Catégories Services aux entreprises

Comment choisir une salle pour son séminaire d’entreprise ?


Salle de séminaire

Quels que soient le nombre de participants, les objectifs à atteindre et sa durée, un séminaire d’entreprise nécessite une excellente organisation pour qu’il puisse fournir des résultats à la hauteur de vos attentes. Pour garantir la réussite de ce type d’événement, vous devez choisir méticuleusement l’endroit où il va se dérouler. Le choix de la salle de votre séminaire d’entreprise doit s’effectuer en prenant certains critères en considération.

Le type de séminaire

Pour bien déterminer le lieu où va se dérouler votre séminaire d’entreprise, vous devez en premier lieu déterminer le type d’événement que vous prévoyez d’organiser : séminaire de travail, réunion de direction, séminaire de management, d’intégration, de formation, de commerciaux ou séminaire de motivation et de cohésion.

En définissant le type de réunion, vous pouvez avoir une idée des configurations de la salle à louer, du décor et des éventuelles activités à proposer aux participants.

Dans le cas d’un séminaire de travail, il est souvent nécessaire de louer une salle de superficie plus ou moins conséquente, dans la mesure où il peut comprendre un nombre de participants relativement élevé. Au niveau de l’ambiance, vous pouvez choisir une déco chic, surtout si vous projetez d’inviter d’autres professionnels ne travaillant pas dans votre entreprise, mais qui souhaitent apporter leur expertise dans l’avancement de vos projets.

À l’instar du séminaire de travail, la réunion d’intégration, de formation et celle de commerciaux nécessitent souvent un espace relativement conséquent. Toutefois, il n’est pas toujours indispensable d’opter pour une déco chic pour la tenue de ces événements.

Si vous prévoyez de faciliter l’adaptation de nouveaux salariés, vous pouvez choisir une ambiance décontractée afin de favoriser la détente et les échanges entre vos employés.

Contrairement aux séminaires de travail, d’intégration, de formation ou aux réunions de commerciaux, les événements destinés aux cadres (séminaires de management) et les rencontres entre les dirigeants d’entreprise (séminaires de direction) peuvent être organisés dans des salles de dimensions assez restreintes. Cependant, nous vous conseillons de bien évaluer la qualité des équipements et des services, avant de fixer votre choix sur une quelconque salle.

Concernant les séminaires de cohésion et de motivation, vous pouvez louer un espace proposant de nombreuses activités ludiques. Ce type de réunion de travail a pour objectifs de fédérer vos salariés et de renforcer l’esprit d’équipe afin d’optimiser leur productivité.

Si vous souhaitez accéder aux services d’un prestataire proposant un large choix de salles spécialement aménagées pour les séminaires d’entreprise, nous vous conseillons de consulter le site de 1001salles.com.

Le lieu du séminaire

Le lieu du séminaire d’entreprise est un critère à ne pas négliger dans le choix de la salle. De manière générale, il doit être défini en fonction de la durée de la réunion de travail.

Si vous prévoyez d’organiser un séminaire de deux jours ou plus, vous pouvez choisir une salle située dans une ville relativement éloignée de votre lieu de travail, pour favoriser la détente des participants et pour que ceux-ci puissent évoluer dans un environnement très différent de leur milieu professionnel.

Par ailleurs, si votre réunion ne dure qu’une demi-journée, il serait particulièrement désavantageux de louer une salle dans une ville éloignée de celle de votre entreprise. En effet, cela pourrait entraîner des pertes de temps non négligeables et être particulièrement fatigant pour vos convives.

Hormis la durée de l’événement, le lieu de votre séminaire doit être choisi selon les moyens de transport disponibles. En optant pour une salle de réunion basée dans une région difficilement accessible depuis votre ville, les dépenses en transport peuvent être élevées et le voyage peut être extrêmement fatigant pour vos convives.

À noter que la présence d’un parking est souvent requise, surtout si certains participants prévoient d’effectuer le trajet vers la salle de réunion avec leur voiture personnelle.

Le nombre et le profil des participants

Si le type de séminaire que vous prévoyez d’organiser vous permet d’avoir une idée sur vos besoins en espace, il vous faut déterminer avec précision le nombre de participants et leur profil pour pouvoir choisir la salle la mieux adaptée à votre événement.

En faisant le décompte des invités, vous pouvez définir avec précision les dimensions de la salle à louer. D’autre part, en étudiant le profil des participants, vous pouvez déterminer entre autres les activités à mettre en place.

