Le progiciel SAP, qu’est-ce que c’est ?

Pour qu’une entreprise puisse rester compétitive et se développer de manière pérenne, elle doit gérer efficacement toutes les informations liées à son activité. Si la gestion des données d’une structure de taille modeste est relativement aisée à réaliser, elle peut être une opération extrêmement ardue pour une grande organisation. Dans le cas où vous éprouvez des difficultés à maîtriser les informations relatives à votre entreprise et les utiliser efficacement dans vos prises de décisions, le logiciel SAP (Systems, Applications and Products for data processing) pourrait être une excellente solution à votre problème.

SAP : son fonctionnement en bref

SAP est un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré), édité et commercialisé par le groupe SAP AG. Utilisant une configuration client/serveur, cette application vous permet de relier l’ensemble des métiers de votre entreprise (production, logistique, comptabilité, approvisionnement, etc.) grâce à un système d’information centralisé.

En d’autres termes, ce progiciel vous permet de vous renseigner en temps réel sur les répercussions d’une action réalisée par un département de votre entreprise sur les autres services.

Dans le cas où votre entreprise réalise d’importantes ventes, le stock disponible est réduit, les données liées aux opérations sont prises en compte dans la comptabilité et les bénéfices sont calculés. Grâce à ces différentes informations, vous pouvez prendre plus rapidement des décisions concernant entre autres l’approvisionnement, la gestion de votre trésorerie et mettre en œuvre les mesures adéquates pour écouler davantage de produits.

Le système de gestion intégré de SAP AG adopte une architecture baptisée SAP NetWeaver et comprend différents modules, activables et désactivables en fonction des besoins de votre entreprise.

Pour information, SAP est une appellation utilisée pour tout logiciel ERP développé par SAP AG. Le groupe a donné différents noms à son progiciel, tout au long de son évolution. Les deux premiers systèmes de gestion intégré étaient appelés R/1 et R/2, et étaient basés sur une architecture mainframe.

Après R/1 et R/2, le développeur a lancé le logiciel R/3, adoptant l’architecture client/serveur, puis R/3 Entreprise et ECC (ERP Central Component).

En 2015, les avancées technologiques et les nombreuses améliorations apportées au progiciel ont permis de lancer la dernière version, à savoir S/4 HANA. Ce dernier est disponible en mode SaaS.

Dans l’optique de répondre efficacement aux besoins spécifiques des entreprises, SAP AG a développé une solution pour chaque secteur d’activité : banque, aérospatiale, biens de consommation, BTP, santé, services financiers, automobile, assurance, enseignement supérieur et recherche, commerce de détail, etc.

Actuellement le logiciel SAP est présent dans plusieurs centaines de milliers d’installations, réparties sur plus de 120 pays. Il participe activement à l’amélioration de la rentabilité de nombreuses grandes entreprises dans le monde et compte parmi les solutions de gestion d’informations les plus répandues en France.

Pour vous connecter au système SAP, vous pouvez utiliser une interface SAPGUI ou un ordinateur classique connecté à internet. Le progiciel est compatible avec divers systèmes d’exploitation, dont Windows, Unix, Linux et Solaris.

Outre les systèmes d’exploitation, SAP fournit des interfaces pour l’intégration avec d’autres logiciels d’entreprise, y compris les systèmes CRM (Customer Relationship Management), les outils de Business Intelligence (BI) et les solutions de gestion de la chaîne logistique (SCM), entre autres. Cette intégration permet une plus grande synchronisation et collaboration entre différents départements d’une entreprise, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Les principaux avantages offerts par le logiciel SAP

Le logiciel de gestion SAP vous permet d’uniformiser les services de votre entreprise et de centraliser l’ensemble des données liées à celle-ci à un seul endroit. En publiant des informations concernant la production grâce à cette solution ERP, vous les partagez donc automatiquement aux autres départements de votre entreprise : comptabilité, logistique, etc.

Grâce à cette uniformisation et à l’utilisation d’une seule base de données, vous pouvez limiter les risques de redondances d’informations, les incohérences, améliorer significativement la coordination entre les divers services de votre structure et optimiser la productivité de vos équipes.

