Réparation à domicile : comment faire un suivi de vos interventions ?

Les professionnels qui réalisent des prestations de services à domicile comme la réparation ou le dépannage, par exemple, peuvent être confrontés à un problème de traçabilité. Pour effectuer un meilleur suivi et améliorer la gestion des travaux de réparation, il peut utiliser un certain nombre d’outils et de méthodes.

Utiliser un carnet autocopiant

En matière d’archivage et de comptabilité, le carnet autocopiant est un outil connu pour son efficacité. C’est un classique qui est disponible dans différents.

Le carnet autocopiant permet de prendre des notes sur plusieurs feuilles, et en même temps (en une seule fois). Cela permet d’économiser du temps, car le prestataire bénéficie de plusieurs copies en n’écrivant qu’une seule fois.

Le carnet autocopiant peut aussi être utilisé lors de l’établissement de la facture client suite à des travaux de réparation ou de dépannage (une copie pour le client et une copie pour le bilan).

Il faut savoir qu’il est possible de créer des carnets autocopiants personnalisés, selon les préférences du prestataire (l’en-tête, le format, la numérotation, le nombre de couleurs, le nombre de carnets, etc.). Il existe des professionnels de la papeterie et de l’impression qui peuvent valider la commande et établir le carnet.

Utiliser un registre papier

L’utilisation d’un registre papier permet à un professionnel de suivre une intervention lors d’une réparation ou d’un dépannage à domicile. Ce registre est une alternative au carnet autocopiant. Il suffit de procéder au remplissage d’un cahier une fois qu’une réparation à domicile est effectuée.

Pour un registre papier, il ne faut qu’un stylo et un cahier. Ces outils permettent de procéder à la rédaction de notes. Une fois la réparation ou le dépannage effectués, il faut que le prestataire de service établisse une facture au client.

Le registre permet donc au professionnel de renseigner des informations utiles pour l’établissement de la facture (les dates, les interventions réalisées, etc.). Le registre permet aussi de procéder à un regroupement périodique (trimestre, semestre, année, etc.).

Utiliser un document Excel

L’utilisation du logiciel Microsoft Excel est également une bonne alternative pour les prestataires qui souhaite utiliser des logiciels de traitements de texte. Ce logiciel comporte plusieurs options comme des feuilles de calculs et la possibilité de réaliser des tableaux.

Le logiciel Microsoft Excel permet de traiter et stocker des données plus facilement, et de manière automatique. Pour cela, il suffit de saisir les bonnes formules.

Ce logiciel permet de suivre les interventions effectuées, et de faire un regroupement périodique. En plus de cela, le document peut facilement être imprimé, ou envoyé par email au client.

Utiliser un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation permet au prestataire de service d’établir plus facilement et plus rapidement une facture. On peut en trouver sur internet, disposant de différentes fonctionnalités.

Ces logiciels en ligne peuvent fournir des modèles de factures, et des options permettant de personnaliser la facture. Certains de ces logiciels permettent de faire un suivi commercial. Ils sont faciles à utiliser et présentent des fonctionnalités assez complètes.

Ces logiciels permettent également de faire un suivi client, ainsi que la gestion de la facturation.

Obligations d’information avant l’intervention

D’après les articles du Code de la consommation (art L.112-1 et L.112-3), il existe des informations que le prestataire doit informer au client avant la conclusion d’un contrat de prestation à domicile.

Les informations obligatoires à communiquer sont :

• Le taux horaire TTC (toutes taxes comprises) de main-d’œuvre ou le prix TTC des prestations forfaitaires qui sont proposées ;
• Le temps estimé pour le travail ;
• Les frais divers (déplacement, etc.)
• Le coût d’établissement du devis (si payant)
• Toute autre condition de rémunération

Réparation à domicile : obligations sur le devis

Lorsque le coût de l’intervention est supérieur à 150 euros, l’établissement d’un devis devient obligatoire, sauf en cas d’intervention d’urgence absolue, c’est-à-dire lorsque l’intervention est réalisée pour éliminer un danger auquel les clients sont soumis.

Lorsqu’on établit un devis, il faut toujours le faire en deux exemplaires. Il doit également contenir l’indication « devis reçu avant l’exécution des travaux ». Il doit comprendre une date, ainsi que les signatures des deux parties. Il doit également comprendre le nom du prestataire et du client, les coordonnées des deux parties, un décompte des prestations effectuées et un descriptif, ainsi que le prix total (frais inclus), la durée de validité du devis, la mention devis payante ou non payante, et le numéro de référence de la garantie décennale.

Il faut savoir qu’il est toujours possible de faire la demande d’un devis, même si les travaux sont inférieurs à 150 euros.

Si le montant de la prestation dépasse 25 euros, il faut que le dépanneur remette une note qui précise les prestations qui sont effectuées sur une date déterminée, et leur tarif respectif.

La garantie de bonne fin de travaux

Un prestataire de service doit proposer une garantie de bonne fin de travaux à ses clients suite à une réparation à domicile.

Si un problème persiste après une intervention, la garantie permettra une deuxième intervention gratuite. C’est souvent les prestataires qui ont une plateforme sur internet qui proposent un suivi de travaux, et qui proposent un contrat qui assure un service après-vente.

En général, ces règlements se font à l’amiable, car la garantie de bonne fin de travaux est une bonne pratique commerciale.

Si le prestataire ne veut pas passer un accord à l’amiable, le client peut lui envoyer une mise en demeure suivie d’un accusé de réception. Si le prestataire ne répond pas, le client peut faire appel au tribunal d’instance ou à un juge de proximité.

Solutions en cas de facture abusive

Si le client constate que la facture suite à une intervention semble être abusive par rapport au matériel utilisé, au temps passé, ou que les travaux effectués ne correspondent pas à la demande, le client peut refuser de payer sur-le-champ (autorisé par l’INC ou Institut National de la Consommation). Il est aussi possible de contacter la DDPP (Direction Départementale de la Protection des Populations), ou la DDCSPP (Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations), ou le numéro 3939 (numéro du service de renseignement administratif) pour contester la facture.

Il est également possible d’entamer une procédure auprès du tribunal civil au cas où le prestataire ne voudrait pas procéder à un accord à l’amiable. Il faut savoir que l’établissement d’une facture abusive n’est pas une infraction pénale.