Formulaire S3201 : télécharger et bien remplir

Votre salarié est contraint de partir en congé suite à une maladie ? Sachez qu’en tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’établir une attestation de salaire, en remplissant le formulaire S3201. Également connu sous l’appellation cerfa 11135*4, ce document doit être envoyé à la caisse d’assurance maladie de votre employé.

Le formulaire S3201

Le formulaire S3201 fait office d’attestation de salaire et doit être rempli par un employeur en cas d’arrêt de travail de son salarié. Ce document est indispensable pour que ce dernier puisse prétendre aux indemnités journalières durant un congé prolongé.

Les informations délivrées par le formulaire S3201 vont être analysées par la caisse d’assurance maladie de votre employé, afin de déterminer le montant des indemnités à verser.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de remplir ce document et de l’envoyer à la caisse d’assurance maladie de votre salarié, quelles que soient les raisons de l’arrêt de travail : grossesse, maladie, maternité, paternité, accueil d’enfant, etc. Un manquement à cette obligation vous expose à des poursuites devant le conseil des Prud’hommes.

Pour information, en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’employeur a des obligations spécifiques. Tout d’abord, il doit déclarer l’accident du travail auprès de la caisse d’assurance maladie dans les 48 heures (hors week-end et jours fériés). Pour cela, il doit remplir le formulaire S6200. Ensuite, il doit établir une attestation de salaire pour le calcul des indemnités journalières, de la même manière que pour un arrêt maladie. Il est à noter que les conditions de reprise du travail peuvent être différentes après un accident du travail ou une maladie professionnelle, notamment si le salarié a des séquelles.

Comment télécharger le formulaire S3201 ?

Suite à un arrêt de travail d’un de vos salariés, vous avez deux solutions pour établir une attestation de salaire. Vous pouvez télécharger le formulaire S3201 en accédant au site de l’assurance maladie (ameli.fr). Une fois le téléchargement terminé, il vous suffit de le remplir et de l’envoyer à la caisse d’assurance maladie de votre employé.

Si vous désirez établir l’attestation de votre salarié directement en ligne, vous pouvez vous rendre sur net-entreprises.fr. Cette deuxième solution est à privilégier si vous souhaitez accélérer la réalisation des formalités nécessaires à l’accession de votre salarié à ses indemnités journalières.

Il est important de noter que tout employeur doit procéder au remplissage du formulaire S3201, après la réception de l’avis d’arrêt de travail de son salarié et après la fin du congé de celui-ci. Il doit également établir une attestation de salaire si son employé est contraint de prolonger son arrêt de travail au-delà de six mois ou s’il reprend son emploi pour des raisons thérapeutiques.

Formulaire S3201 à télécharger ici

Comment remplir le formulaire S3201 ?

Quelle que soit la solution choisie pour l’établissement de l’attestation de salaire de votre employé (déclaration en ligne ou téléchargement et envoi de courrier), les informations à renseigner dans le formulaire S3201 restent les mêmes.

Ce document est divisé en différentes sections que vous devez remplir minutieusement pour qu’il puisse être recevable par la caisse d’assurance maladie et permettre à celle-ci de déterminer efficacement les indemnités journalières de votre salarié.

L’en-tête du formulaire S3201

Avant de vous lancer dans le remplissage des différentes sections du formulaire S3201, vous devez tout d’abord indiquer le motif de l’arrêt de travail ou de congé prolongé de votre salarié dans l’en-tête du document. Pour ce faire, il vous suffit de cocher sur « Maladie », « Maternité » ou « Paternité ».

La section 1 du formulaire S3201

Après avoir indiqué la raison de l’arrêt de travail, vous devez remplir la section « Employeur » du formulaire avec les informations vous concernant et celles de votre entreprise.

Dans cette première partie du document, indiquez votre nom ou votre prénom, ou la dénomination de votre structure. Renseignez également l’adresse de cette dernière, son numéro de téléphone ainsi que son numéro SIRET, et cochez la case située à droite du formulaire si celle-ci est une entreprise de travail temporaire.

La section 2 du formulaire S3201

Dans la seconde partie du formulaire, vous devez inscrire les informations concernant le salarié. Outre son état civil, indiquez les 15 chiffres de son numéro de Sécurité sociale dans le champ prévu à cet effet et sa catégorie professionnelle : cadre, apprenti, ouvrier, etc.

La section 3 du formulaire S3201

Si les deux premières sections du formulaire sont plus au moins aisées à remplir, la troisième partie peut être relativement compliquée à compléter. Elle est composée de deux sous-parties et doit contenir toutes les données nécessaires à l’évaluation des indemnités journalières de votre salarié par la caisse d’assurance maladie.

Pour commencer, indiquez dans le champ « situation à la date d’arrêt » si l’employé était au travail ou a pris des congés payés. Ensuite, renseignez la date du dernier jour de travail et la date de reprise, dans les champs situés à gauche du formulaire.

