Comment simplifier la gestion de votre entreprise ?

L’un des principes de la productivité est l’amélioration des processus. Plus le processus est rapide et efficace, plus votre travail sera productif. Et plus la productivité augmente, mieux vous exploiterez votre investissement et meilleurs seront les résultats que vous pourrez obtenir. Par conséquent, l’un de vos efforts au sein de votre entreprise dans la gestion de l’administration doit se concentrer sur la simplification.

Qu’est-ce que la simplification de la gestion de l’entreprise ?

Simplifier ne signifie pas nécessairement faire pire ou mal faire. Cela signifie le faire plus rapidement et en moins de temps, tout en maintenant le niveau d’efficacité, voire en l’améliorant. Plus de temps pour accomplir une tâche ne signifie pas toujours que cette tâche est mieux faite. Parfois, ce que cela signifie, c’est que vous y passez plus de temps que nécessaire.

Vous devez donc utiliser différentes astuces pour gagner du temps sur la gestion de votre entreprise. Cela vous permettra de vous concentrer essentiellement sur votre activité et de générer plus de revenus.

De plus, si vous souhaitez mener à bien toutes les démarches liées à votre entreprise, vous devez toujours avoir en votre possession certains documents comme l’extrait Kbis et vous assurer que ces documents soient récents. Pour demander le Kbis d’une entreprise tout peut être fait en ligne pour vous éviter de vous déplacer.

Les clés pour simplifier la gestion de votre entreprise

Si vous voulez appliquer ce principe de simplification à votre entreprise, voyons quelques points que vous devez garder à l’esprit.

Unification des programmes

Plus il y a de programmes, plus le niveau de complexité de la gestion d’une entreprise est élevé. De plus, si ces programmes ne disposent pas d’une API vous permettant de connecter les données aux panneaux d’autres logiciels, vous ne pourrez pas croiser les données, ce qui est de plus en plus nécessaire. Il est préférable de miser sur des programmes complets, qui combinent ERP, CRM, facturation, entrepôt, etc.

Suppression des doublons

Si vous saisissez les données une fois, il ne devrait pas être nécessaire de les saisir à nouveau. Ce processus est terminé. Vous devez, par exemple, éviter la tâche inutile d’imprimer sur papier tous les documents que vous produisez, car cela nuit également à l’environnement. Si vous voulez des sauvegardes, vous devez les faire dans le cloud et les héberger sur un autre serveur pour plus de sécurité.

Normalisation des procédés

Si une facture doit être faite, il n’est pas correct de la faire quelques fois avec un programme, d’autres fois avec Excel, et encore d’autres fois dans un document Word. Utilisez toujours le même programme de facturation dans le cloud, car cela vous évitera beaucoup de travail dans le processus et la facture sera enregistrée. Vous aurez un modèle que vous pourrez réutiliser et ce sera beaucoup plus cohérent et professionnel.

Délégation de tâches

La maintenance et la mise à jour de votre programme, par exemple, n’est pas nécessairement une tâche interne. Les programmes cloud disposent d’un support technique qui se chargera de résoudre vos doutes, en plus d’effectuer les actions de mise à jour nécessaires pour que le programme fonctionne efficacement sans avoir à embaucher un informaticien.

Rapports plus rapides

Si vous travaillez dans le cloud et avec des données croisées, il sera beaucoup plus facile de croiser les données et d’observer les comportements et les tendances. De plus, vous disposerez d’un tableau de bord qui vous fournira automatiquement les principaux indicateurs de performance ou KPI de votre entreprise. Il ne sera pas nécessaire d’effectuer ces tâches manuellement à l’aide d’un programme Excel.

Réduction du temps de décision

Certaines décisions prennent beaucoup de temps précisément parce que les indicateurs de performance nécessaires ne sont pas disponibles. Lorsque vous standardisez votre comportement en fonction des modèles et des tendances des consommateurs, vous pouvez prendre moins de temps pour prendre des décisions concernant votre activité.

Votre entreprise est-elle compliquée à gérer ?

Il y a des entreprises où les processus sont devenus absolument absurdes et extrêmement complexes. Mais ce n’est pas pour cela qu’elles obtiennent de meilleurs résultats économiques, bien au contraire. Vous êtes peut-être vous-même impliqué dans des tâches mécaniques que vous considérez comme du travail, mais en fait, ces tâches mécaniques ne vous rapportent pas les revenus que vous attendiez.

Les raisons pour lesquelles votre entreprise ne vend pas assez ne sont pas toujours dues au comportement des consommateurs. Parfois, vous investissez vos efforts dans les mauvaises tâches. Laissez les ordinateurs et les logiciels faire les tâches mécaniques et se charger de trouver des clients et de vendre. Et vous concentrez-vous sur un travail beaucoup plus créatif.

L’administration d’une entreprise et la comptabilité sont des tâches absolument nécessaires du point de vue juridique et organisationnel. Mais rappelez-vous, ce n’est pas ce qui vous rapporte, ce n’est pas ce qui maintient votre entreprise à flot. Par conséquent, essayez de simplifier ces tâches pour les faire en moins de temps et plus efficacement, afin que vous puissiez gagner en productivité et devenir ainsi beaucoup plus compétitif.