Dans le cas où votre organisation ne dispose d’aucune solution ERP, chaque service doit utiliser un logiciel spécifique, ce qui peut avoir des impacts non négligeables sur le temps de traitement des données et la qualité des informations à votre disposition.

En effet, si un département publie des informations à partir de son logiciel, les autres services de votre entreprise doivent saisir à nouveau ces données sur leur système, avant de procéder à leur traitement. D’une part, la saisie d’une information à de nombreuses reprises entraîne une perte de temps considérable et, d’autre part, elle augmente les risques d’erreur et d’incohérence entre les données.

Par ailleurs, elle rend les mises à jour particulièrement ardues à réaliser et favorise la redondance, dans la mesure où des données similaires sont stockées dans chaque logiciel de chaque département de votre entreprise.

Les modules du logiciel ERP SAP

Le logiciel ERP de SAP AG vous propose une dizaine de modules pouvant faciliter les tâches de vos équipes dans divers domaines : logistique, production, etc.

Le module Material Management

Le module Material Management du progiciel est dédié à logistique. Il vous permet d’améliorer la gestion de vos achats, de vos réapprovisionnements, des contrats, des emplacements de vos points de vente, des factures, ainsi que de tous les mouvements au niveau de stocks (entrées, sorties, transferts, etc.).

Le module Sales and Distribution

Le module Sales and Distribution de l’ERP de SAP AG a été conçu pour vous aider à gérer les contrats, les commandes, les livraisons, les remises proposées à vos clients, les facturations et les appels d’offres.

Le module Production Planning

Comme son nom l’indique, le module Production Planning est dédiée à la gestion de la production. Il vous offre la possibilité de réaliser des planifications de la production de votre entreprise, de calculer les besoins de celle-ci (main-d’œuvre et matériels, etc.), de réaliser des prévisions de ventes, des suivis de la production et d’évaluer les coûts de revient.

Le module Quality Management

Le module Quality Management est généralement indissociable de celui dédié à la production. Il vous permet de planifier les contrôles qualité et de mettre en place les documentations nécessaires aux démarches qualité.

Les modules Financial et Costing

Ces deux modules traitent de la comptabilité et sont souvent indissociables, à l’instar des modules Production Planning et Quality Management. Celui Financial est destiné entre autres à la comptabilité client, fournisseur et aux immobilisations.

Par ailleurs, le module Costing est dédié à la comptabilité analytique. Il vous permet de réaliser des comptes de résultat, des reportings et des analyses financières.

Le module Plant Maintenance

Plant Maintenance s’adresse aux entreprises industrielles. Il vous permet entre autres d’améliorer la gestion de la maintenance curative et préventive de votre usine, des ordres de maintenance, des historiques et du référentiel technique des postes et des équipements.

Le module Project System

Ce module est indispensable pour effectuer le suivi les budgets prévisionnels, les coûts ainsi que les plannings des projets. Il peut accueillir des fichiers provenant d’autres logiciels tels que MS Project ou Excel.

Les modules Treasury et Investments Management

Le module Treasury vous aide dans la gestion des paiements et des flux de trésorerie. Le module Investments Management, quant à lui, est réservé à la gestion des investissements financiers de votre entreprise.

Le module Human Resources

Le module Human Resources est dédié à la gestion des ressources humaines : gestion de la rémunération, des employés, de la paie, du temps de travail, des frais de déplacement, des recrutements, suivi des carrières, etc.

Comme autres modules particulièrement utiles du logiciel ERP de SAP AG, on peut citer le CATS (Cross Application Time Sheet), permettant de lier les modules entre eux, et le TM (Travel Management), un indispensable pour optimiser la gestion des déplacements professionnels.

Les précautions à prendre dans la mise en place du logiciel ERP SAP

L’implémentation du logiciel ERP du SAP dans votre entreprise a un coût non négligeable. Pour obtenir la licence de la version 4.7 du progiciel, vous devez débourser environ 4 000 €. Pour une version supérieure, prévoyez approximativement 5 000 €.

Compte tenu des dépenses plus ou moins conséquentes que vous devez réaliser pour faire l’acquisition de ce logiciel, nous vous recommandons de prendre quelques précautions afin de profiter pleinement de ses fonctionnalités et d’améliorer significativement la rentabilité de votre entreprise.

