Métiers et formations

Assistant de direction : formation et débouchés

Par Marc , le 23 juillet 2021 — 8 minutes de lecture
Assistant de direction

Un assistant ou une assistante de direction est la personne la plus proche des cadres dirigeants (manager, etc.) d’une entreprise. La présence d’un assistant de direction est devenue aujourd’hui incontournable pour le bon déroulement des activités d’une entreprise. Pour ceux qui souhaitent exercer cet emploi, sachez que vous devez suivre une formation bien structurée pour devenir assistant de direction. Voici un guide qui vous expose tout ce que vous devez savoir sur ce métier.

Le métier d’assistant(e) : l’essentiel à savoir

Encore appelé secrétaire de direction ou assistant de manager, l’assistant de direction est le collaborateur direct d’un dirigeant d’entreprise ou d’un manager. Rappelons que le secrétariat est aussi indispensable que la comptabilité au sein d’une entreprise. Le rôle de l’assistant de direction est donc d’optimiser le management au sein de l’entreprise dans laquelle il travaille. Le secrétaire de direction s’occupe donc de :

  • la gestion de planning ;
  • la communication ;
  • l’organisation de déplacements ;
  • la préparation de réunions.

Il est important de souligner que le métier d’assistant de direction est à grande majorité assurée par la gent féminine. Ainsi, on parle très souvent d’assistante de direction. En dehors des points énumérés, une assistante de direction a également pour mission de coordonner quelques fois une équipe. Elle a pour devoir de transmettre fidèlement l’information qu’elle reçoit. Elle assure également le bon suivi des dossiers comme les contrats de maintenance, le suivi de la relance client et la gestion administrative de l’entreprise.

Quelle formation pour devenir assistant de direction ?

Il existe plusieurs types de formations d’assistant de direction visant à faciliter l’insertion professionnelle, notamment dans le monde du management.

Les objectifs de la formation

La formation pour devenir assistant(e) de direction prépare les postulants à ce travail à une mission importante au sein d’une entreprise. En effet, le secrétaire de direction dans une entreprise a une grande responsabilité. Par conséquent, pour bien exercer le métier d’assistant de direction, il est indispensable de suivre une formation. Cette formation permet aux postulants de :

  • cerner les enjeux et les contraintes de son dirigeant ou de son entreprise ;
  • mettre en exergue les attentes et les exigences du secrétaire et du manager ;
  • acquérir des techniques et méthodes pour assurer une bonne gestion et un travail harmonieux au sein de l’entreprise ;
  • acquérir des aptitudes en comptabilité et en gestion de ressources humaines.

Les diplômes nécessaires pour devenir assistant de direction

Il existe trois principaux diplômes de niveau Bac + 2 qui permettent d’exercer le métier d’assistant de direction. Pour commencer, nous avons le BTS Assistant de Manager (AM). Il s’obtient en deux ans de parcours par formation continue ou par alternance. Durant le parcours lié à l’obtention du diplôme de BTS, les aspirants au métier de secrétaire de direction reçoivent un enseignement bien précis. Ce dernier est diversifié et porte notamment sur le droit, la culture générale, l’économie, la communication, les langues vivantes, la gestion comptable, la gestion d’administration, etc.

Le deuxième diplôme donnant accès au métier d’assistant de direction est le BTS Gestion de la PME (ex BTS Assistant de Gestion PME-PMI). Ce diplôme permet de se former aux diverses tâches administratives et financières d’une entreprise. Il favorise alors l’acquisition de plusieurs compétences en matière de management d’entreprise. Pour finir, le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), est aussi un diplôme permettant l’exercice du métier d’assistant de direction. Le DUT se prépare deux années après le Bac.

La formation pour l’obtention du DUT se compose de trois principales options :

  • finances et comptabilité ;
  • ressources humaines ;
  • petites et moyennes entreprises.

La préparation de ce diplôme peut s’effectuer par alternance ou en formation continue suivie d’un stage d’environ 10 semaines. Concernant les salariés déjà en activité ou en reconversion, plusieurs centres offrent des formations au titre professionnel « Assistant de Direction ». Il s’agit là d’une certification reconnue par le RNCP. La formation des salariés s’étend sur quelques centaines d’heures. Elle peut être accompagnée de stages en entreprise ou se réaliser en alternance.

