Indemnités kilométriques : présentation et calcul

Pour soutenir les salariés, l’Administration a met en place un système fiscal qui permet à ceux-ci de jouir de différents types de réductions fiscales et de bénéficier de différents types d’indemnités, telles que les indemnités kilométriques. L’indemnité kilométrique est un remboursement des frais de déplacement du salarié dans le cadre d’une activité professionnelle qui a conduit le salarié à utiliser un véhicule personnel. Les indemnités kilométriques visent notamment à alléger les dépenses des salariés dans la catégorie des gros rouleurs. Cependant, il existe certaines conditions pour pouvoir bénéficier de ces indemnités kilométriques. Nous vous présentons ce qu’est l’indemnité kilométrique, ainsi que la méthode de calcul de l’indemnité.

L’indemnité kilométrique, c’est quoi ?

De manière simple, l’indemnité kilométrique ou aussi connue comme étant le frais kilométrique s’assimile à un remboursement mis en œuvre par l’État en vue de faciliter la vie des contribuables et d’augmenter dans ce sens leur capacité de consommation. Le remboursement se fait au titre des déplacements effectués par un salarié à titre professionnel, c’est-à-dire au nom de son entreprise pour réaliser des démarches commerciales auprès des clients ou des prospects, rencontrer des fournisseurs, mais au moyen de son véhicule personnel. L’indemnité kilométrique peut également comprendre les frais avancés par le salarié en termes d’entretien, de frais d’usure, etc.

Il s’agit en quelque sorte d’un remboursement fait par l’entreprise dans laquelle le salarié travaille. En plus de l’obligation fiscale liée à l’indemnité kilométrique, l’entreprise se pose comme étant une entité débitrice des salariés ayant utilisé leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels. En d’autres termes, il est question pour l’entreprise d’effectuer le remboursement des frais occasionnés par l’utilisation de moyen de transport personnel dans le cadre du travail d’un de ses salariés.

Dans le milieu du travail, le versement et l’acquisition des indemnités kilométriques ne se rapportent pas à un statut spécifique d’une entreprise. Le paiement des indemnités kilométriques se présente comme étant de la responsabilité de l’entreprise. De plus, chacun des salariés de l’entreprise est susceptible d’être éligible à ce remboursement, étant un acteur pour le développement des activités de l’entreprise. Cependant, il existe quelques conditions et critères à prendre en considération.

Le remboursement des frais de déplacement dans le cadre du travail est à la fois profitable pour les salariés que pour l’entreprise. En effet, par rapport à la question fiscale, le remboursement effectué dans le cadre des indemnités kilométriques est exonéré de cotisation fiscale. C’est-à-dire qu’une déduction des montants de remboursement par rapport à la base imposable de l’entreprise est faite. Cependant, cette exonération n’est permise que selon le barème kilométrique.

Qui sont les salariés éligibles au paiement des indemnités kilométriques ?

Il a été vu plus haut que tous les salariés d’une entreprise peuvent avoir droit au remboursement de leurs frais de déplacement. Néanmoins, il existe quelques conditions à remplir. Ainsi, de manière plus concrète, les salariés doivent :

• Avoir effectué un déplacement professionnel avec un véhicule personnel, qu’il s’agisse d’une voiture, d’une moto ou d’une bicyclette ;
• Avoir opté pour le régime des frais réels déductibles ;
• Être le propriétaire du véhicule personnel, c’est-à-dire que le salarié doit être le titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule ;
• Avoir comme lieu de départ pour leurs déplacements professionnels les lieux du travail, c’est-à-dire que la distance du déplacement d’un salarié est décomptée à son départ des lieux de son travail ;
• Être en capacité de présenter les pièces justificatives relatives aux dits déplacements : objet de la mission, distance totale parcourue dans le cadre du travail professionnel, l’itinéraire…

Ce n’est qu’une fois ces conditions remplies que l’entreprise peut effectuer le remboursement des frais de déplacement des salariés.

Comment procéder au calcul de son remboursement kilométrique ?

Le calcul du montant de remboursement qu’un salarié doit percevoir venant de son entreprise dans le cadre de ses déplacements à titre professionnel au moyen de son véhicule personnel se fait sur la base du barème kilométrique.

Le barème kilométrique est défini par l’administration fiscale, et change chaque année. Cependant, le barème est resté inchangé depuis 2014. Le calcul de son indemnité kilométrique dépend de différents facteurs, notamment de la distance effectuée dans le cadre du travail, de la puissance fiscale du véhicule personnel du salarié, et du type du véhicule du salarié. De ce fait, le barème relatif aux indemnités kilométriques pour les voitures n’est pas le même que le barème établi pour le remboursement des déplacements effectués en moto ou bien effectués à vélo.

Ainsi, une distance dite non excessive par rapport au barème kilométrique ne fait pas l’objet d’un remboursement.

Quels sont les moyens de déduction des indemnités kilométriques ?

Pour le salarié, la déduction des indemnités kilométriques peut se faire selon trois schémas différents :

• Faire le calcul des frais réels, en se basant sur le barème kilométrique ;
• Passer directement à la déduction des dépenses réelles dans le cadre des déplacements en véhicule personnel. Les pièces justificatives aux différentes dépenses doivent être soumises à l’entreprise ;
• Effectuer une déduction à hauteur de 10 % par rapport au revenu imposable.

Pour les deux premiers cas, l’administration fiscale plafonne le remboursement par rapport au barème kilométrique.

Quels sont les frais de déplacements éligibles aux indemnités kilométriques ?

Toutes les dépenses liées aux déplacements des salariés ne s’inscrivent pas automatiquement dans les dépenses remboursables aux indemnités kilométriques. En effet, l’indemnité kilométrique permet de prendre en charge :

• Les dépenses en carburant du véhicule personnel du salarié ;
• Les coûts d’usure du véhicule ;
• Les dépenses d’entretien du véhicule ;
• Les dépenses en pneumatique ;
• Mais aussi la prime d’assurance.

Au-delà de ces dépenses, l’entreprise du salarié ne peut entamer le processus de remboursement. Par exemple, les frais de parking, les dépenses de péage et de stationnement ne sont pas pris en compte par l’indemnité kilométrique. Ces dépenses peuvent toutefois faire l’objet d’un autre remboursement au niveau de l’entreprise.