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Pourquoi digitaliser les notes de frais ?

Par Philippe , le 29 mars 2022 - 8 minutes de lecture
Digitaliser les notes de frais

La digitalisation et la dématérialisation dans le secteur de l’entreprise répondent de manière homogène aux besoins en termes de productivité et d’efficacité des entreprises. La dématérialisation est un processus qui prend de plus en plus d’envergure dans les entreprises, surtout dans la branche consacrée à la gestion des salariés et à la gestion comptable de l’entreprise. Une solution qui porte ses fruits en ce moment est la dématérialisation des notes de frais des salariés et des collaborateurs en vue d’obtenir un remboursement de la part des employés. La création des notes de frais de dépenses des collaborateurs dans le cadre de leurs besoins professionnels s’assimile en effet à un temps considérable au niveau de l’entreprise. Il est ainsi évident qu’adopter la solution de la digitalisation des notes de frais de remboursement est primordial pour assurer la qualité des activités au sein d’une entreprise.

Les notes de frais, une définition simple

Dans le cadre des déplacements professionnels, ou des missions de l’entreprise, les collaborateurs établissent une note de frais en vue de recevoir un remboursement pour les dépenses réalisées.

Les notes de frais sont ainsi des documents administratifs qui recensent les différentes dépenses effectuées par les collaborateurs. Autrement dit, les notes de frais sont assimilées à des outils justificatifs de la véracité des dépenses des salariés. Une fois de retour au niveau de l’entreprise, le salarié peut ainsi présenter la note de frais au comptable, pour lancer le processus de remboursement.

Parmi les dépenses personnelles qui peuvent, être inscrites dans les notes de frais sont à titre indicatif :

  • Les dépenses d’hébergement, c’est-à-dire les frais d’hôtel ou les frais de maison d’hôte ;
  • Les dépenses relatives à la restauration des salariés et des collaborateurs ;
  • Les dépenses relatives aux déplacements des collaborateurs ;
  • Ou encore les dépenses de communication des salariés.

Le point commun des dépenses des collaborateurs et des salariés cités précédemment est qu’il s’agit de dépenses dans le cadre de la réalisation des activités de l’entreprise. Ainsi, les dépenses prises en charge, ou qui font l’objet de remboursement sont les dépenses valides, générées pour la réalisation d’une mission spécifique.

Pourquoi opter pour la digitalisation des notes de frais pour le remboursement des salariés ?

Une fois de retour des déplacements professionnels, le salarié doit rendre compte de ses dépenses, non seulement pour le traitement comptable de l’entreprise, mais également dans le but d’entamer le processus de remboursement de ses dépenses.

Cependant, certaines études montrent que l’élaboration d’une note de frais peut prendre jusqu’à 20 minutes. Pris individuellement, ce temps d’élaboration s’avère être non significatif, mais pris à l’échelle de l’entreprise, cela pourrait entraver le rapport temps et productivité des salariés et des collaborateurs. Cette contrainte s’applique également et notamment sur le service comptable chargé de dresser le rapport de remboursement des frais déboursés par les collaborateurs ou salariés.

La meilleure solution qui s’offre aux entreprises pour assurer à la fois la gestion des dépenses des collaborateurs et le traitement comptable est alors la dématérialisation des notes de frais de déplacement. Voici quelques points justificatifs de ce processus de digitalisation.

Réduire le temps d’élaboration des notes de frais de déplacement

Pour le bon déroulement de la gestion des salariés, mais aussi pour le besoin de se faire rembourser, les salariés et les collaborateurs doivent remplir de manière effective les notes de frais de déplacement professionnels.

Cependant, l’élaboration d’une note de frais requiert l’insertion de différentes informations, issues de différents papiers justificatifs, comme les tickets-repas, les reçus ou autres papiers. Ainsi, le traitement de ces informations prendrait un temps record si la solution de la dématérialisation des notes de frais est adoptée par l’entreprise.

De cette façon, l’entreprise assure à la fois sa comptabilité et la productivité de ses salariés et de ses collaborateurs.

