Entreprise : externalisez vos tâches administratives

Le volet administratif de la gestion d’une entreprise est jalonné de tâches aussi chronophages que rébarbatives qui ne présentent qu’une faible valeur ajoutée. Ces opérations sont néanmoins toutes aussi cruciales les unes que les autres. Pour cause, elles permettent à la société d’être en conformité avec ses objectifs stratégiques et à la législation française en vigueur. C’est pourquoi bien des entités font le choix de miser sur la gestion administrative externalisée (complète ou partielle) pour maîtriser les coûts et octroyer davantage de temps à leur développement. Nous faisons le point sur les tâches administratives pouvant faire l’objet d’une délégation et les différents avantages qui en découlent.

Quelles tâches administratives externaliser ?

S’il y a une opération administrative qui doit absolument être externalisée à un prestataire compétent, c’est bien la gestion des ressources humaines. Elle est particulièrement fastidieuse et délicate, d’autant plus si l’entreprise emploie un nombre conséquent de personnes. Cette tâche administrative entre en jeu à partir du moment où un nouveau collaborateur intègre la structure. La gestion des collaborateurs comprend entre autres le recrutement et l’intégration, la rémunération, le suivi et leur évaluation. Nous pouvons y ajouter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ainsi que les entretiens annuels entre les salariés et leur employeur.

Tout ce qui gravite autour du traitement de la facturation ainsi que des relances constitue une réelle charge administrative et doit faire l’objet d’une externalisation. Le poids mental qu’il représente peut être conséquent selon la taille de l’entité. Ce sont essentiellement les TPE et les PME qui font le choix de laisser un prestataire s’en occuper. L’intervention de ce dernier est la promesse de retards et défauts de paiements minimisés et d’un processus de facturation optimisé. Le prestataire s’assure également que la relation commerciale et la trésorerie des entreprises délégantes sont préservées.

Occupant quotidiennement plus de la moitié des heures de travail des cadres, la gestion des emails et des appels doit idéalement être déléguée. Les entités délégantes ont le choix entre la gestion ponctuelle et l’externalisation ponctuelle de leurs courriers et appels administratifs. Dans tous les cas, ils profitent d’un accompagnement personnalisé et offrent une valeur ajoutée à leurs activités. Au-delà de ces différentes tâches administratives, on trouve la gestion des congés, la comptabilité, la gestion documentaire et la gestion des enquêtes de satisfaction.

Un chef d’entreprise qui a fait le choix d’externaliser les tâches avec une assistante administrative compétente, diplômée et justifiant d’une certaine ancienneté dans son domaine.

L’externalisation de ces tâches pour le bon fonctionnement de votre entreprise

Si les sociétés sont de plus en plus nombreuses à jouer la carte de la gestion administrative externalisée, ce n’est en aucun cas une coïncidence. À en croire ces entités, l’externalisation des tâches administratives leur a permis de propulser leur activité et d’améliorer significativement leur fonctionnement.

En activant ce levier, les entreprises peuvent se consacrer entièrement à toutes les missions hautement stratégiques et bien sûr à leur développement. Elles se libèrent de ce fait des charges et des formalités administratives qui surchargent leur quotidien et ralentissent leur croissance. Par la même occasion, les chefs d’entreprises tirent parti du professionnalisme ainsi que de l’expertise des assistants administratifs délégataires afin de concilier les enjeux pour optimiser leur gestion administrative, sans pour autant s’y attarder :

• être particulièrement rapide en toutes circonstances et traiter l’administratif avec un minimum de temps,
• gérer de manière fiable et minimiser les risques d’erreurs qui peuvent induire de graves conséquences,
• réduire les coûts découlant des tâches administratives au minimum.

Au fur et à mesure que les sociétés délégantes croissent, le prestataire fait en sorte de s’adapter à l’évolution de leurs besoins de sorte qu’elles ne manquent de rien dans le cadre de leur gestion administrative. Elles peuvent alors disposer immédiatement de toutes les compétences qu’elles n’ont pas, mais dont elles ont réellement besoin sans qu’elles aient à mettre en place un long processus de recrutement.