Il est important de noter qu’un séminaire est organisé pour les convives, bien qu’il ait pour objectif d’accélérer le développement de votre entreprise, en améliorant la productivité de vos salariés, la synergie entre ceux-ci ou en réalisant des projets précis. Vous devez donc répondre à leurs attentes et prendre en considération leurs centres d’intérêt lors de l’organisation de votre événement.

Si vous projetez d’organiser un séminaire de cohésion et que votre structure comprend des collaborateurs issus de différentes générations (génération X, génération Y, etc.), nous vous conseillons de louer une salle ou un espace proposant des activités qui peuvent intéresser tous les membres de votre équipe. Un mauvais choix au niveau des activités peut augmenter les risques d’échec de votre réunion.

Les besoins techniques

Hormis les activités et le lieu du séminaire, vous devez prendre en compte les besoins techniques dans l’organisation de votre réunion de travail et le choix de la salle.

Si vous projetez de réaliser une formation pour améliorer les compétences de votre équipe, vous devez opter pour une salle équipée d’un vidéoprojecteur et bénéficiant d’un accès à internet.

Salle de réunion

Par ailleurs, dans le cas où vous souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un séminaire de type incentive, veillez à ce que tous les équipements nécessaires à la détente de vos invités soient présents dans l’espace que vous prévoyez de louer.

Avant de procéder à la réservation d’une salle, définissez avec précision les besoins techniques de votre réunion de travail et vérifiez si le prestataire est en mesure de vous fournir tous les équipements indispensables à la tenue, ainsi qu’à la réussite de votre événement. Sachez qu’un manque au niveau des matériels peut entraîner l’échec de votre événement d’entreprise.

L’agencement de la salle de séminaire

Bien qu’il paraisse insignifiant, l’agencement de la salle joue un rôle important dans la réussite de votre séminaire d’entreprise. Il doit être pensé pour optimiser la concentration des participants et faciliter le déroulement de votre programme.

Selon le nombre de convives, le type de réunion et son objectif, vous pouvez opter pour des tables en U, en conférence ou en épi. Les tables en épi se présentent comme la solution idéale pour un séminaire de formation.

Les tables en U ou en conférence, quant à elles, sont souvent utilisées pour les séminaires de direction ou de management. Toutefois, rien ne vous empêche d’opter pour ces types d’équipements pour fédérer efficacement vos salariés.

Outre les tables, choisissez essentiellement une salle proposant des sièges confortables et dotée d’un excellent système d’éclairage, ainsi que d’un excellent système d’aération. Tout comme l’agencement, ces différents éléments peuvent avoir des impacts non négligeables sur la concentration des participants.

Les besoins en confidentialité

Les besoins en confidentialité de votre séminaire comptent parmi les critères à ne pas négliger, surtout si vous projetez de prendre des décisions importantes, pouvant avoir des répercussions néfastes sur votre entreprise en cas de divulgation.

Dans le cas où vous estimez qu’aucune personne en dehors de votre entreprise ne doit prendre connaissance des informations échangées durant votre réunion, nous vous conseillons fortement de choisir une salle bénéficiant d’un excellent système d’isolation acoustique. Vous pouvez également opter pour un espace proposant un restaurant privatif, afin de sécuriser efficacement votre événement et de limiter significativement les risques de fuite d’informations.

En fonction des possibilités qui s’offrent à vous et du niveau de confidentialité requis pour votre réunion, vous pouvez choisir un lieu entièrement privatisable.

Le budget : un critère extrêmement important dans l’organisation d’un séminaire

Le budget est le critère qui va définir si votre projet de séminaire d’entreprise est faisable ou non. Il doit comprendre non seulement la location de la salle de réunion, mais aussi les frais de transport, les frais liés à la restauration, à l’animation et à une éventuelle retransmission de votre séminaire.

Pour information, le coût de la location d’une salle dépend de sa superficie, de son standing, du matériel mis à la disposition de vos convives et d’autres éléments tels qu’un parking privé. Dans le cas où votre entreprise dispose d’une capacité financière plus ou moins limitée, sachez qu’en effectuant des recherches sur le web, vous pouvez accéder à des salles de séminaire proposées à des tarifs relativement abordables.

Sur 1001 Salles, vous pouvez obtenir une liste particulièrement fournie de salles de séminaires à louer à Paris et dans d’autres communes de France.