Anticiper le travail comptable

Le logiciel de traitement des notes de frais facilitera davantage le travail comptable. En effet, les justificatifs des dépenses des collaborateurs après leurs déplacements professionnels sont centralisés auprès du comptable. Le comptable est ainsi chargé de suivre les dépenses une à une et de le retracer avec des justificatifs avant de pouvoir enclencher le processus de remboursement desdites dépenses.

Ainsi, le logiciel de traitement prendrait en charge la vérification des justificatifs et des dépenses du salarié de l’entreprise. Il ne suffit plus au comptable que de valider le traitement et de lancer le remboursement de la somme au salarié concerné. De leur côté, cette solution de dématérialisation permet aux salariés de recevoir des messages les notifiant du remboursement.

Parallèlement à toutes ces activités, le logiciel est rattaché aux informations comptables de l’entreprise. Le logiciel se chargera également de l’intégration des nouvelles informations dans la base de données de l’entreprise, en inscrivant les remboursements aux passifs de l’entreprise.

Gestion des cartes professionnelles attribuées aux salariés d’entreprise

Dans une entreprise, il peut se présenter qu’un salarié ou plusieurs collaborateurs sont souvent en déplacements professionnels. Pour optimiser les coûts et le budget de l’entreprise, elle peut doter ses collaborateurs d’une carte bleue leur permettant de régler leurs dépenses tout au long de leurs missions. Ces cartes évitent ainsi aux collaborateurs et aux salariés de payer les dépenses de leurs poches. Autrement dit, ils peuvent directement utiliser les fonds de l’entreprise pour leurs besoins personnels lors des déplacements professionnels.

De ce fait, la dématérialisation des notes de frais permet la gestion optimale de ces cartes et des fonds alloués, ainsi que l’analyse des dépenses effectuées par le salarié dans le cadre de la réalisation de sa mission.

Un processus de traitement de la demande de remboursement rapide et simple

Pour les collaborateurs et les salariés, devoir avancer les dépenses de déplacement n’est pas la meilleure solution pour leurs actifs personnels. De plus que le processus de remboursement dépend du traitement des notes de frais de déplacement au niveau du comptable de l’entreprise.

Fait de manière manuelle, le traitement de la note de frais prend du temps. Pour le comptable, il s’agit en effet de vérifier chaque papier, chacun des justificatifs des collaborateurs avant de valider le remboursement des dépenses.

Ainsi, pour les collaborateurs, cette solution répondrait de manière positive au délai de traitement long et à leur problème de temps d’attente de remboursement. Les collaborateurs et les salariés n’auront ainsi pas beaucoup de temps d’attente pour recevoir leurs argents.

Gestion et limitation des tentatives de fraude

Il est courant qu’en entreprise, les collaborateurs et les salariés cherchent à gagner un peu plus par rapport à ce qu’ils devraient percevoir. Les notes de frais, souvent écrites à la main, se présentent comme étant un moyen efficace pour les collaborateurs de gonfler leurs dépenses pour ensuite obtenir un remboursement d’argent plus conséquent. Des actions qui ponctionnent directement sur le portefeuille de l’entreprise.

Dans ce cadre, la société peut mettre en œuvre des normes et des réglementations relatives aux déplacements professionnels, tels que le montant maximal alloué à une catégorie de dépenses. Le suivi de ces normes peut paraître difficile dans le cas où plusieurs collaborateurs et salariés seraient en déplacement.

Avec le logiciel de prise en charge des notes de frais, le suivi des normes se fait de manière rapide et efficace. En effet, le logiciel en question alerte les responsables au niveau de l’entreprise en cas de non-respect de certaines règles établies préalablement.

Le traitement des notes de frais n’est pas une tâche des plus faciles pour le comptable d’une entreprise. De son traitement dépend également le remboursement des collaborateurs. Il est alors question d’une mission primordiale à la fois pour l’entreprise que pour le salarié. La dématérialisation, avec l’intégration d’un logiciel de traitement dans le processus permettrait de répondre aux différents enjeux liés à la question de la note de frais de déplacement dans le cadre professionnel.

Philippe

Entrepreneur dans l'âme, Philippe accompagne depuis 20 ans les entreprises dans leur développement.