Quelles sont les notions de base en RH pour une petite entreprise ?

Pour la plupart des entrepreneurs et des propriétaires de petites entreprises, rien ne peut être plus irritant que les questions de ressources humaines. Toutefois, il est possible d’éviter de nombreux problèmes de personnel en investissant du temps dès le départ pour établir des politiques et des pratiques qui permettront d’éviter que des réclamations ne surviennent. Il peut être très difficile de trouver le temps d’élaborer ces politiques, mais vous pourrez mieux dormir la nuit en sachant que vous protégez votre entreprise.

Tout d’abord, vous devez savoir les lois concernant les salaires, les heures travaillées, les heures supplémentaires, la tenue des dossiers et les affichages obligatoires (vous savez, les affiches amusantes que vous accrochez dans la salle de repos des employés). Vous devez trouver les règlements du travail de votre pays.

Le Paiement des salaires

L’impartition du traitement de la paie doit être de mise. Il y a beaucoup trop de retenues d’impôt et de retenues à la source compliquées qui doivent être exécutées avec précision chaque fois que vous traitez la paie. Epargnez-vous quelques cheveux gris en confiant le traitement de la paie à des experts. Dans ce cas, essayez de trouvez un fournisseur de services de paie abordable.

Rédigez un Contrat de propriété industrielle sur les inventions où les employés et les entrepreneurs doivent convenir que tout ce qu’ils créent ou améliorent en votre nom appartient à votre entreprise. Voulez-vous que vos employés partent avec le travail que vous les avez payés pour créer ? Ou pire encore, revendiquer la propriété de l’oeuvre ou du produit ? L’investissement dans ce document vaudra son pesant d’or.

Le guide de l’employé

La rédaction d’un manuel de l’employé semble horrible. Heureusement, il existe des tonnes de ressources en ligne, comme SHRM, qui vous permettent de télécharger un exemple de manuel qui peut servir de modèle pour construire le manuel de votre entreprise. Un manuel de l’employé bien rédigé est un outil important pour prévenir les conflits ou les réclamations des employés avant qu’ils ne commencent. C’est aussi l’endroit où vous pouvez communiquer clairement la relation d’emploi à volonté, les politiques en matière de discrimination, de harcèlement, d’égalité d’accès à l’emploi, de congé autorisé et toute information concernant votre environnement spécifique, comme les avantages médicaux et les congés payés. Il est toujours recommandé de demander à un conseiller juridique de revoir votre guide avant de le publier à l’intention des employés. N’oubliez pas d’obtenir un formulaire d’accusé de réception signé par les employés après leur avoir accordé un certain temps pour examiner le document.

L’ assurance contre les accidents du travail

Il est obligatoire de fournir cette assurance en milieu de travail pour chaque employé. Le taux d’assurance est basé sur la profession et le taux de rémunération de chaque employé. La première fois que quelqu’un se blesse au travail, vous serez si heureux que vous aurez pris le temps d’établir cette politique que vous ne vous préoccuperez même pas de la paperasse que vous aurez probablement à remplir.

Le Recrutement

Le recrutement peut être un emploi à temps plein en soi. Le meilleur moyen de maintenir un flux constant de candidats qualifiés est de faire du réseautage et de vous impliquer dans la communauté locale de votre industrie. Vous pouvez également mettre en place un programme de recommandation des employés et récompenser les employés pour tout candidat qui est embauché. Les sites de médias sociaux BtoB comme LinkedIn sont également des outils précieux pour aider à recruter des candidats dans de multiples industries. (Conseil : Faites-vous une faveur et installez un filtre dans votre courriel pour que les curriculum vitae soient automatiquement classés jusqu’à ce que vous soyez prêt à les consulter).

Enfin, parce que vous respectez les pratiques d’égalité d’accès à l’emploi, ne demandez pas au candidat s’il est marié, s’il a des enfants, quelle est son appartenance ethnique, etc. Ces informations n’ont en effet aucun rapport avec le poste.

Les avantages sociaux des employés

Ce sont d’ excellents outils de recrutement et de fidélisation. Ces avantages deviendront de plus en plus une priorité absolue pour les employés et les candidats potentiels. A l’avenir, les employeurs, quelle que soit leur taille, devront offrir une assurance-maladie pour aider à attirer et à retenir les meilleurs talents. Vous voudrez probablement aussi offrir à vos employés des congés payés. Vous vous souviendrez de ce redoutable manuel dont on vient de parler ? C’est l’endroit idéal pour communiquer votre politique en matière d’avantages sociaux. Bien qu’il n’y ait pas de mandat légal d’accorder du temps libre rémunéré à vos employés, il y a des règlements concernant les politiques si vous offrez l’avantage. Puisque le PTO est considéré comme un salaire gagné, assurez-vous de vous familiariser avec les règlements de votre pays en matière de PTO.

Les licenciements et la résiliation de contrat

Ce n’est jamais une partie amusante d’une relation d’emploi, mais elles sont inévitables. Qu’il s’agisse d’une démission volontaire ou d’un congédiement motivé, vous devez prendre certaines mesures. Il existe des règlements sur le délai dans lequel vous devez verser à un employé congédié ses droits. Toutefois, une pratique exemplaire consiste à remettre à l’employé un dernier chèque en main le dernier jour de travail. Ce contrôle final doit inclure toute prise de force inutilisée et accumulée. Rappelez-vous que vous ne pouvez pas déduire un solde de vacances négatif ou refuser de verser la paie finale tant que l’employé n’a pas rendu l’équipement de l’entreprise, par exemple.

Vous devez également fournir à l’employé un certificat de travail ainsi qu’un « Accusé de réception de solde finale », accompagné de sa fiche de paie et demander une signature sur le formulaire au moment de la cessation d’emploi. Si vous proposez une assurance maladie, vous devez également vous assurer que les avis sont envoyés à l’employé dans les 14 jours suivant la résiliation.

La cohérence de la pratique

En RH, vous entendrez un mot utilisé à maintes reprises et c’est « Cohérence ». Un guide de l’employé vous aidera à maintenir une pratique constante et à empêcher les employés de réclamer un traitement préférentiel ou du favoritisme. Lorsqu’un employé vous demande inévitablement de faire une exception à une politique ou s’il y a une zone grise, posez-vous la question suivante : « Est-ce que je permettrais cela pour chaque employé ? Si la réponse est oui, vous devez mettre à jour votre politique, si la réponse est non, soyez ferme et expliquez à l’employé pourquoi cela n’est pas permis.

N’oubliez pas que le temps que vous investissez dans ces notions de base en RH rapportera des dividendes pour les années à venir. Aujourd’hui, vous n’êtes peut-être pas tenu de vous conformer aux lois auxquelles sont assujettis les grands employeurs ; cependant, il est préférable d’intégrer dès le départ ces principes de base en RH dans votre culture. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et que vous embauchez plus d’employés, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vous avez mis en place des pratiques d’emploi justes, cohérentes et légales qui vous protègent, vous et votre entreprise !