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Pourquoi et comment utiliser des tampons d’entreprises digitaux sur vos documents numériques ?

Par Marc , le 19 août 2021 — 5 minutes de lecture
tampons d'entreprises

La possibilité d’apposer un tampon sur vos documents dématérialisés vous permet d’étiqueter des informations importantes, telles que leur statut d’approbation ou leur niveau de confidentialité. Vous ne le savez peut-être pas, mais le logiciel Adobe Acrobat que vous utilisez fréquemment pour lire ou modifier vos PDF comprend un outil <strong>tampon</strong> très pratique pour ajouter une marque d’information ou une signature à vos documents dématérialisés. Que vous utilisiez la version Pro ou la version Reader, voyons ensemble les possibilités que peut vous apporter cet outil dans votre travail quotidien.

Homogénéiser les processus offline et online

L’utilisation d’un tampon sur un document dématérialisé au format PDF courant est semblable à l’emploi d’un <strong>tampon encreur</strong> sur un document papier, seuls les outils changent. Même si les entreprises traitent encore une somme non négligeable de supports papier, la grande majorité des documents sont aujourd’hui informatisés. Appliquer une méthode éprouvée et commune d’étiquetage et de gestion aux deux supports est donc cohérent pour un meilleur suivi et des processus fluides.

Si vous traitez encore des volumes conséquents de documents papier, pour les tampons d’entreprise vous pouvez vous rendre ici et trouver une multitude de modèles de la formule standard aux tampons personnalisés. Pour vos fichiers numériques PDF, une solution simple et rapide se trouve dans le logiciel Adobe Acrobat, très largement utilisé en entreprise, qui vous offre un outil « Tampon » intuitif et personnalisable.

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour apposer :

  • Un tampon standard : qui vous offre la possibilité d’annoter ou d’étiqueter un document avec l’aide d’une formule telle que « APPROUVÉ », « CONFIDENTIEL » ou encore « À USAGE INTERNE ».
  • Un tampon dynamique : qui vous permet d’ajouter, en plus d’une formule, des informations sur l’auteur du tampon, ainsi que la date et l’heure. Par exemple : « APPROUVÉ par … le …/… /2021 ».
  • Un tampon de signature : qui vous permet de valider un document ou signifier son traitement par une personne en particulier au sein d’une organisation. Il peut également accompagner une signature électronique dans le cas d’un bon de commande par exemple.
  • Un tampon personnalisé : créer à partir d’un fichier image par exemple. Vous pouvez donc multiplier vos possibilités en créant des cachets propres à votre entreprise.

Tous ces outils sont accessibles depuis la version gratuite d’Adobe Acrobat Reader DC, avec quelques limitations par rapport à la version Pro.

Comment utiliser l’outil tampon dans Adobe Acrobat ?

Utilisation d’un tampon standard

Vous pouvez donc choisir d’utiliser la palette de tampon prédéfini pour plus de simplicité. Pour ceci, commencez par ouvrir la fonctionnalité dédiée en allant dans Outils puis cliquez sur Tampon. Un nouveau menu est désormais disponible dans votre barre d’outils. Pour appliquer un tampon, sélectionnez-le dans ce menu ou à partir de la Palette Tampons. Naviguez ensuite dans votre document pour placer le cachet où vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite modifier sa taille, son orientation, son opacité et son emplacement librement avant de sauvegarder. Vous pouvez également ajouter un ou plusieurs commentaires, ce qui peut être très pratique si un document circule au sein d’une organisation et doit être visé par plusieurs personnes.

Création d’un tampon personnalisé

Pour aller plus loin, vous avez également la possibilité de concevoir vos propres tampons personnalisés avec Adobe Acrobat Pro DC et Acrobat Reader DC. L’outil de création dans la version Pro vous permet d’importer un large éventail de fichiers avec la prise en charge des JPEG, BMP et PDF, mais également des formats plus spécifiques comme les PSD de Photoshop, les AI de Illustrator ou encore les DWT et DXG de AutoCAD. La version Reader DC se contente elle d’importer uniquement au format PDF, mais en utilisant un convertisseur PDF au préalable vous pouvez contourner cette limitation assez facilement.

Pour concevoir un nouveau cachet, cliquez sur Tampons personnalisés dans votre barre d’outils puis « Créer… ». Avec l’explorateur, allez chercher votre fichier cible et validez. Vous pourrez ensuite assigner une catégorie et un nom à votre nouveau tampon.

Pour apposer vos créations sur vos documents, la procédure reste la même que pour les formules standards ou dynamiques et vous pouvez les retrouver facilement dans votre palette.

Conseils pour créer une palette de tampons à l’image de votre entreprise

Comme pour vos documents papier où vous avez la possibilité de commander vos tampons encreurs d’entreprises sur mesure, vous pouvez donc créer une palette virtuelle pour le traitement de documents dématérialisés qui s’adapte à l’image de marque de votre entreprise. Ceci permettra un gain de temps et de la cohérence pour la gestion de vos fichiers interne et apportera une plus-value à toutes vos correspondances avec vos clients ou partenaires. Vos possibilités sont multiples, vous pouvez par exemple :

  • Désignez un code couleur spécifique pour les documents internes circulant d’un service à un autre.
  • Créez un tampon signature pour accompagner la signature électronique d’un bon de commande, d’un devis ou de tout autre document nécessitant une approbation.
  • Insérez rapidement votre logo, votre slogan ou encore la raison sociale de votre entreprise sur vos correspondances.
  • Apposer un QR code ou la liste de vos réseaux sociaux dans un format de tampon pour apporter de l’interactivité et créer de l’engagement auprès de vos clients ou partenaires.

Enfin, pour un travail plus propre, n’oubliez pas de donner de la transparence à vos tampons afin de pouvoir les superposer aux informations contenues dans le PDF.

Marc

Marc est un nomade digital qui vit de la monétisation de ses sites internet, notamment via l'affiliation et le dropshipping. Il vient régulièrement proposer des contenus toujours aussi pertinents aux lecteurs de 7-Dragons.