Travail à domicile, comment faire pour que cette option fonctionne pour votre entreprise ?

La technologie est en train de changer radicalement la façon dont le travail se fait à l’échelle du pays. Bien que certains emplois exigent toujours que les employés se trouvent dans un lieu de travail physique, bon nombre d’entre eux ne le font plus. Il y a amplement de preuves que les modalités de travail à domicile sont favorables aux employés.

Selon une étude de neuf mois menée par les chercheurs, laisser les employés travailler à domicile leur procurait plus de satisfaction, ce qui leur permettait d’être plus efficace dans leur travail et les rendait moins susceptibles que leurs collègues en local à abandonner leur poste. Bien que cela soit certainement bon pour l’employé mais aussi pour l’entreprise, il reste cependant un certain nombre de points à considérer avant de s’engager dans cette voie.

Voici cinq considérations et cinq façons de faire du travail à domicile une option qui convient à la fois à votre personnel et à votre entreprise.

Evaluez les exigences du poste et les exigences en matière de sécurité des données

Peu importe la maturité et les capacités de l’employé, il y aura certains postes qui devront être maintenus en local. En fait, certaines industries ont des mandats étatiques et gouvernementaux, qui exigent des protocoles très spécifiques pour les travailleurs à distance, ou ne permettent tout simplement pas ce type de travail. Ces industries sont généralement celles qui exigent des employés qu’ils traitent les renseignements personnels confidentiels d’autres personnes, comme les dossiers bancaires, financiers ou médicaux.

Bien que ce ne soit pas toujours le cas, c’est certainement un facteur à considérer. Toutefois, tous les postes au sein de ces types d’organisations ne sont pas tenus de traiter des informations de nature délicate et pourraient donc convenir à des arrangements de travail à domicile, malgré la nature de l’entreprise dans son ensemble. La clé est de connaître les lois de votre industrie et les exigences en matière de sécurité des dossiers, ainsi que d’avoir un plan de sécurité pour les données et les dossiers.

Il est important que les entreprises fournissent à leurs employés à distance tout l’équipement et les logiciels de cryptage des données nécessaires pour assurer la cybersécurité.

Les exigences fiscales des postes à distance si elles sont exécutées à l’extérieur des limites locales ou nationales de votre entreprise sont un autre facteur à prendre en considération. L’association des entreprises françaises suggère de vérifier auprès de votre comptable ou de votre avocat spécialisé en droit du travail quelles règles régissent votre embauche, les questions de sécurité et de santé au travail, le salaire minimum et d’autres considérations si vos employés à distance travaillent en dehors de votre zone d’activité physique locale.

Evaluez le type d’entente

Tous les régimes de travail à distance ne sont pas créés de la même façon. Les trois régimes de travail non traditionnels les plus courants sont les horaires flexibles, les endroits variables et les horaires de travail alternatifs.

L’horaire flexible

Les horaires flexibles sont ceux qui offrent la possibilité d’échelonner le début et la fin de la journée de travail pour les employés dont l’horaire de base prévoit que tous les travaux doivent se dérouler au bureau. Par exemple, vous pourriez autoriser les employés à choisir un horaire de travail de 6 h à 15 h, de 7 h à 16 h ou de 8 h à 17 h, mais exiger que tous les employés soient en fonction pendant les heures normales, de 8 h à 15 h, quel que soit le quart choisi. Il s’agit d’une excellente façon d’offrir un certain degré de souplesse dans l’établissement de l’horaire afin que les employés puissent choisir le quart de travail qui correspond le mieux à leur horaire personnel et à leurs déplacements.

L’endroit variable

L’endroit variable implique soit un aménagement complet du lieu de travail à domicile, soit la possibilité de désigner un espace de bureau dans une succursale du siège social qui convient mieux au domicile de l’employé. Permettre à un employé de travailler à partir d’une succursale ou d’un bureau extérieur situé le plus près de son domicile, plutôt que directement lié à son employeur, peut être une option agréable pour les deux parties.

