Documents importants en entreprise : organisez-vous !
Toutes les entreprises sont amenées à traiter de nombreux documents qui circuleront d’un service à l’autre selon les besoins. Ils matérialisent les échanges et les relations avec les clients, les partenaires et même entre les différents employés. Si certains d’entre eux peuvent être considérés comme secondaires, d’autres sont en revanche importants. Ces derniers exigent alors d’être conservés en vue d’être utilisés ultérieurement. Afin d’éviter de chercher trop longtemps vos documents lorsque vous en avez besoin, il est important de bien vous organiser. Choisissez les bons systèmes de rangement pour votre entreprise.
Choisissez un système de rangement optimisé pour vos documents d’entreprise
Lorsque vous avez des difficultés à retrouver vos documents importants, c’est que votre méthode de classification n’est pas adaptée à vos besoins. Il existe cependant de nombreuses solutions, afin de ranger vos documents pour les retrouver facilement. Il suffit de vous tourner vers un système de rangement optimisé adapté à la taille et au nombre de vos dossiers et de votre entreprise.
Étagères fixes ou mobiles pour ranger vos dossiers
Les systèmes de rangement à étagères fixes ou mobiles font partie des plus efficaces pour une bonne organisation. Simples à mettre en place avec l’aide de professionnels, ils vous offrent de nombreux avantages. Premièrement, les étagères vous aident à compacter votre espace de rangement de façon significative. Vous pouvez ainsi utiliser une surface moins importante tout en ayant une organisation parfaite et une capacité de stockage accrue.
Deuxièmement, elles améliorent la disponibilité et la sécurité de vos documents. Avec de tels systèmes, vous savez exactement où retrouver les informations recherchées. Les pertes de temps sont donc éliminées. De plus, des étagères adaptées protègent vos documents de la lumière du soleil et de la poussière. Enfin, nous vous les recommandons pour leur côté esthétique qui n’affecte pas le décor de vos locaux. Disponibles sur mesure, elles s’intègrent et se fondent dans n’importe quelle pièce ou dans vos sous-sols.
Étagères à dossiers avec code couleur
Qu’elles soient mobiles ou fixes, les étagères à code couleur vous permettent d‘identifier rapidement vos documents grâce à un classement efficace. Il vous suffit de faire des associations en tenant compte du niveau d’importance, du service de provenance ou encore du type de document.
Afin de faciliter la navigation, vous pouvez mettre une légende bien visible sur l’étagère. Les membres de vos équipes n’auront ainsi pas besoin de retenir les codes de couleur. Il leur faudra simplement lire les indications affichées pour s’y retrouver rapidement. Bien entendu, ces systèmes révèlent leur vrai potentiel si les dossiers sont bien classés en respectant le principe. N’hésitez donc pas à sensibiliser vos employés à cet aspect.
Investissez dans un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique, également appelé coffre-fort électronique, est une version dématérialisée de l’outil physique. Contrairement à ce dernier, il ne sert pas au stockage des bijoux et autres objets de valeur. Vous pouvez vous en servir pour préserver vos documents de haute importance. En d’autres termes, il s’agit d’une solution digitale pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles.
Ce système de classement s’avère suffisamment avantageux compte tenu de ses particularités. Il offre avant tout une grande sécurité. Vous avez accès à un espace personnalisé dans lequel il est possible de sauvegarder les versions numériques de vos documents. Afin de les consulter, vous avez besoin d’un identifiant et d’un mot de passe. Sans ces deux éléments, il est impossible d’accéder à l’espace virtuel de stockage, ce qui est idéal pour préserver des informations confidentielles.
Le coffre-fort numérique vous permet de retrouver et de restituer facilement les documents sauvegardés. Il suffit d’une simple recherche pour qu’ils apparaissent. Cette fonction n’est pas affectée par la quantité de fichiers stockés. Même si vos archives augmentent, votre temps de recherche reste court. Enfin, le coffre-fort est une solution économique. Outre le fait d’être disponible à des prix très bas, elle réduit les espaces physiques dédiés au stockage des documents. Son usage améliore également votre image en alliant innovation et écologie.
Gardez certains documents d’entreprise sous la main
Il existe certains documents qui vous servent au quotidien et qui sont souvent sollicités. Ceux-ci doivent être gardés à portée de main pour qu’ils soient accessibles rapidement. Il s’agit en l’occurrence des documents civils et commerciaux comme :
- les pièces bancaires,
- les dossiers relatifs au transport des marchandises,
- les correspondances commerciales,
- les contrats d’assurance,
- les factures clients ou fournisseurs.
Les documents relatifs au personnel doivent également être faciles à retrouver, car ils sont plus souvent manipulés, notamment par les RH.
Les membres de vos équipes sont la source de différentes requêtes ainsi que de procédures de toutes sortes. De fait, les documents qui leur sont rattachés sont constamment utilisés. Il est question par exemple :
- du registre unique du personnel,
- des bulletins de paie (forme électronique),
- des documents relatifs aux salaires, aux primes, aux soldes de tout compte,
- des contrats de travail,
- des documents qui font le point des heures de travail.
À tous ces éléments, vous pouvez ajouter les dossiers comptables. Ils sont importants dans la mesure où ils permettent d’assurer la traçabilité de toutes les opérations financières réalisées par l’entreprise. Ils sont utilisés périodiquement pour les écritures comptables et les audits.
Archivez uniquement les documents qui doivent l’être
Les documents fiscaux font partie des documents à archiver impérativement. Il s’agit d’éléments qu’il est possible de conserver dans vos archives en veillant à ce qu’ils restent à jour. De cette façon, lorsque vous en avez besoin, vous pouvez les utiliser pour remplir vos obligations fiscales. Ils servent aussi à faciliter les contrôles des agents de l’administration publique. Lorsque vous avez une société commerciale, l’ensemble de vos documents sociaux peut être également archivé. Ils comprennent les statuts de l’entreprise, les registres de procès-verbaux et les actes qui font état du fonctionnement de la société.
En résumé, pour ranger vos documents et papiers importants d’entreprise, il faut trouver la solution adaptée à vos besoins. Certaines sociétés préfèreront le coffre-fort numérique dans une démarche de digitalisation. D’autres souhaiteront conserver leurs dossiers papier.