Le concept du flex office

La crise sanitaire a entraîné de profonds changements au niveau des habitudes professionnelles. On assiste ainsi à l’adoption de nouveaux modes de travail au sein des entreprises. Dans les start-ups et les grandes entreprises, le concept de flex office, qui signifie bureau flexible, est devenu une évidence. On dit alors adieu aux bureaux attitrés et à la sédentarité. Il faut dire que les entreprises se tournent de plus en plus vers de nouveaux concepts innovants, afin d’optimiser l’expérience des collaborateurs. Avec le succès des technologies numériques, la digitalisation des outils de travail et l’instauration d’horaires de travail modulables, le flex office s’est largement répandu dans les entreprises.

Définition du flex office

Le flex office est un nouveau mode de travail consistant à éliminer les bureaux attitrés au sein des lieux de travail. Chaque matin, les salariés peuvent choisir de travailler où ils veulent, en fonction des disponibilités, par le biais de son ordinateur ou de son smartphone. Les espaces sont variés et la décoration est susceptible de changer en fonction du lieu et de l’entreprise en question.

Avec le flex office, on parle de nomadisation des employés. Cette tendance est dès lors liée à leurs missions, leur humeur ainsi que les objectifs du jour. Il s’agit d’un important sujet d’actualité depuis quelques années, surtout avec la crise sanitaire qui demeure toujours au cœur des problématiques.

Un outil de réservation pour optimiser le fonctionnement du flex office

Pour gérer et optimiser aisément l’occupation des espaces de travail, il existe des outils dédiés et développés par des spécialistes. Ceux-ci vous permettent d’exploiter le potentiel de vos espaces de travail et de mettre à la disposition des travailleurs tous les atouts de la flexibilité professionnelle. Vous pouvez ainsi mettre en place le flex office avec MOFFI par exemple, qui est l’un des outils très populaires pour adopter le flex office facilement.

En fonction de la solution choisie, vous donnerez accès à vos salariés à des milliers d’espaces de travail supplémentaires à travers un réseau de partenaires : incubateurs, coworking, hôtels, centres d’affaires, etc. Au niveau de vos locaux, l’outil facilite l’exploitation des différentes zones de travail telles que les espaces partagés, les salles de réunion, etc.

De même, ce type d’outil peut intervenir dans le monde du télétravail. Dans ce cas, il facilite les processus de gestion, de déclaration et d’optimisation. Le bureau du collaborateur sera partagé en cas d’absence.

Les collaborateurs ont alors la liberté de choisir l’espace le plus adapté à leurs activités et de le réserver (s’il est disponible). En d’autres termes, ils pourront plus facilement trouver un poste de travail vacant. Des capteurs placés en dessous des tables permettent de détecter la présence d’un travailleur qui vient de s’installer. Reliés à un système informatique, ils indiquent en temps réel les places disponibles au niveau de l’open-space.

Les avantages du flex office

Le flex office est un mode de travail qui présente de nombreux avantages.

Un aménagement en fonction des besoins

Le flex office consiste en un aménagement des espaces de travail en fonction des besoins des collaborateurs. Il fait un mixte de différents environnements au sein de l’entreprise, afin que chacun puisse avoir l’espace qui convient le mieux à son activité à l’instant T. Les espaces sont ainsi construits selon les profits des travailleurs, leurs activités, ainsi que l’état d’esprit de l’entreprise.

Par exemple, il vous est possible de mettre en place plus ou moins de salles de réunion, d’espaces détente, de box individuels, de salles de créativité… Le but demeure l’optimisation de l’occupation des espaces.

Un avantage financier

Selon Welcome to the Jungle, le taux d’occupation d’un bureau attitré est estimé à 60% et chaque mètre carré représente un coût. De nos jours, on note que les bureaux sont vacants la majeure partie du temps, entre les déplacements, les réunions ou encore le télétravail. Pourtant, Hub-Grade nous révèle que le coût d’un poste de travail va de 12 000 à 14 000 euros par an.

Le flex office est alors un moyen d’optimiser les espaces de travail et de réduire la taille des locaux pour faire des économies substantielles. Il facilite le retour au bureau lorsque la distanciation sociale s’impose.

L’augmentation des performances globales

Le flex office maximise considérablement les performances grâce à la création d’espaces adaptés à chaque activité des collaborateurs. Par exemple, il existe de nombreuses entreprises qui mettent en place des lieux aménagés à l’image des espaces de brainstorming, afin de booster la créativité des salariés. À l’inverse, avec le télétravail, le collaborateur possédera un cadre propice à la concentration.

Développez votre marque employeur

En tant que chef d’entreprise, il est important de garantir le bien-être ainsi que le bonheur des employés au travail. Pour ce faire, vous devrez tenir compte de différents facteurs :

• les missions réalisées,
• les relations en interne,
• l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

L’environnement du travail est aussi un point très essentiel. D’ailleurs, lorsqu’il est optimisé avec le flex office, il aura un impact sur les autres facteurs.

Les collaborateurs pourront changer de lieu de travail selon leurs besoins. Par exemple, ils peuvent décider d’aller dans un espace de coworking lors d’une journée sans réunion ou travailler à domicile. Tout cela contribue à renforcer la marque employeur ainsi que la fidélité des employés.

Une meilleure qualité de vie au travail

Le flex office est un vecteur de bien-être au travail sur différents points. La conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle permet aux collaborateurs de réduire leur temps de transport ainsi que leur stress. Ce mode de travail encourage aussi une organisation plus horizontale au détriment des organisations verticales. Cela favorise la créativité et la responsabilisation.

Il y a également moins de routine au travail. Celle-ci étant une énorme source de lassitude, notamment pour les nouvelles générations. Enfin, l’organisation en flex office est très souvent accompagnée de locaux modernes avec une technologie de pointe et un design soigné.

Pour appliquer le modèle flex office dans votre entreprise, il faudra commencer par préparer les collaborateurs à travers un travail de communication et de pédagogie. Les locaux doivent aussi être aménagés de manière intelligente (phone boxes, des salles de réunion, un système de réservation, des casiers, un design inspirant, un mobilier confortable, etc.).