Les horaires de travail alternatifs

Les horaires de travail alternatifs sont un autre compromis possible pour l’employé qui travaille à domicile, qui fait correspondre une semaine de travail normale à des heures non normales, par exemple quatre journées de dix heures par rapport à cinq journées de huit heures.

Assurez-vous que les horaires de travail alternatifs sont légaux pour votre état avant d’adopter un tel arrangement, car certaines lois du travail exigent que les employés rémunérés à l’heure soient payés en heures supplémentaires sur une base journalière plutôt que sur une base hebdomadaire. Dans certains cas, il se peut que vous trouviez qu’une combinaison de ces arrangements convienne mieux aux besoins individuels de votre entreprise ou de vos employés.

Evaluez l’employé

Ce ne sont pas tous les employés qui sont prêts à assumer la responsabilité des journées autogérées en tant qu’employés à distance. Vous devrez établir un critère pour lequel les évaluations de performance et les points de repère justifient l’option du travail à domicile.

Ces critères devraient toujours être clairement présentés à tous les employés et évalués en fonction de leur rendement. Les employés à distance et au bureau doivent tous deux comprendre exactement pourquoi ils ont ou n’ont pas obtenu les privilèges de travailler à distance.

En outre, ils devraient également comprendre que les arrangements de travail à domicile sont des avantages sociaux fondés sur le rendement et non des garanties. Les employeurs devraient notamment exiger que les employés à distance soient à l’aise et capables d’utiliser toute technologie requise pour un accès au travail à distance en toute sécurité, qu’ils soient tenus d’avoir un espace de bureau à domicile défini et que les travailleurs à distance avec enfants comprennent et conviennent que le travail à distance ne remplace pas la garde d’enfants.

En d’autres termes, vous devez expliquer clairement à vos employés qu’ils doivent se concentrer exclusivement sur leur travail, même lorsqu’ils travaillent à domicile.

Officialisez l’accord

Comme pour toute entente entre un employeur et ses employés, vous devriez officialiser les modalités d’un travail à domicile ou de tout régime de travail non traditionnel. Les éléments à prendre en compte dans l’accord sont les suivants :

• les heures requises et fixées de l’accord ;
• les attentes en matière de conduite et de travail ;
• tout le temps de travail requis au bureau (par exemple les réunions mensuelles ou trimestrielles obligatoires du personnel).

Plus l’entente est détaillée à l’avance, mieux c’est, car elle réduit les risques de mauvaise communication ou d’ambiguïté. Les accords doivent inclure des périodes d’examen, des heures de disponibilité obligatoires et toute autre condition pouvant entraîner la résiliation de l’accord.

• L’arrangement sera-t-il à titre d’essai ?
• Quelles actions ou inactions spécifiques justifieraient la résiliation de l’entente de travail à domicile ?
• Quelles sont les attentes en matière de sécurité ?

Evaluez la performance

Monster indique que les entreprises qui encouragent et soutiennent un protocole de travail à domicile économisent en fait de l’argent à long terme, ce qui est un avantage certain pour l’employeur, mais comment mesurez-vous l’efficacité à long terme des accords de travail à distance?

Les employeurs de travailleurs à distance doivent regarder au-delà des performances basées uniquement sur des mesures et prendre en compte d’autres facteurs tels que l’engagement et la participation des employés à distance, en plus de développer des évaluations de performance qui sont égales pour les employés en entreprise et à distance. En décrivant à l’avance les mesures et les normes de rendement, vous assurerez un meilleur succès dans les situations de travail à distance.

En fin de compte, c’est à vous et à votre entreprise de décider si vous autorisez les travailleurs à distance ou les modalités de travail non traditionnelles. Cependant, la recherche continue de prouver qu’avec la variété d’options disponibles, il existe de solides arguments en faveur d’un horaire et d’un environnement de travail flexibles qui profitent à l’entreprise et aux employés individuels.