Arkevia : un coffre-fort numérique dédié aux salariés

Pour un employeur comme pour un employé, le stockage de certains documents est nécessaire, pour notamment se protéger en cas de litige. Mais il arrive également que l’administration demande la présentation de quelques documents, tels que les bulletins de paie des salariés, lors de certaines procédures. Avec les méthodes traditionnelles, où il faut se munir de cartons et d’étagère, il n’est pas toujours évident de stocker les documents importants de son entreprise. Pour conserver efficacement les données liées à son entreprise, il est possible d’opter pour des coffres-forts numériques comme Arkevia.

Arkevia : un coffre-fort numérique pour les employés et leur employeur

Avec les enjeux qui tournent autour de la confidentialité des données et des documents, le coffre-fort Arkevia se présente comme étant une solution aux préoccupations des salariés et des employeurs. En effet, Arkevia est un coffre-fort numérique, qui vise spécifiquement à alléger le stockage et le transport des documents administratifs des salariés.

Ce coffre-fort numérique ou électronique est un espace virtuel, dédié uniquement au stockage de documents personnels ou officiels. Le personnel de l’entreprise peut recourir à cet espace numérique pour y conserver entre autres :

• Leurs bulletins de paie ;
• Les documents provenant du service des ressources humaines de leur entreprise ;
• Leurs pièces d’identité ;
• Leurs diplômes ;
• Leurs factures.

Cependant, Arkevia n’est pas uniquement un outil de stockage pour le personnel d’une entreprise, l’employeur peut également y déposer différents documents administratifs et les documents relatifs à la gestion de son personnel.

L’objectif d’Arkevia est de favoriser la dématérialisation des documents administratifs des salariés, pour ensuite favoriser l’envoi électronique et sécurisé de chaque donnée et de chaque document.  Comme tout outil de travail numérique, Arkevia cherche à répondre au besoin de sécurité et de stockage des salariés.

Les avantages que propose cet espace de stockage et d’archivage de documents sont nombreux. À cela, nous pouvons citer :

• L’accès instantané à tous les documents et à n’importe quelle heure ;
• Une meilleure sécurisation et protection de ses données et de ses documents personnels ;
• La possibilité d’utiliser l’espace de stockage allant jusqu’à 50 ans ;
• La dématérialisation de tous les documents.

Étant un espace d’archivage et de stockage de documents et de données sécurisé et fiable, le personnel d’une entreprise peut faire appel à ce coffre électronique pour mettre en stockage les bulletins de paie, les factures ou encore d’autres types de documents administratifs.

Arkevia : comment ce coffre-fort fonctionne-t-il ?

Comme vu précédemment, Arkevia est un outil de stockage de documents à la fois accessible pour les salariés d’une entreprise, mais aussi pour l’employeur de l’entreprise lui-même. À cet effet, le fonctionnement d’Arkevia diffère selon l’utilisateur. Deux grands types de modes de fonctionnement sont alors à considérer.

L’utilisation d’Arkevia par les salariés

Arkevia est un espace de stockage de documents, mais en plus de cela, il favorise la gestion des documents à stocker par les salariés. De ce fait, à chaque fois qu’un nouveau document arrive dans l’espace personnel du salarié, un email d’alerte lui est envoyé. Cette alerte lui permet ainsi de prendre connaissance des différents documents en sa possession, et lui suggère de se connecter à son compte personnel.

En revanche, la réception des données et des documents numériques peut ne pas toujours être la solution la plus favorable pour les salariés. Ils peuvent ainsi garder les bonnes vieilles méthodes et faire une demande auprès de leur employeur. Cette requête doit cependant se faire au plus tard dans les 30 jours suivants l’intégration du salarié dans l’entreprise. Si ce délai n’est pas respecté, les salariés auront des versions électroniques et numériques de chaque document : bulletins de paie, ou autres.

