité dans l’espace de stockage et le conditionnement des archives.

La confidentialité

Après l’évaluation du niveau de sécurité des locaux de l’entreprise de stockage et de gestion d’archives, déterminez si cette dernière est capable d’assurer la confidentialité de vos documents. Pour ce faire, informez-vous sur sa politique d’archivage et sur les mesures de restriction d’accès aux dossiers de ses clients.

Comme nous l’avons évoqué précédemment, toute entreprise proposant un service de conservation et de gestion d’archives doit offrir à ses clients la possibilité de définir les personnes ayant accès à leurs documents.

De manière générale, il est préférable d’opter pour une entreprise d’archivage agréée par le service interministériel des Archives de France, respectant la norme NF Z 40-350 dans la conservation des documents papier.

Cet agrément peut être considéré comme une preuve de la qualité du service fourni par un spécialiste en conservation et en gestion d’archives. Néanmoins, il ne doit pas constituer le principal critère de choix d’une entreprise d’archivage, dans la mesure où il ne reflète pas toujours le professionnalisme des prestataires.

La réactivité

La réactivité joue un rôle important dans le choix d’une entreprise de stockage et de gestion d’archives. Pour garantir le bon fonctionnement de votre organisation, vous devez choisir un prestataire en archivage capable de vous restituer les documents de votre société sur simple demande et dans les plus brefs délais.

Quels que soient les documents que vous souhaitez consulter, l’entreprise de stockage et de gestion d’archives doit les mettre à votre disposition dans les 48 heures suivant votre demande.

Dans le cas où un spécialiste en archivage vous impose une durée de restitution dépassant 48 heures, nous vous conseillons de vous tourner vers un autre prestataire.

La personnalisation du service d’archivage

Votre société est unique, tout comme vos besoins en stockage et en gestion d’archives. Dans le but de vous dégager efficacement des tâches liées à la conservation et à la gestion des documents de votre entreprise, nous vous conseillons d’opter pour un prestataire capable de vous fournir un service personnalisé, répondant parfaitement à vos attentes en termes d’archivage.

Pour connaître si une entreprise est en mesure de vous proposer des prestations en archivage personnalisées, évaluez l’intérêt qu’elle porte aux besoins de votre société lors de la prise de contact. Un prestataire qui s’intéresse à votre organisation, aux caractéristiques de vos archives et qui n’hésitent pas à répondre à l’ensemble de vos questions, souhaite généralement vous proposer un service d’archivage en parfaite adéquation avec vos attentes.

En revanche, une entreprise de stockage et de gestion d’archives qui met essentiellement en lumière des offres prédéfinies lors de la prise de contact, ne s’intéresse pas aux besoins spécifiques en archivage de votre entreprise et ne peut vous fournir un service sur-mesure.

L’emplacement de l’espace de stockage des archives

Bien que l’emplacement du lieu de stockage des archives ne soit pas un critère permettant d’évaluer la qualité des services d’une entreprise d’archivage, il peut être décisif dans le choix de votre prestataire.

En optant pour un tiers-archiveur installé à l’étranger, vous pouvez rallonger significativement le délai de restitution de vos documents papier et augmenter vos dépenses, notamment en déplacement, s’il est nécessaire de consulter vos archives dans les locaux du prestataire.

Pour éviter les éventuels problèmes liés à la restitution et à la consultation de vos archives, nous vous conseillons d’opter pour une entreprise d’archivage basée en France, voire dans la commune de votre lieu d’exercice.

À titre d’information, le stockage de tous les documents nécessaires aux opérations fiscales de votre société doit être effectué dans un pays de l’Union européenne.