Organigramme d’entreprise : comment ça fonctionne et comment en créer un ?

Comprendre le fonctionnement d’une entreprise n’est pas toujours simple, surtout lorsque l’on vient de l’intégrer. Un des outils qui permet de visualiser le fonctionnement et les fonctions de chacun est l’organigramme. L’organigramme permet d’illustrer et de donner un aperçu de la hiérarchie dans l’entreprise. Relativement simple à comprendre, le plus complexe reste parfois de le créer. Entre comprendre les fonctions de chacun et les liens de subordination, il faut parfois s’accrocher.

Qu’est-ce que c’est ?

Si le terme d’organigramme ne vous dit peut-être rien, vous en avez déjà surement vu. Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ? En fait, les organigrammes, ce sont des structures, graphiques ou schéma qui représente l’organisation. Cela permet de comprendre comment l’entreprise fonctionne et aussi les liens entre les différents départements de celle-ci. On retrouve le nom des collaborateurs ainsi que leur fonction, voire leur service. C’est un outil d’information utile en entreprise. C’est aussi un moyen d’identifier les liens entre les dirigeants et les employés. Il existe plusieurs modèles possibles, mais le plus courant est la structure sous forme de pyramide dans laquelle on pose les employés dans des briques et on les relie ensemble.

L’organigramme est un outil plutôt utile dans les grandes entreprises dans lesquelles il peut être difficile de savoir quelle est la fonction de chacun et quelle personne contacter selon une demande précise. Néanmoins, les organigrammes changent souvent et il faut les mettre à jour régulièrement pour qu’ils soient efficaces. Pourtant, cette tâche peut être redoutée, mais il faut bien que quelqu’un s’en charge.

Qui est en charge de l’organigramme ?

En soi, faire l’organigramme n’est pas attribué à une fonction ou à un poste en particulier. Bien que ce soit un outil plutôt relatif aux ressources humaines, n’importe qui peut être en charge de le réaliser. Cela demande un peu de pratique et de savoir-faire. C’est d’autant plus difficile si l’on est nouveau dans l’entreprise et que l’on ne connaisse pas les noms ou les postes de chacun. C’est pour cela que c’est une tâche souvent attribuée aux ressources humaines qui disposent facilement de ces informations. Dans une petite entreprise ou une entreprise de taille moyenne, il est facile de contacter les différents employés, mais cela peut devenir difficile dans une grande entreprise avec plusieurs départements, voire lieux de bureaux.

Les intérêts de l’organigramme de l’entreprise

Faire un organigramme n’est pas obligatoire pour une entreprise, néanmoins, c’est un outil qui peut se révéler utile et offrir des avantages.

C’est tout d’abord un outil efficace pour schématiser le fonctionnement d’une entreprise. Grâce à sa lisibilité, on peut facilement comprendre les différents liens et déceler des optimisations à faire par exemple. C’est aussi un outil pratique pour des collaborateurs, des partenaires ou des fournisseurs afin qu’ils comprennent simplement comment votre entreprise fonctionne et à qui ils ont affaire. Cela donne aussi une image d’entreprise structurée et qui est bien organisée. Cela peut aussi être pratique lors d’un audit ou d’une enquête afin de comprendre comment l’entreprise s’organise et qu’elle est la tâche de chacun.

Un outil pour l’analyse de l’entreprise

Effectivement, si l’entreprise connait des difficultés, l’organigramme peut être un outil qui permet d’analyser la situation et de comprendre certaines difficultés. La vue d’ensemble que cela offre et le fonctionnement mis en évidence peuvent être exploités pour trouver des failles. C’est grâce à l’organigramme qu’on peut se rendre compte qu’un poste est en trop ou au contraire qu’il manque une fonction importante dans l’un des départements. En cela, l’organigramme est une ressource précieuse pour les dirigeants et les ressources humaines.

Les différents schémas d’organigramme

Comme mentionné plus haut, il existe plusieurs types d’organigramme.

• La pyramide : c’est l’organigramme le plus répandu, il se lit de haut en bas et démontre facilement le fonctionnement hiérarchique de l’entreprise. On peut rapidement lier les différents services et fonctions entre elles et comprendre les responsabilités de chacun.
• Le circulaire : cette structure s’adapte aux entreprises avec un fonctionnement collaboratif. On articule les différents postes dans un cercle, autour d’un noyau central.
• Le trèfle : relativement proche de l’organigramme circulaire, ici on crée plusieurs noyaux centraux autour desquels les membres de l’entreprise vont graviter. Cela peut être des différents pôles ou fonctions.
• L’arbre : cette structure reprend le même mécanisme que la pyramide, mais en se lisant de gauche à droite. Le tronc représentant alors la ligne la plus haute de la hiérarchie et les branches les différentes fonctions qui y sont liées.

Les outils pour créer son organigramme

Pour créer son schéma, il n’y a pas de règles précises, comme on l’a vu, il existe plusieurs modèles viables avec leurs particularités. On peut réaliser simplement un organigramme à la main, ou alors utiliser des outils numériques. On peut en faire rapidement via des outils classiques de bureautique, ou passer par un logiciel spécialisé qui peut prendre en compte toutes les informations à l’avance et ensuite choisir le modèle qui nous convient le mieux.