Suivre ses encours clients

Suivre et maîtriser les encours clients est essentiel pour la gestion de la trésorerie et du BFR d’une entreprise. Découvrez nos solutions pour y parvenir, mais aussi nos conseils pour améliorer et réduire les encours.

Le point sur l’encours client

L’encours client regroupe l’intégralité des créances en cours concernant les clients d’une société à l’instant T, avances et acomptes déduits. Il existe des logiciels de gestion qui permettent de les suivre et surveiller régulièrement.

L’importance du suivi des encours clients

Il est indispensable pour une entreprise d’être capable de suivre ses encours clients. Nous vous encourageons vivement à vous tourner vers un logiciel en ligne pour la gestion de devis et factures, car le suivi est une étape clé pour votre enseigne. En effet, l’encours client est un poste stratégique pour votre trésorerie surtout lorsque vous avez déjà assumé les charges afférentes à la vente (matières premières, fournisseurs, main-d’œuvre, etc.). Lorsqu’un client dépasse le délai de paiement, vous devez être à même de vous référer à une procédure interne pour le relancer régulièrement et prendre des mesures pour anticiper un retard.

L’intérêt d’un logiciel de suivi des encours

Un logiciel de suivi des encours est intéressant pour les artisans et les acteurs du BTP qui ne peuvent pas utiliser les logiciels de gestion commerciale à l’instar de Ciel Bâtiment ou Sage Batigest disponibles sur Mac. Il vous permet de travailler correctement et rapidement sans faire d’erreurs ni perdre du temps. Il est également utile pour réaliser facilement les relances. Un logiciel de suivi des encours vous sera utile, car il dispose de fonctions qui permettent de chiffrer aisément un devis qui comptabilise la TVA, la main-d’œuvre, les matériaux et même l’éventuel geste commercial, etc. Il est notamment appréciable en raison de la praticité du mode SaaS qui s’appuie sur la puissance du Cloud, le rendant ainsi facile à utiliser, ergonomique et économique. En tant qu’artisan, vous vous affranchissez des contraintes opérationnelles, mais aussi de gestion commerciale.

Améliorer et réduire les encours clients

Plusieurs solutions peuvent être adoptées pour réduire ou améliorer l’encours client. Pour améliorer votre gestion du poste clients, vous avez le choix parmi l’affacturage, les conditions générales de vente et l’implication des salariés.

Les options pour améliorer les encours clients

L’affacturage permet de récupérer de suite une créance sans devoir attendre l’habituel délai de règlement. Une seconde option consiste à appliquer les CGV qui indiquent clairement le délai de règlement pour réduire les encours. En effet, ces derniers sont majoritairement dus à un manque de communication concernant les délais de règlement à respecter. La dernière option consiste à impliquer vos collaborateurs et à leur faire comprendre que la santé financière de l’entreprise est en jeu. Cela passe par la fixation d’un objectif commun pour que chacun puisse y trouver son compte.

Quelques astuces pour réduire vos encours clients

Afin de réduire vos encours clients, vous devez évaluer, puis comprendre les raisons du retard de vos encours clients. La première étape consiste à réaliser un audit de vos comptes clients afin d’évaluer à combien ils s’élèvent. Faites également de la négociation commerciale en incluant au préalable dans les CGV une clause de réserve de propriété permettant de récupérer votre marchandise si l’entreprise cliente cesse son activité, par exemple.

Quoi qu’il en soit, le suivi et la gestion des encours clients est une tâche qui peut rapidement être chronophage et qui n’est de plus pas aisée. De cette manière, nous vous recommandons vivement le recours à un logiciel spécialisé dans ce domaine, qui vous fera gagner un temps précieux et vous évitera toute erreur.