Correspondance professionnelle : 4 conseils pratiques

La correspondance professionnelle est un moyen de communication essentiel pour échanger avec un collègue, un supérieur hiérarchique ou encore des clients et des fournisseurs. Afin d’éviter tout malentendu et faire passer votre message de la meilleure des manières possibles, vous devez respecter certaines règles qui entourent la rédaction de ces courriers. Voici 4 conseils pour faciliter votre correspondance professionnelle.

Utilisez des modèles de lettres pour vos échanges professionnels

Il existe autant de styles de courriers professionnels que d’intentions. Qu’il s’agisse de lettres de motivation, de candidature, de départ ou de demande d’informations, il peut être difficile de retenir les bonnes formulations pour faire passer correctement et efficacement le message souhaité. Il peut alors être utile de se servir de modèles comme ceux proposés par le site lettres-utiles.com pour accélérer et améliorer la rédaction de vos lettres professionnelles. Le site propose gratuitement de nombreux exemples selon différentes situations telles qu’une demande de congés spéciaux, de mutation ou de résignation.

Selon votre fonction, il est même possible de trouver une lettre pré-rédigée qui convienne parfaitement à votre besoin. En suivant sa structure et en vous inspirant des phrases proposées, il est plus facile de savoir quelles informations et quelles formulations sont requises.

Les modèles de lettres sont généralement personnalisables. Il est possible, après modification, de les imprimer et de les signer. Si vous communiquez par mail, vous pouvez également apposer votre signature électronique sur le document avant de l’envoyer.

Respectez les codes d’écriture d’une lettre

Les modèles de lettres peuvent constituer un gain de temps considérable si vous trouvez l’exemple que vous recherchez. Si vous trouvez sur un modèle qui vous convient, vous pouvez l’utiliser tout en respectant le format d’une lettre traditionnelle pour être sûr de ne passer aucune étape.

Une lettre conventionnelle doit toujours comporter :

• vos coordonnées,
• les coordonnées de votre destinataire,
• la date et le lieu de l’envoi,
• l’objet de votre correspondance en quelques mots,
• le cas échéant, la référence de l’annonce à laquelle vous répondez.

Si vous connaissez le nom de la personne à laquelle vous adressez la lettre, mentionnez-le directement. Dans le cas contraire, remplissez la fonction de votre destinataire en prenant soin de la précéder d’un titre de civilité.

Dans le corps de votre lettre, assurez-vous d’être clair et concis. Prenez au préalable le soin de classer vos idées afin de les évoquer dans un ordre pertinent. Si des pièces doivent être jointes au document, prenez le soin de les énumérer afin de faire un rappel. À la fin de votre courrier, résumez la raison de votre correspondance avant d’adresser vos salutations. Cette dernière formule diffère en fonction du destinataire. De manière générale, on recommande d’utiliser les formules de politesse suivantes :

• « Sincères salutations » pour tout type de relations,
• « Cordialement » ou « Bien à vous », lorsque la relation avec le destinateur est plutôt cordiale,
• « Mes respectueuses salutations », lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique.

Enfin, prenez toujours le soin de vous relire avant d’envoyer votre lettre. Une faute d’orthographe ou de syntaxe suffirait à ne pas être pris au sérieux.

Envoyez une lettre recommandée pour les courriers administratifs

Pour une correspondance professionnelle importante, vous pouvez vous servir d’une lettre recommandée pour dater ou officialiser l’envoi de votre courrier. Dans certains cas, l’envoi de ce type de lettre professionnelle peut être exigé par la loi avec ou sans une demande d’avis de réception. Ce dernier vous permettra de savoir si le destinataire a bien eu votre lettre en main.

Vous pouvez également envoyer une lettre recommandée en dehors de ce cadre pour donner une forme solennelle à votre courrier. Si vous devez par exemple transmettre des informations ou effectuer une demande avant une certaine date, une lettre recommandée vous permettra de prouver l’envoi. Notez que la Poste propose un service d’envoi en lettre recommandée traditionnel, mais aussi numérique.

Trouvez le bon moment pour envoyer votre lettre professionnelle

Au moment d’envoyer une lettre professionnelle, il se peut que vous vous interrogiez sur les chances que votre destinataire la lise. C’est notamment le cas si vous êtes en position de demandeur d’informations ou de candidat pour un poste. Pour transmettre ou répondre à une demande, les professionnels doivent trouver le temps parmi leurs taches habituelles. Si votre lettre arrive un jour où ils sont très chargés et qu’ils oublient de revenir à votre courriel, il y a de fortes chances que ce dernier soit vite oublié et vidé.

Certaines études de marketing ont démontré qu’environ 24% des personnes ouvraient un courriel dans la première heure après réception. Passées les premières 24h, une lettre n’aurait qu’environ 1% de chance d’être ensuite ouverte par l’intéressé. Vous devez donc, selon votre besoin, faire attention au moment où vous envoyez votre lettre afin d’améliorer vos chances que le destinataire la lise et vous réponde.

Le meilleur moment pour envoyer une lettre professionnelle serait le soir ou à midi. Les travailleurs consultent leurs courriels tôt le matin à leur arrivée sur leur lieu de travail et en début d’après-midi pour être sûrs de ne rien rater. Si, en se connectant à 8h30 ou 9h ou entre 15h et 15h30 ils voient votre mail dans leur boîte, vous devriez avoir de meilleures chances d’obtenir une réponse.

Il est également recommandé d’éviter d’envoyer une lettre qui serait lue le lundi ou le vendredi. En effet, les personnes ont généralement une charge de travail importante en début de semaine. Il est également possible que votre destinataire n’ait pas particulièrement envie de traiter votre demande à la fin de la semaine, juste avant de partir en week-end. Si votre lettre n’est pas urgente, le concerné pourrait remettre sa lecture au lundi. Les meilleurs jours pour envoyer une lettre seraient ainsi le mardi, le mercredi ou le jeudi, lorsque le travailleur aura programmé sa semaine et qu’il aura éliminé une partie de ses tâches le lundi.

En vous inspirant de modèles de lettres et en respectant les codes du courrier professionnel, vous pouvez améliorer votre correspondance de manière à obtenir une réponse en adéquation avec votre besoin.