De même, elles accèdent aussi aux ressources logicielles et au matériel nécessaires sans avoir à acheter quoi que ce soit ni à se préoccuper des différentes mises à jour. Tout au long de son intervention, le prestataire peut aussi prodiguer aux chefs d’entreprise des conseils avisés sur ce qu’ils doivent entreprendre pour booster le développement de leur entité. Les assistants administratifs se mettent à votre disposition dès que vous avez besoin d’eux. Ainsi, travaillant main dans la main, entrepreneur et assistant permettent à la société d’évoluer chaque jour un peu plus vers le succès.

Quels sont les avantages d’externaliser vos tâches administratives ?

Une gestion administrative externalisée, qu’elle soit complète ou partielle, s’avère avantageuse à bien des niveaux. Elle est la promesse d’un gain de temps, de performances, de réactivité, de flexibilité et de productivité indéniable. Cela est non négligeable dans le contexte actuel marqué par une concurrence qui ne cesse de s’agrandir.

Les assistants administratifs délégataires vous déchargent des poids administratifs qui pèsent sur vous quotidiennement, lesquels ne font que rogner sur votre temps libre et qui empêche vos équipes de mettre à profit tout leur potentiel. Le temps ainsi économisé peut ensuite être affecté au développement de votre entreprise. Vous et vos équipes n’avez plus qu’à mener de front plusieurs tâches à la fois et vos collaborateurs ont plus de marge pour accroître leur productivité. Les tâches à forte valeur ajoutée passeront enfin au rang des priorités.

Avoir à votre disposition une équipe d’assistants administratifs expérimentés et qui ont une connaissance totale de leur domaine respectif vous permet d’optimiser vos activités administratives. Le prestataire vous offre un regard nouveau et critique sur votre processus de gestion administrative. Il vous fournit des solutions sur mesure pour ainsi l’améliorer continuellement. L’expertise des assistants administratifs vous évitera bien des erreurs de gestion qui pourraient vous être fatales et vous garantit donc une régularité administrative. Elle est pour vous l’assurance d’une gestion sans faille des différentes opérations externalisées ainsi que d’une meilleure réactivité face aux demandes de vos clients, fournisseurs et prestataires.

Il faut également savoir que l’intervention d’un prestataire administratif est sans engagement sur la durée. Il vous fait alors profiter d’une flexibilité significative et d’une marge de manœuvre conséquente aussi bien face aux imprévus qu’aux pics d’activité. L’externalisation est pour vous l’occasion de procéder à la réorganisation de certaines tâches dans le but d’optimiser votre rentabilité.

L’externalisation de vos activités administratives vous offre aussi la possibilité de maîtriser vos coûts et de faire des économies non négligeables. D’une part, elle vous permet, ainsi qu’à vos équipes, de dégager un maximum de temps pour booster votre chiffre d’affaires. D’autre part, le prestataire vous aide à optimiser chacune de vos dépenses et vous évite les charges liées au processus d’embauche et de fidélisation de talents compétents. En résumé, vous dépensez de l’argent auprès d’un prestataire qui vous en fera économiser par la suite, grâce à sa gestion pointue et professionnelle de vos tâches administratives.

Combien coûte l’externalisation de vos tâches administratives ?

Il n’existe aucune grille tarifaire précise puisque les prestataires fixent librement leurs tarifs, selon leurs propres critères. Ils peuvent parfois inclure dans la note finale des coûts additionnels (les frais de déplacement notamment), ainsi que d’éventuelles majorations liées aux urgences et cas exceptionnels. En général, ces prestataires peuvent facturer les entreprises clientes à l’heure, par tâche réalisée ou au forfait.

Il a été constaté qu’en moyenne, une entreprise qui souhaite faire appel à leurs services doit prévoir entre 400 et 300 € HT la journée. Cela représente une dépense non négligeable à court terme certes, mais constitue en revanche un investissement particulièrement rentable au vu des différentes valeurs ajoutées à la clé.