Comment gérer le temps de vos employés pour une productivité maximale ?

Aujourd’hui, avec l’avènement du digital, les entreprises ont de plus en plus de facilité à gérer puis à optimiser leur productivité. Si auparavant, il fallait être constamment auprès des collaborateurs pour suivre l’exécution des tâches, il vous est désormais possible de tout gérer plus intelligemment. Grâce à de simples outils de gestion du temps de travail, vous pouvez optimiser votre production et mieux encadrer les besoins de vos collaborateurs.

Optez pour une application de gestion du temps

Pour gérer le temps de vos employés, nous vous conseillons d’opter pour la digitalisation de votre process. Il permettra aux managers et à leurs équipes d’accomplir régulièrement leurs activités journalières à travers :

• un suivi simple,
• un accès rapide au planning,
• un document de présence disponible en ligne et automatisé.

Travailler efficacement pour booster votre entreprise requiert une bonne gestion et un bon suivi du temps passé pour la réalisation de chacune des tâches reparties entre vos employés. C’est dans ce contexte que divers outils, dont la pointeuse mobile et le planning en ligne, servent à améliorer votre rendement.

Une pointeuse mobile est un logiciel de pointage mobile disposant d’une interface web et d’une application mobile pour faciliter la gestion du temps de travail de vos employés. L’interface est utilisée par le manager pour organiser le temps de travail des membres de son équipe et l’application mobile est pour les membres de son équipe.

Cet outil peut être utilisé pour vos employés itinérants, sur site ou en télétravail. Il vous permet de localiser vos employés, suivre leurs horaires en décomptant les pauses, retards et heures supplémentaires et marque automatiquement leur présence sur les fiches prévues à cet effet. Ce logiciel est très simple à utiliser, très rapide et fait gagner beaucoup de temps, car il vous évite les réunions quotidiennes de répartition de tâches.

Fixez des délais et des attentes productifs, mais raisonnables

Il est vrai que le temps ne nous appartient pas et qu’il est presque impossible de le gérer. Toutefois, il est possible de planifier vos heures de travail afin d’évaluer l’évolution de votre entreprise ainsi que sa productivité.

Nous vous suggérons donc de prévoir pour chaque tâche à exécuter un délai à observer et des résultats à obtenir. Il n’est pas aisé de fixer exactement un délai de production optimal. Cependant, avec des outils adaptés, il est non seulement plus facile de déterminer le meilleur délai pour réaliser une tâche, mais aussi d’obtenir une réalisation satisfaisante.

Cette action sera possible grâce à des outils de suivi des temps. Les managers peuvent évaluer la performance de leur équipe et les collaborateurs peuvent accroître leur temps de productivité. Les horaires et les interventions sont ainsi parfaitement répartis. De même, un suivi instantané de l’exécution des tâches est possible. Avec un outil efficace pour fixer les délais et les attentes, le collaborateur se sent beaucoup plus à l’aise.

De plus, grâce à cette méthode, le salarié ou le collaborateur peut aisément consulter la feuille de route de l’activité en cours et effectuer des améliorations utiles à tout moment. Par ailleurs, la communication n’est plus un frein au bon rendement puisque les attentes sont parfaitement et clairement définies pour tous les collaborateurs.

Encouragez les employés à prendre de petites pauses

Le corps humain est une machine complexe et, à ce titre, il peut également connaître des défaillances et s’épuiser s’il ne se recharge pas. Dans cette logique, une pause peut parfois s’avérer indispensable à une avancée cohérente du travail.

Les bienfaits d’une pause pour vos employés

Prendre une pause pendant les heures de travail est bénéfique pour la santé et le bien-être de vos travailleurs. En règle générale, 5 minutes de pause sont nécessaires pour 1 heure de travail, et 15 minutes toutes les 2 heures dans le cas des emplois classiques.

Elle permet aux employés de :

• reposer leur cerveau,
• reposer leurs yeux s’ils travaillent sur des écrans,
• marcher pour favoriser une bonne circulation sanguine.

En somme, la pause permet à votre personnel de donner le meilleur de lui-même.

Les bienfaits pour votre entreprise

Votre entreprise a besoin d’employés en parfaite santé pour assurer un bon rendement. Une pause est donc nécessaire pour éviter des accidents de travail, la prise de décisions sous l’émotion, le manque d’efficacité, le manque de rapidité.

Mettez en place des espaces adéquats pour des pauses dans votre entreprise. Une sensibilisation peut être nécessaire avant cette initiative. De plus, vous pouvez par exemple offrir à vos employés un régime nutritionnel sain, des pauses café, de bons déjeuners et dîners afin de les maintenir en forme.

Vous pouvez aussi créer des moments de cohésion en les encourageant à prendre le déjeuner ensemble deux fois par semaine. Par ailleurs, il est essentiel de donner le bon exemple en prenant une courte pause pour échanger, se restaurer ou faire d’autres activités ludiques ou sportives avec vos collaborateurs.

Mettez en place un planning en ligne

Pour la coordination des activités de votre entreprise, vous disposez certainement d’une liste de tâches à accomplir. Néanmoins, cette liste peut très vite devenir inutile lorsque vous avez plusieurs activités à mener. Ainsi, malgré les 2 à 3 heures que vous consacrez à organiser votre planning, vous perdez beaucoup de temps à le reprendre chaque fois. Profiter d’une plateforme automatisée qui gère vos emplois du temps en temps réel serait certainement un réel atout.

Toute entreprise a besoin que ses employés respectent parfaitement l’emploi du temps fixé afin d’améliorer son rendement. Pour une bonne organisation des temps de travail, et une réduction des reprises de ce plan, nous vous conseillons de mettre en place des plannings en ligne depuis l’interface web de votre logiciel de pointage mobile. Cela aura pour avantage de faciliter l’accès au planning puis de le rendre beaucoup plus transparent.

Non seulement c’est une méthode facile à prendre en main par les employés des entreprises, mais vous avez également la possibilité de définir les activités et de les classer par ordre de priorité. Chaque employé concerné est conscient que c’est un planning suivi de très près par son responsable. Quelle que soit sa position géographique, ce dernier peut travailler de manière autonome.