Télésecrétariat : les avantages pour les professionnels de la santé

Le métier de médecin ne se résume pas qu’à soigner les patients. Prendre les appels des patients, s’occuper de son agenda… De nombreuses tâches administratives, le plus souvent chronophages et liées à la gestion du cabinet médical, sont également à prévoir. Ainsi, recourir à un service d’externalisation devient nécessaire afin d’alléger les services des professionnels de santé. En étant un vrai substitut du secrétariat en interne, le télésecrétariat présente de nombreux avantages significatifs.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Également connu sous l’appellation de secrétariat téléphonique médical à distance, le télésecrétariat médical englobe tous les services permettant d’externaliser le secrétariat médical. Quel que soit votre métier dans le domaine de la santé (médecin généraliste, kinésithérapeute, ophtalmologue…), le télésecrétariat vous aide à fournir à vos patients un accueil de qualité. À la différence du secrétariat médical traditionnel, la prestation se fait à distance.

Pour trouver un prestataire, de nombreuses entreprises comme celle que vous pouvez trouver sur Ma-meilleure-collaboratrice.com proposent des assistants virtuels compétents possédant diverses qualités. Ils peuvent mener à bien toutes sortes de missions, dont :

• l’accueil téléphonique des patients de façon personnalisée,
• la prise de rendez-vous,
• le renvoi des appels urgents vers votre ligne personnelle,
• la gestion de planning,
• l’identification des appels urgents.

Le télésecrétariat médical : une solution gain de temps

En optant pour les services d’un télésecrétaire médical, vous pouvez consacrer tout votre temps à vos consultations sans que ces dernières ne soient interrompues. Avec le télésecrétariat médical, tous vos appels iront directement vers une ligne personnalisée répondant en votre nom. De plus, les coordonnées de l’appelant et l’objet de son appel sont automatiquement enregistrés pour faciliter l’organisation.

Le télésecrétariat médical : une solution économique

Avec l’aide d’un télésecrétaire médical, vous avez la possibilité de réduire considérablement les charges fixes liées à l’embauche d’un secrétaire traditionnel. Vous éviterez par exemple de payer le salaire, les charges sociales, l’assurance, etc.

Selon vos besoins, vous pouvez même opter pour un service sur mesure. Par exemple, il est possible d’engager un secrétaire médical à distance pour seulement quelques heures par jour, pour certains jours du mois seulement ou quand votre secrétaire traditionnel prend son congé.

Plus important encore, vous obtenez une réduction des frais liés aux équipements de travail (ordinateur, téléphone, scanner, etc.). La plupart du temps, les prestataires incluent déjà ces frais dans le tarif de secrétariat à distance.

Le télésecrétariat médical : de l’assistance au quotidien

S’occuper des consultations est déjà une tâche très chronophage pour un professionnel de santé. Ainsi, votre quotidien est souvent surchargé. Le secrétaire à distance vous accompagne dans les différentes tâches administratives pour que vous puissiez vous concentrer davantage sur vos patients. Il veille également à ce que vous ne soyez en aucun cas dérangé durant vos rendez-vous, sauf en cas d’urgence.

Si vous confiez par exemple la gestion de votre agenda et de vos appels téléphoniques, vous pourrez vous focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée. Comme la principale responsabilité du télésecrétaire est de prendre les appels de votre cabinet, il garantira la prise d’appels durant les heures creuses ainsi que les horaires prescrits.

Le télésecrétariat médical pour améliorer l’image de votre cabinet

Si le prestataire dispose de moyens matériel adéquats pour travailler, les prises de rendez-vous et les réceptions d’appels se feront facilement et rapidement. Ces équipements sont composés de logiciels et des nouvelles technologies. Toutefois, le secrétaire à distance doit savoir les utiliser intelligemment pour que son travail soit efficace. Le télésecrétaire se définit donc comme un interlocuteur privilégié du patient.

Réactif, méthodique et déterminé, le secrétaire à distance saura répondre aux appels des patients tout en faisant très attention à ce qu’il n’y ait aucun débordement d’appels. Durant les appels, il veille à fournir une écoute active sans démontrer du stress ni une quelconque pression. Ces détails ne seront que bénéfiques pour le professionnel de santé. Et pour cause, son cabinet médical affichera une image professionnelle. Cela permet par la suite de fidéliser les patients.

Le télésecrétariat médical pour bénéficier de la frappe médicale à domicile

Outre la réception des appels téléphoniques et la gestion de l’agenda, la rédaction des comptes rendus médicaux fait aussi partie des tâches chronophages d’un professionnel de la santé. À cela s’ajoute la saisie des courriers médicaux et d’autres documents médicaux. Heureusement, il y a la frappe médicale à domicile.

Qu’est-ce que la frappe médicale à domicile ?

À la fin de la journée, vous pouvez passer des heures à vous occuper de la transcription de vos notes médicales. D’où la solution de la frappe médicale à domicile. Elle consiste à réaliser toutes les activités nécessitant la saisie de documents médicaux. C’est également l’une des missions d’un secrétaire médical à distance. Il peut s’occuper de la sous-traitance des saisies de vos documents médicaux et de la frappe de tous vos courriers.

En général, les entreprises proposent les services de transcripteurs qui ont été préalablement formés à la création et à la transcription de divers documents médicaux. Ces transcripteurs sont capables de transcrire tous les types de fichiers audio que vous leur soumettez. Néanmoins, certains d’entre eux peuvent disposer d’un système de frappe qui ne convient pas à vos critères et à vos attentes. C’est pour cela qu’il faut bien choisir votre secrétaire.

Qui peut faire appel à un secrétaire de frappe médicale à domicile ?

Ce type de service s’adresse à tous les professionnels de la santé et des soins, à savoir :

• un médecin individuel,
• un groupe de médecins,
• un centre de diagnostic,
• un hôpital,
• une pharmacie,
• un centre de recherche médicale, etc.

Quel que soit le département (oncologie, cardiologie, etc.), un secrétaire de frappe médicale à domicile traitera toutes vos données. Il répondra à vos attentes en assurant une saisie irréprochable.

Pourquoi faire appel à un secrétaire de frappe médicale à domicile ?

Le recours aux services d’un secrétaire de frappe médicale à domicile offre beaucoup d’avantages tant au niveau de votre organisation qu’au niveau des coûts. Vos données seront traitées dans les plus brefs délais avec une précision élevée. La qualité des transcriptions est strictement vérifiée par des experts dans le domaine. Notez qu’en fonction de votre projet, la tarification reste très flexible.