Généralement, le programme de formation s’intéresse particulièrement aux aspects tels que : le secrétariat, la communication, la langue… En prenant part à des formations rapides, les assistants de direction déjà en activité ont la possibilité de renforcer leurs savoir-faire en comptabilité, communication, informatique, management, etc. Pour être éligible au métier de secrétaire de direction, il est donc indispensable de disposer de l’un de ces diplômes.

Toutefois, il est également possible d’exercer le métier d’assistant de direction avec une Licence professionnelle Management des Organisations ou Administration Economique et Sociale. Une licence en Droit, Ressources Humaines ou dans une Langue vivante peut également favoriser l’accès au métier d’assistant de direction. Il est important de préciser que seule la formation ne permet pas d’aboutir au métier d’assistante de direction.

En effet, la plupart des femmes qui occupent ce poste ont d’abord démarré par une première expérience de secrétariat. Cela permet de maîtriser les différentes exigences du métier et de comprendre le fonctionnement d’une entreprise et les besoins d’une direction.

Quelles sont les compétences requises pour devenir assistant de direction ?

Comme mentionné plus haut, le poste d’assistant de direction est généralement occupé par des femmes. Pour bien exécuter son travail, une assistante de direction doit disposer de certaines compétences indispensables.

Savoir communiquer

La communication est au cœur du fonctionnement de toute entreprise. L’assistance de direction doit alors être une bonne communicante. Elle doit posséder des qualités d’expression et de compréhension. L’assistante de manager doit pour écrire et exprimer aisément. Cette qualité lui permet d’assurer sa mission qui consiste à transmettre des informations.

Savoir écouter

L’écoute est une autre qualité qui doit être intrinsèquement liée à l’assistante de direction. En effet, cette dernière doit être l’écoute de ses destinataires. Elle doit avoir la capacité de comprendre les informations, les besoins ainsi que les attentes de ses interlocuteurs. Grâce à la capacité d’écoute, une assistante de direction à la possibilité d’anticiper les attentes et les demandes de son dirigeant.

 Savoir s’organiser

L’organisation fait également partie des compétences que l’assistante de direction doit développer. En tant que bras droit du manager, la secrétaire de direction a pour mission d’alléger les tâches administratives et les affaires courantes au sein de l’entreprise. La gestion d’une entreprise implique de nombreux éléments. Pour ne pas être débordée, l’assistance de direction devra s’organiser convenablement et disposer d’un emploi du temps bien déterminé.

Savoir s’adapter

La capacité d’adaptation est une qualité indispensable à l’exercice du métier d’assistante de direction. Cette qualité permet à la secrétaire de direction de s’adapter rapidement dans une nouvelle entreprise ou non. Ce qui fait la force de l’assistante de manager est sa capacité d’adaptation à plusieurs circonstances et à chaque type d’interlocuteurs (directeur des ressources humaines, salariés, dirigeant…).

Être polyvalent et avoir la maîtrise parfaite des outils informatiques

Une bonne assistante de direction doit être polyvalente. Elle doit donc disposer de plusieurs compétences dans différents domaines. La secrétaire de direction doit manier à la perfection les outils bureautiques. Le secteur de l’entrepreneuriat étant de plus en plus digitalisé, elle doit également disposer de véritables compétences en informatique.

Les débouchés de la formation d’assistant de direction

La formation d’assistant de direction donne accès à plusieurs autres métiers. En effet, cette formation n’est pas uniquement réservée aux personnes qui souhaitent devenir secrétaire de direction au sein d’une entreprise. Ainsi, en suivant cette formation, il est possible de d’exercer les métiers suivants :

  • secrétaire technique ;
  • secrétaire facturier ;
  • secrétaire comptable ;
  • assistant de direction bilingue ;
  • office manager ;
  • secrétaire commercial ;
  • secrétaire médical ;
  • secrétaire de syndic immobilier ;
  • secrétaire général de la rédaction ;
  • assistant de gestion d’entreprise.

Suite au suivi de la formation, les participants ont alors le choix entre plusieurs offres d’emploi. En somme, le métier d’assistante de direction est un métier assez passionnant lorsqu’on dispose de toutes les compétences requises.

Marc

Marc est un nomade digital qui vit de la monétisation de ses sites internet, notamment via l'affiliation et le dropshipping. Il vient régulièrement proposer des contenus toujours aussi pertinents aux lecteurs de 7-Dragons.