Dans le cas où le salarié a repris ses activités à temps partiel, vous devez cocher la case correspondante à « Motif médical » ou celle correspondante à « Raison personnelle », sur la ligne « Reprise à temps partiel ». En dessous de cette ligne, cochez « Cas général » si votre employé exerce un travail continu ou « Cas particuliers », s’il exerce un travail de manière discontinue tel que celui de vendeur ou de pigiste. Ensuite, remplissez les cases situées à droite de celle-ci avec le montant des cotisations salariales et la période à laquelle elles ont été calculées.

Si votre salarié a réalisé 200 heures de travail pendant les 3 mois qui précèdent la date de départ en congé ou l’arrêt de travail, cochez « Plus de 200 h » et indiquez la cotisation dans le champ situé au-dessus de cette case.

Par ailleurs, s’il a effectué plus de 800 heures de travail pendant les 12 derniers mois précédant son arrêt de travail ou son congé prolongé, cochez « Plus de 800 h » et renseignez le montant des cotisations acquittées, dans le champ prévu à cet effet.

Dans le tableau de la seconde sous-section de la partie 3 du formulaire S3201, vous devez indiquer la période de référence. Si votre salarié exerce un travail de manière continue, prenez en compte ses trois dernières paies.

Dans le cas où il travaille dans votre entreprise de manière discontinue, nous vous conseillons de vous référer à ses 12 dernières paies.

Après la période de référence, renseignez les salaires bruts dans « Salaires de référence ». Pour éviter les éventuelles erreurs dans le calcul des indemnités, nous vous recommandons de préciser le caractère brut des montants inscrits dans le tableau.

Hormis la période et les salaires de référence, vous devez indiquer une fois de plus le motif de l’arrêt de travail dans cette section (COP pour congés payés, MAL pour maladie, etc.), le nombre d’heures réellement effectuées par votre employé, celui qu’il aurait pu réaliser s’il avait travaillé à temps complet et le salaire rétabli, en prenant en considération la rémunération à temps complet de son poste.

Pour information, vous pouvez directement joindre des photocopies des bulletins de paie de votre salarié avec le formulaire S3201, si vous éprouvez des difficultés à remplir le tableau.

La section 4 et 5 du formulaire S3201

La section 4 du formulaire cerfa est une attestation sur l’honneur que votre salarié doit signer, en cas de congé de maternité, de paternité ou d’adoption.

La partie 5, quant à elle, est réservée à la demande de subrogation. Sachez que certains accords de branche ou conventions collectives offrent aux salariés la possibilité de toucher un salaire complet ou partiel durant un arrêt de travail. Dans ce cas, l’employeur est en droit de demander une subrogation et de percevoir les indemnités devant être versées à son employé.

Pour compléter cette dernière partie, indiquez la période à laquelle vous souhaitez demander la subrogation en dessous de la ligne correspondante à « Période pendant laquelle l’employeur demande la subrogation ». Ensuite, renseignez le numéro de votre compte postal ou bancaire.

Pour finir, votre salarié doit apposer sa signature dans la partie droite de la section pour vous autoriser à toucher ses indemnités journalières.

Comment gérer les congés de vos employés ?

Difficile de prévoir un congé maladie, sauf quand celui-ci fait suite à une intervention chirurgicale programmée. Cela peut donc vite devenir un casse-tête de dernière minute, surtout si vous avez plusieurs salariés absents de l’entreprise, pour des vacances ou des formations par exemple. Pour vous aider dans cette tâche, loin d’être agréable, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion des congés complet.

Si vous ne savez pas vers quel logiciel vous tourner, nous vous conseillons celui de My Intranet. Vous aurez ainsi la possibilité de gérer :

• tous types de congés (maladie, congés annuels, RTT, …)
• les validations de demandes faites par vos salariés, en fonction de leurs droits
• les heures supplémentaires
• les plannings

Avec un tel logiciel, tout le monde va y gagner, car vous comme vos salariés, vous saurez pleinement où vous en êtes en temps réel. À chaque modification, chacun recevra un mail, pour être certain de ne pas louper d’information importante. Cela va également faciliter le travail de la compta, au moment de générer les fiches de paye. En plus de cela, le risque d’erreur sera grandement diminué. Si vous désirez voir de quoi il en retourne, il vous suffit de cliquer sur le lien de cette rubrique.

Quid du maintien de salaire pendant l’arrêt maladie ?

Le maintien de salaire en cas d’arrêt maladie est un sujet qui peut être source de confusion. En effet, si l’assurance maladie prévoit le versement d’indemnités journalières, celles-ci ne couvrent pas intégralement le salaire du salarié. Cependant, certaines conventions collectives prévoient un maintien de salaire par l’employeur, partiel ou total, pendant une certaine durée. Les conditions de ce maintien de salaire (ancienneté requise, durée du maintien, etc.) peuvent varier en fonction de la convention collective applicable. Il est donc essentiel pour l’employeur de bien connaître ses obligations en la matière.

Outre les conventions collectives, le Code du travail impose également un maintien du salaire, sous certaines conditions.