Comment la GED peut-elle booster votre entreprise ?

La gestion électronique des documents (GED) consiste à dématérialiser la gestion documentaire et informationnelle dans une entreprise. Elle est devenue indispensable dans le contexte actuel marqué par la digitalisation galopante de l’économie. Mais comment peut-elle booster votre entreprise ? Des éléments de réponse à travers cet article.

Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ou GED ?

La GED vous permet de créer une base documentaire centrale et d’indexer les données pour en faciliter l’accès et la consultation par les personnes autorisées. Il garantit un stockage efficace des documents et, in fine, un traitement informationnel efficace suivant vos exigences ainsi que les besoins des utilisateurs. La GED facilite de plus la consultation des données stockées, leur partage, leur archivage, la suppression de chaque élément en fin de vie, la collaboration en temps réel sur celles-ci, la gestion des versions… Qui plus est, elle offre un environnement numérique sécurisé à tous vos documents. Il faut savoir que la GED s’applique à tous les types de documents : structurés ou non, externes ou internes à votre structure, textes, images, vidéos ou sons. Il s’agit de surcroît d’un processus collaboratif intervenant dans tout leur cycle de vie.

Le même dispositif commence plus exactement par la numérisation de vos documents papier ou bien par la création de fichiers directement au format digital. Viennent ensuite leurs stockages centralisés au sein d’un système de gestion électronique, où ils sont indexés et classés. L’accès à ceux-ci est facilité et sécurisé, leur traçabilité est complète et leur gestion peut se faire de manière efficace et agile. Par conséquent, la GED est une solution complète pour la création, la gestion et la distribution de documents digitaux. Elle simplifie, fluidifie et rationalise considérablement votre processus de gestion documentaire tout en simplifiant grandement vos flux de travail.

Les avantages de la GED pour votre entreprise

La mise en œuvre d’un projet de GED présente de multiples avantages pour votre entreprise, peu importe sa taille et le secteur dans lequel elle évolue. L’accès aux documents se fait en toute simplicité et toutes les parties prenantes peuvent rechercher et mettre la main sur les fichiers dont elles ont besoin en seulement quelques clics. Cela leur permet de gagner en temps et en efficacité dans la recherche documentaire. Qui plus est, la marge d’erreur liée à la recherche manuelle est supprimée. La dématérialisation permet en plus d’automatiser certaines tâches chronophages et répétitives liées à la gestion documentaire. L’efficacité des employés s’en trouve améliorée et les coûts opérationnels réduits.

Un système GED élimine de surcroît votre besoin en stockage physique et, par conséquent, les coûts liés à l’entreposage de documents papier, sans compter les risques en découlant. Cela peut se traduire par des économies significatives à long terme. La sécurisation des données est également un solide argument en faveur de la gestion documentaire dématérialisée. Le système que vous utilisez permet de protéger les documents qui y sont centralisés contre les dommages, les accès non-autorisés, les pertes… Le stockage de vos données se fait sur un serveur sécurisé, avec des options de sauvegarde et de récupération. Les autorisations d’accès peuvent aussi être définies pour chaque utilisateur pour garantir la sécurité et la confidentialité des données sensibles.

La gestion électronique des documents facilite par ailleurs la collaboration au sein de votre entreprise. Les différents utilisateurs peuvent partager des documents et collaborer en temps réel, sans contraintes géographiques. Cela débouche bien entendu sur l’amélioration de la communication et de la productivité de toute l’équipe. La GED permet par ailleurs le suivi de l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur destruction. La conformité aux réglementations en vigueur est facilitée du fait de la traçabilité complète des fichiers numériques.

Quel est l’impact de la GED sur l’efficacité, la productivité et la réduction des coûts ?