L’utilisation d’Arkevia pour les employeurs

Au niveau des employeurs, Arkevia est un excellent outil de partage de données, en plus d’être un outil de stockage. L’employeur d’une entreprise peut passer par Arkevia pour partager des documents avec ses salariés. Un des atouts de ce coffre-fort est que c’est un espace sécurisé et fiable. Tous les documents stockés à son niveau restent ainsi accessibles aux salariés qu’à l’employeur.

L’avantage du coffre-fort Arkevia pour l’employeur est qu’il permet une gestion des ressources humaines plus facile et plus efficace, car il optimise le système d’archivage et les procédés relatifs au RH. Pour l’entreprise, et sa comptabilité, avoir recours à Arkevia permet de faire des économies par rapport aux coûts de distribution des rémunérations de l’entreprise. Par contre, l’employeur est en devoir d’avertir chacun de ses salariés de l’arrivée de leurs bulletins de paie en version numérique chaque mois.

Quelles sont les différentes fonctionnalités d’Arkevia ?

L’utilisation d’Arkevia, à la fois par les salariés que par l’employeur, permet à ces catégories d’utilisateurs d’avoir accès à une panoplie de fonctionnalités.

Ainsi, parmi les fonctionnalités du coffre-fort, nous pouvons citer :

• Le mode interactif et collaboratif : cela permet aux salariés de faire une demande de congé sans devoir passer par les procédures traditionnelles, et réaliser une demande numérique ;
• L’exportation des données présentes dans le coffre-fort vers différents logiciels d’exploitation. Parmi les logiciels compatibles avec Arkevia, il y a le logiciel Ciel et le logiciel Sage ;
• La mise à jour de manière journalière de tous les documents et de toutes les données. Cela assure également la sécurité et la sauvegarde des documents ;
• La comptabilité des données sociales de l’entreprise.

Arkevia propose également des outils permettant de :

• Organiser efficacement le planning des membres du personnel d’une entreprise ;
• Réaliser des évaluations de carrière ;
• Gérer les augmentations de compétences.

Les inconvénients du coffre-fort Arkevia

Si Arkevia est une excellente solution de dématérialisation, de stockage et de partage de documents, il faut savoir que son implémentation dans une entreprise peut, dans certains cas, entraîner une désorganisation. En effet, la mise en place de cet outil peut engendrer de profonds changements dans les habitudes quotidiennes des employés.

Pour éviter toute désorganisation et favoriser l’adaptation des salariés aux changements entraînés par l’implémentation du coffre-fort, il est fortement conseillé de mettre à leur disposition des guides d’utilisation et de les encourager à suivre des formations, si besoin est.

Outre les problèmes au niveau de l’organisation, Arkevia n’est pas exempt de faille en termes de sécurité. Malgré l’efficacité des systèmes de protection de données proposés par l’outil, il est donc recommandé de mettre en place des mesures adaptées pour éviter ou limiter les conséquences d’un éventuel piratage.

Comment faire pour accéder à son espace personnel Arkevia ?

La connexion à son espace personnel Arkevia est relativement simple. Lors de la première connexion au coffre-fort, voici les étapes à suivre :

• Aller à la page dédiée à la connexion ;
• Informer tous vos coordonnées et identifiants. Pour une sécurité optimale du coffre-fort, il est par contre conseillé de changer systématiquement son mot de passe et également son identifiant.

En cas de problèmes rencontrés, par exemple si la connexion à la page ne peut pas se faire, vous pouvez appeler le service client.

Le code secret pour Arkevia, comment faire ?

Le code secret est un code spécifique à chaque utilisateur du coffre-fort. Il est nécessaire de le renseigner pour pouvoir accéder à votre espace de stockage, et donc à vos données et documents. Il est créé au moment où vous créez votre compte Arkevia.

Si par contre vous le perdez ou n’arrivez plus à vous en souvenir, le code secret est disponible sur votre fiche de paie, au bas de la page. Vous pouvez également aller sur le site d’Arkevia.