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Comment organiser un événement d’entreprise ?


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Pour de nombreux dirigeants d’entreprise, organiser un événement marquant peut paraître relativement ardu. Pour la réussite d’un tel événement, chacune de vos étapes de planification doit conduire à une véritable réussite. Comment faire en sorte que votre événement soit un succès et qu’il marque les esprits de vos collaborateurs et de vos invités ?

Bien définir le besoin avant d’organiser un événement d’entreprise

Il est important de définir de manière bien précise ce que vous attendez de votre événement d’entreprise. En tant qu’entrepreneurs, nous devons nous demander pourquoi nous organisons un événement particulier? Les raisons valables peuvent inclure le renforcement de la motivation de l’équipe, la génération de revenus ou l’amélioration de la relation publique. Il peut aussi être organisé pour le lancement d’une nouvelle campagne d’un nouveau produit ou d’un nouveau service. Un tel événement a pour objectif de promouvoir la marque. Vous devez donc vous demander ce que l’événement peut réellement apporter par rapport aux autres canaux marketing et stratégies d’information que possède déjà l’entreprise.

Bien définir le besoin vous permettra d’identifier facilement le public cible, plus précisément, les personnes qu’il faut inviter. Cela aide l’entreprise à déterminer la nature de l’événement qui correspond aux besoins de l’entreprise : repas, voyage, séminaire ou présentation. À partir de cette étape, vous pouvez fixer le budget à allouer à l’événement.

Choisir une animation attractive

Il n’est pas toujours facile de trouver une animation originale pour la réussite de votre événement. Adaptées à votre budget, les agences événementielles d’aujourd’hui proposent des animations événementielles clés en main. La plupart offre une animation participative qui marquera les esprits de votre public cible. Si vous faites appel à une entreprise d’animation, les organisateurs professionnels vous aideront dans la planification de vos soirées d’entreprise.

Ces professionnels en événementiel vous proposent des idées d’animations et de thèmes pour le succès de votre soirée d’entreprise. Une thématique en accord avec des animations correspondant aux objectifs de votre événement vous sera exposé. Pour cela, l’entreprise a une large panoplie de choix comme la soirée escape games, la soirée gala, la soirée réalité virtuelle ou la soirée casino.

Pour animer votre événement, l’animation casino est un excellent moment d’amusement hors du cadre professionnel. Vos collaborateurs bénéficieront d’un mélange parfait d’échanges dans un milieu inhabituel. Le professionnel en animation de soirée casino organisera une salle de jeu avec une équipe d’animateurs. Votre équipe pourra ainsi profiter d’une ambiance de soirée exceptionnelle. Chacun aura l’occasion de s’initier aux jeux de casino les plus connus comme le Black Jack, la roulette, le poker, etc. Dans tous les cas, nous vous conseillons vivement de faire appel à un professionnel pour l’organisation de ce type de soirée, afin que l’événement soit une réussite assurée !

une soirée festive bien organisée par l'entreprise

Planifier l’événement d’entreprise

De manière générale, le processus de la préparation d’événement se divise en trois catégories : l’organisation logistique, la planification marketing et l’élaboration du contenu. Chaque événement nécessitera un projet détaillé et un plan financier bien établi. Vous devez ensuite décomposer toutes les activités dictées dans le plan en échéanciers pour organiser l’événement. Les questions financières à considérer peuvent inclure le nombre de participants idéal pour atteindre le seuil de rentabilité et son influence sur votre flux de trésorerie.

Un plan d’urgence et de gestion des risques pour tous les événements doit également être mis en œuvre. Les autorités locales sont généralement en mesure de vous fournir des conseils. Cependant, si votre événement attire un grand nombre de participants, un consultant spécialisé en santé et sécurité peut être de l’argent bien dépensé. Le timing est la clé ici. Ne sous-estimez jamais la durée nécessaire pour finaliser certains éléments de votre planification. Prévoyez une marge de temps supplémentaire.

Choisir le lieu et la date pour votre événement

Pour l’emplacement idéal de votre événement, nous vous conseillons de vous adresser à des organisateurs d’événement professionnel d’entreprise. Ces derniers mettent à votre disposition non seulement la salle d’événement, mais l’offre inclut également diverses prestations. Ainsi, vous pouvez économiser au niveau du budget.

Choisissez le lieu en fonction de la nature de votre événement. Pensez à faire une réservation quelques semaines, voire quelques mois à l’avance si l’endroit est très prisé. Vérifiez aussi qu’il n’y ait pas d’autres événements organisés le jour J qui seraient susceptibles de faire de l’ombre au vôtre.

Réussir son événement d’entreprise avec une restauration adaptée

La restauration peut bien être l’un des composants les plus coûteux d’un événement. Elle fait souvent l’objet de retours négatifs si les repas ne sont pas en accord avec le thème, et surtout si les saveurs n’y sont pas. Si vous avez choisi une salle avec restauration en sus, vous aurez moins de souci à vous faire pour la qualité des repas. Si, cependant, l’événement se déroule dans une salle communautaire ou un chapiteau, vous devez veiller à ce que tous vos invités soient satisfaits. Il faudrait penser à la façon dont vous allez gérer les invités qui prennent des régimes spéciaux de manière créative. Communiquez votre budget repas aux restaurateurs, et assurez-vous de présenter des menus de qualité, originaux et délicieux pour surprendre les papilles de vos invités.

soirée entreprise animation buffet

Se focaliser sur les détails de l’événement

Pour un événement d’entreprise réussi, pensez à revoir tous les moindres détails. Comment les invités vont-ils s’inscrire ? Qui se chargera de l’accueil des participants ? Que faire pendant les pauses ? Listez toutes les questions qui vous viennent dans la tête et si vous avez du mal à y répondre, cela signifie qu’il y a encore cette chose-là à gérer.

Durant les événements, les bons moments ne manquent pas. N’hésitez pas à créer un coin photo intéressant avec une borne photo notamment, pour mémoriser ces instants. Vous pouvez ensuite diffuser les photos sur les réseaux sociaux à titre de publicité. Par exemple, lors de l’inscription à l’événement, les participants peuvent jouer à des jeux ou regarder une vidéo d’information. Faites le maximum pour surprendre vos cibles en sortant des sentiers battus.

Suivi et évaluation de l’organisation

Cette étape devrait être planifiée bien avant l’événement et immédiatement après celui-ci. Cela permet de s’assurer que toute la bonne énergie et la bonne volonté sont transformées en résultats escomptés. En tant qu’organisateur, vous serez ravi du succès de votre événement. Aussi, prévoyez plus de temps dans la planification de votre événement d’entreprise.