Événement professionnel : comment adapter votre communication ?

Les événements professionnels font partie intégrante de la vie des entreprises. Conçus sous différents formats et avec des objectifs variables, ils doivent être accompagnés d’une communication efficace et adaptée. Celle-ci consistera à véhiculer l’image de l’entreprise et à attirer un public cible afin qu’il prenne part à la rencontre. Le choix des dispositifs à mettre en place est donc essentiel pour organiser un événement percutant avec des retombées positives. Voici les points à prendre en compte pour adapter sa communication dans le cadre de la préparation d’un événement professionnel.

Définissez les objectifs et les promesses de l’événement professionnel

Votre événement d’entreprise peut se présenter sous plusieurs formes : une inauguration, une journée porte ouverte, une soirée professionnelle, un séminaire, etc. De même, la rencontre peut se tenir en interne ou en externe. Quelle que soit la forme, vous devez impérativement définir les objectifs de votre événement : promotion de savoir-faire, présentation de vos offres, fidélisation des clients, conversion de prospects, etc. C’est à partir de cela que vous pourrez déterminer votre public cible.

Il convient de faire la différence entre les promesses et les objectifs. Ici, la promesse désigne le message que vous souhaitez transmettre. Il peut s’agir de faire découvrir l’entreprise, d’informer sur les tendances actuelles liées à votre secteur d’activité, de parler de votre valeur ajoutée, présenter un nouveau produit… La promesse peut également être la proposition de solutions concrètes pour votre cible. Vos supports de communication devront mettre en valeur les promesses fixées le jour de la rencontre.

Utilisez une animation photocall pour la communication de votre événement

Vous devez aussi songer à mettre en place différentes animations afin d’assurer la réussite de votre événement d’entreprise. C’est dans ce contexte qu’intervient le photocall comme support de communication événementielle. Celui-ci est une animation photo qui a émergé à partir de l’univers du cinéma.

Son principe consiste à faire de vos invités des stars durant vos événements professionnels. Ceux-ci vont ainsi entrer sur un tapis rouge devant l’espace dédié à la rencontre, puis s’arrêter devant un fond pour une séance de shooting photo. Le photocall est donc une manière de créer une ambiance unique, différente de celle qu’on voit dans les autres événements.

L’autre avantage de cette animation est qu’elle offre un aperçu immédiat des photos qui ont été prises. Pour des images de qualité, nous vous conseillons de faire appel à un expert photographe. Celui-ci mettra par la même occasion des options de partage de photos comme le partage sur les réseaux sociaux et le tirage.

Enfin, l’animation photocall est un excellent moyen d’obtenir de beaux souvenirs de l’événement. Les photos prises peuvent être tirées pour constituer un lot de souvenirs. De plus, elles peuvent vous aider à booster votre visibilité. À cet effet, vous pouvez y ajouter le logo de votre entreprise et un texte publicitaire pour un rendu personnalisé. Les photos pourront par la suite vous servir pour l’animation de vos pages de réseaux sociaux et vos newsletters.

Pensez aux autres supports de communication pour le Jour J

En dehors de l’animation photocall, il importe également de penser à d’autres supports de communication.

Les supports de communication imprimés

Ce sont les supports classiques et ils constituent la base de la communication de votre événement B2B. Ils devront être conçus à l’image de votre entreprise ou de votre événement et distribués aux différents participants. On peut citer parmi les plus courants les brochures, les dépliants, les flyers, les catalogues, les cartes de visite, les badges personnalisés, etc.

Les supports d’affichage

Les supports physiques sont incontournables dans le cadre d’une communication d’entreprise. Pour votre événement, tournez-vous vers les bâches, le roll-up, la banderole, les stickers de signalétique, etc. Vous pouvez également utiliser la PLV connectée dotée de la technologie NFC. Celle-ci permet d’avoir directement accès au contenu digital lié.

Les supports de communication digitaux

Votre événement d’entreprise doit s’adapter au contexte actuel qui coïncide avec l’avènement du digital. Nous vous recommandons alors l’utilisation de supports tels que les écrans interactifs et tablettes, les compteurs de like pour les réseaux sociaux, les stories (Facebook et Instagram), les jeux-concours, etc.

Annoncer l’événement à travers divers canaux de communication

Après avoir défini les objectifs, les promesses et les supports de communication indispensables pour le jour de la rencontre, vous devez maintenant l’annoncer au public. Pour ce faire, nous vous recommandons l’utilisation de plusieurs canaux.

Créez une page web spéciale pour l’événement

La première chose à faire est de créer un site ou une page web consacrée à la rencontre professionnelle. L’objectif est de faciliter les inscriptions ou les confirmations de présence. La page constituera par la même occasion l’espace réservé à la communication globale de l’événement. Les internautes pourront ainsi y trouver différentes informations importantes. Il s’agit notamment de la date, du lieu et de l’heure de l’événement, des informations de contact, de la description de l’événement et du formulaire d’inscription.

Envoyez des invitations

Pour l’envoi des invitations, vous avez le choix entre deux options : l’emailing d’invitation et l’invitation papier. Si vous avez un fichier d’adresses e-mail, nous vous conseillons de choisir l’emailing d’invitation qui est rapide et moins cher. Toutefois, il faudra prendre en compte quelques paramètres : l’objet, la description de l’événement, la personnalisation de l’invitation…

Quant à l’invitation sur papier, elle vous permet de plus marquer l’esprit des destinataires. En effet, elle capte plus l’attention que l’emailing qui est devenu très courant. De plus, elle a une plus longue durée de vie.

Ne négligez pas la promotion pré-événement

Sur le site web de votre entreprise, pensez à ajouter un encart publicitaire, un slider ou encore un bouton qui renvoie à la page dédiée. N’hésitez également pas à utiliser une application mobile événementielle. C’est un outil mobile qu’on peut utiliser durant l’événement, notamment si vous y ajoutiez des fonctionnalités interactives à forte valeur ajoutée. Pour simuler l’activité, pensez à envoyer des notifications push selon la géolocalisation.

Enfin, servez-vous des réseaux sociaux comme LinkedIn, Twitter et Facebook. Vous pourrez y réaliser des campagnes sponsorisées pour mieux faire la promotion de votre événement.

Organiser un événement d’entreprise requiert de la persévérance et de la rigueur. La réussite de celui-ci passe évidemment par une communication adaptée et bien structurée. Le choix des supports joue un rôle central. Pour les animations photocall, l’intervention d’un spécialiste photographe est recommandée.