Dans un premier temps, nous vous conseillons de déterminer avec précision les besoins de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez définir les modules les mieux adaptés à votre organisation et éviter de vous retrouver avec un logiciel ERP surdimensionné, entraînant des dépenses supplémentaires, ou sous-dimensionné.

Hormis les besoins de votre entreprise, il est fortement recommandé de déterminer les processus qui, aux premiers abords, semblent être similaires, mais qui sont très différents tels que les petites et les grosses commandes. La connaissance de ces processus vous permet de mieux paramétrer le logiciel ERP et de tirer profit de l’ensemble de ses fonctionnalités.

Concernant l’utilisation du progiciel, nous vous recommandons d’investir dans des sessions de formation. Bien que le système de gestion intégré SAP soit relativement aisé à prendre en main, vos équipes doivent passer par un apprentissage pour maîtriser efficacement toutes ses fonctionnalités.

La formation de vos équipes doit être réalisée par un consultant SAP. Pour accéder aux services de ce type de spécialiste, prévoyez environ 850 € par jour.

À noter que la mise en œuvre d’un progiciel SAP dans votre entreprise est un projet à part entière, à ne pas négliger. Avant de vous lancer dans son implémentation, nous vous conseillons donc de procéder à une étude de faisabilité, à l’analyse du coût des opérations, à l’établissement d’un budget prévisionnel et à la mise en place d’un planning.

L’ERP commerce et magasin de Fastmag : une excellente alternative au progiciel SAP

Utilisé par plus de 2 200 marques (Adidas, Tommy Hilfiger, Antonelle, etc.), l’ERP commerce et magasin de Fastmag est une excellente alternative au progiciel SAP, notamment pour les commerçants.

À l’instar du logiciel du groupe SAP AG, il vous permet de centraliser les données concernant votre entreprise au sein d’un seul système d’information et, par conséquent, de vous dégager de la mise en place de différentes solutions interconnectées au niveau de vos services :

• Logistique
• Commercial
• Financier, etc.

Cet ERP met à votre disposition l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion et un bon traitement des données de votre entreprise.

Parmi les principales fonctionnalités du logiciel, nous pouvons citer la centralisation de l’encaissement des ventes de vos magasins physiques et de vos magasins en ligne, ainsi que la gestion des commandes, des bons de livraison et des factures.

L’ERP commerce et magasin de Fastmag vous permet également de gérer plus efficacement votre catalogue de produits (B2C ou B2B), vos stocks mono ou multimagasins, la logistique clients, fournisseurs et la comptabilité de votre entreprise.

Ce progiciel de gestion intégré peut s’adapter parfaitement aux petites structures, aux entreprises de taille moyenne et aux grandes organisations, tout comme le logiciel SAP.

Comme susmentionné, l’ERP de Fastmag est une excellente alternative au progiciel SAP, surtout si vous évoluez dans le domaine du commerce. Néanmoins, sachez qu’il est possible d’opter pour d’autres logiciels dans la gestion des données de votre entreprise.

Dans le cas où vous prévoyez de choisir un autre progiciel, nous vous recommandons de prendre certains critères en considération pour garantir la bonne gestion des informations relatives à votre entreprise et à vos activités.

Dans un premier temps, choisissez essentiellement une suite logicielle uniforme et modulable en fonction de la taille de votre organisation.

Hormis le côté uniforme et modulable, nous vous conseillons d’opter pour une solution ERP en français qui permet à vos différents services de communiquer essentiellement à partir de la langue de Molière.

Pour finir, privilégiez les logiciels les plus prisés par les grands acteurs de votre secteur. Dans certains cas, les logiciels peu utilisés ont des fonctionnalités plus ou moins limitées et peuvent subir divers problèmes, liés entre autres à la sécurité.

À titre d’information, la présence de mises à jour régulières compte également parmi les critères à ne pas négliger lors du choix d’un ERP. Les mises à jour vous permettent, dans certains cas, de bénéficier de nouvelles fonctionnalités, mais surtout de renforcer la protection de vos données contre les éventuelles attaques informatiques.