La GED permet de gérer efficacement les documents au sein de votre entreprise et cela se traduit par une meilleure utilisation du temps des utilisateurs. L’accès aux fichiers numériques est instantané, leur partage est facilité, la collaboration sur ceux-ci se fait directement en ligne et en temps réel. Tout cela contribue à rationaliser considérablement votre processus de travail. Qui plus est, les opérations administratives fastidieuses et gourmandes en temps sont réduites au strict minimum et les activités les plus stratégiques passeront au rang des priorités.

La performance de tout le personnel est directement liée à sa capacité à accéder rapidement à l’information dont il a besoin. Un système GED réduit significativement le temps nécessaire pour trouver des documents et élimine les retards liés à la gestion des supports en papier. Il facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes, ce qui renforce leur productivité globale.

En plaçant la gestion électronique des documents au cœur de votre stratégie, vous faites le choix de minimiser les coûts liés à la gestion documentaire. Le système élimine les dépenses liées au stockage physique de documents papier tout en réduisant les coûts de main-d’œuvre en automatisant une multitude d’opérations administratives. L’ensemble des données étant mis en sûreté, votre entreprise est à l’abri des risques de pertes de données qui pourraient induire de lourdes conséquences financières. La GED favorise l’optimisation des ressources matérielles et humaines.

Conseils pour la mise en œuvre d’un système de GED

Le déploiement d’un dispositif GED au sein d’une entreprise n’est pas un exercice facile. C’est un projet qui requiert une planification rigoureuse. Pour qu’il se déroule correctement, vous devez dans un premier temps définir ses objectifs et son périmètre. Tenez compte des types de documents à gérer, des fonctionnalités essentielles pour votre entité, de votre budget, de vos exigences spécifiques, du calendrier du projet, etc. Il faut ensuite de choisir minutieusement votre logiciel GED. Il s’agit de faire jouer la concurrence en confrontant différentes solutions du marché. Vous devez vous assurer que le logiciel n’est ni surdimensionné ni sous-dimensionné et qu’il est compatible avec votre système d’information. Il faut qu’il soit « user friendly » et entre dans vos moyens.

L’étape suivante s’articule autour de la définition des normes et des procédures. En clair, vous devez établir le cadre réglementaire régissant l’utilisation du système. Viennent ensuite la sensibilisation et la formation des différents utilisateurs. L’idée est d’expliquer à ces derniers le principe de fonctionnement du dispositif et de les informer sur les différents avantages en découlant. Il convient ensuite de leur expliquer leurs rôles et responsabilités respectifs, mais également de les apprendre à bien maîtriser l’outil et de leur montrer comment en exploiter tout le potentiel.

L’évaluation du système GED est à ne surtout pas négliger. C’est pour vous l’occasion d’en mesurer aussi bien l’efficacité que la satisfaction, en vous basant sur des indicateurs clés de performance pertinents. N’oubliez pas de recueillir un maximum de retours d’expérience de chaque utilisateur. Toutes ces informations vous permettent d’améliorer constamment votre dispositif GED.

Automatisez et rationalisez vos flux de travail

Un système GED vous aide à automatiser les tâches chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée liées à la gestion documentaire. On peut par exemple citer la saisie des données, la validation des formulaires, le suivi des approbations, la distribution des documents… Cela minimise la charge de travail manuel, accélère les processus et réduit les risques liés aux interventions humaines. Le même système offre des outils de gestion des flux de travail, permettant de définir des étapes, des responsabilités, des autorisations par les opérations, des acteurs, etc. De fait, vos processus peuvent être suivis de façon cohérente et les retards sont réduits.

Toujours grâce à la GED, vous pouvez suivre en temps réel l’état de vos processus et les peaufiner en permanence. Le système permet la génération de rapports pour évaluer la performance, identifier chaque goulot d’étranglement et apporter des améliorations continues. Il permet aussi à chaque acteur d’accéder aux documents, où qu’il soit et peu importe le terminal qu’il utilise. Il favorise la mobilité et la flexibilité, ce qui est particulièrement utile dans un environnement de travail moderne où les salariés peuvent être dispersés géographiquement.