Comment automatiser les relances clients ?

L’amélioration de la trésorerie dans une entreprise s’oriente toujours en premier lieu vers le poste clients et se concentre sur la question : comment être payé plus rapidement ?

Aujourd’hui, les méthodes et les outils disponibles pour optimiser le processus de recouvrement sont nombreux, et permettent même à l’entreprise d’automatiser le suivi et les relances clients, qui peuvent être une tâche assez laborieuse. Automatiser le recouvrement de ses créances, c’est réduire les retards de paiement et accélérer les rentrées de trésorerie, à travers une gestion du poste clients efficace.

Pourquoi choisir d’automatiser le recouvrement de ses créances ?

Opter pour un outil digital, comme Upflow, permet de simplifier la gestion du poste clients dans une entreprise, grâce à l’automatisation de la tâche liée aux relances clients. Automatiser le recouvrement de ses créances, c’est :

• Économiser du temps en divisant le temps passé par son équipe sur les relances clients ;
• Réduire son délai de paiement ;

L’enjeu des relances clients est d’envoyer un message persuasif aux clients au moment opportun. Pour avoir des résultats efficaces, les relances doivent être personnalisées, et la tâche nécessite de la rigueur pour respecter le timing. Si la tâche peut rapidement devenir laborieuse, suivant le nombre de ses clients, la solution la plus simple et logique est d’automatiser ses relances clients.

Automatiser le recouvrement de ses créances pour gagner du temps

Le service comptable est l’équipe qui se charge du recouvrement des créances au sein d’une entreprise. En moyenne, une équipe comptable arrive à relancer 20 % des clients qui n’ont pas payé leurs factures. Les 80 % restants ne sont pas gérés efficacement, car le service comptable doit assurer d’autres tâches. Dans le cadre du recouvrement, ils ne parviennent pas à relancer correctement et efficacement les clients pour accélérer le paiement des factures.

Automatiser le processus de relance clients permet donc à une entreprise d’alléger la tâche de son équipe.

Automatiser le recouvrement de ses créances pour gagner en fiabilité

L’autre raison d’automatiser la relance de ses clients est que cela permet à une entreprise de gagner en fiabilité. En effet, entre le volume de tâches à la charge de son équipe de relance, le nombre de ses clients, la particularité de ses clients, le nombre volumineux des échanges d’emails, les litiges éventuels, etc. le risque de faire des erreurs dans le processus de recouvrement des créances est élevé.

Automatiser les relances clients, réduire le risque d’erreur et gagner en fiabilité, permettent à l’entreprise d’entretenir son image de marque.

Automatiser le recouvrement de ses créances pour réduire son délai de paiement

Maintenant que vous comprenez qu’automatiser les relances clients permet à une entreprise d’optimiser le processus de recouvrement des créances, il est tout à fait logique de conclure que cela permet de réduire le délai de paiement des factures clients. En effet, la tâche est optimisée de façon à ce que les clients soldent leurs factures dans les délais accordés.

Mais automatiser les relances clients permet d’instaurer une procédure systématique de relance, qui habitue les clients aux relances. Ainsi, un cercle vertueux se met en place : lorsque les clients sont habitués à être relancés, ils prennent l’habitude de vous payer en priorité.

Comment automatiser les relances clients de son entreprise ?

Une fois que la date d’échéance d’une facture est passée, votre client, qu’il soit une petite ou une grande entreprise, est considéré comme en retard de paiement. Vous devez donc le relancer, à travers une lettre de relance ou un courriel de rappel. Pour cela, vous devez disposer des coordonnées nécessaires. Après cette première étape, vous pouvez envoyer une deuxième relance si le paiement n’est pas encore effectué. À ce stade, si le client n’a toujours pas procédé au paiement de la facture, vous pouvez envoyer une mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si vous voulez automatiser les relances clients de votre entreprise, vous devez utiliser un système de gestion informatisé, comme Upflow. Pour que le système soit efficace et remplisse correctement la tâche, il est nécessaire de renseigner tous les éléments et les informations indispensables à l’outil de gestion pour qu’il puisse classer automatiquement les factures clients en retard de paiement. Ce classement lui permettra d’envoyer aux clients concernés et au moment opportun une lettre de relance.

Certains outils de relances clients permettent d’éditer des courriers prêts à être envoyés aux clients par voie postale. D’autres logiciels permettent également d’automatiser l’ajout de pénalités, en fonction des différents niveaux de relance des paiements.

Il existe de nombreux outils de gestion de relance clients automatisés, selon le budget de votre entreprise. Vous pouvez par exemple trouver des logiciels gratuits, mais ces solutions sont à paramétrer soi-même. Si vous voulez un système automatisé plus exigeant, vous devez opter pour des solutions efficaces, mais abordables, qui mettent à votre disposition des fonctionnalités plus intéressantes et plus efficaces.

Dans tous les cas, automatiser votre processus de relance client nécessite de respecter les étapes suivantes :

La prévenance

La première étape est l’envoi par courrier ou par email à votre client débiteur un récapitulatif des montants des factures impayées et leurs échéances. Vous le prévenez ainsi de ses dettes, pour que le client puisse prendre toutes les dispositions nécessaires pour le paiement de ses factures.

La relance

Si les factures ne sont pas payées à l’échéance, le client est considéré comme en retard de paiement. Ainsi, il est nécessaire de lui envoyer par courrier ou par email une lettre de relance automatique. Pour augmenter vos chances de vous faire payer sans recourir aux procédures judiciaires, plusieurs relances peuvent être indispensables. À chaque nouvelle relance, les modalités de communication évoluent : plus le retard de paiement augmente, plus le niveau de pression augmente également. Pour plus de pression, vous pouvez alterner les relances avec des appels téléphoniques.

Le remerciement

Et oui, pour entretenir une relation client saine, sur laquelle se base la stratégie marketing d’une entreprise, il est très important de remercier le client pour son paiement. Cette attention vous permet non seulement de vous démarquer auprès de votre client, mais également d’améliorer votre relation client et votre image de marque.

Sur la base de ces étapes automatisées, il est nécessaire que vous adaptiez le contenu, ainsi que les modalités et la fréquence d’envoi des relances en fonction du profil de votre client à relancer. N’oubliez pas que l’automatisation du recouvrement de vos créances clients ne signifie pas que vous n’avez plus besoin d’une équipe de recouvrement. L’objectif du dispositif, cela sera de simplifier le travail de votre équipe en automatisant certaines tâches du processus.