Certification Qualiopi : à quoi s’attendre le jour de l’audit ?

La formation professionnelle est d’une importance capitale pour l’acquisition de compétences dont ont besoin les employeurs. Elle est de plus en plus valorisée en France ; en témoignent les dispositions mises en place par l’État pour l’encourager. Si les candidats à la formation peuvent prétendre à des aides données, les organismes formateurs peuvent aussi recevoir bien des fonds. Pour cela, ils doivent remplir certaines conditions. Avant tout, un établissement de formation doit être reconnu, par un organisme tiers, comme un prestataire dont les actions participent réellement au développement de compétences. La certification Qualiopi se présente ainsi comme une marque de qualité que devrait obtenir tout organisme de formation. Elle s’obtient suite à un audit soldé par un résultat positif. Lisez ici à quoi doit s’attendre un prestataire de formation le jour de l’audit !

Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi et en quoi consiste-t-il ?

L’audit Qualiopi est un examen qui vise à évaluer les processus mis en place par un prestataire dont les actions concourent au développement de compétences. Il est réalisé par un auditeur qui s’appuie sur les documents qui lui sont présentés par le prestataire et les observations qu’il effectue lors de l’entretien. L’audit permet de déterminer si les critères à remplir pour bénéficier d’une certification Qualiopi sont satisfaits.

La méthodologie est transparente puisqu’elle est axée sur le référentiel national de qualité. Ce dernier indique 7 critères de qualité à auditer avant l’octroi d’une certification Qualiopi à un prestataire, à savoir :

• les conditions d’information du public à propos des prestations, délais et résultats ;
• l’identification des objectifs des prestations et leur adaptation aux personnes ciblées pendant la conception ;
• l’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux différents publics ;
• l’adéquation des prestations avec les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ;
• la qualification et le développement des connaissances et compétences des formateurs ;
• l’inscription et l’investissement de l’organisme dans le cadre professionnel et
• la collecte et la prise en compte des appréciations et réclamations faites par les différentes parties prenant part aux prestations.

À partir du référentiel, l’auditeur identifie les indicateurs qu’il doit considérer selon le type d’action effectué par le prestataire. Ces indicateurs varieront selon qu’il s’agit d’une action de formation, de formation par apprentissage, de bilan de compétences ou de VAE (Validation des acquis de l’expérience). Vous avez la possibilité de faire une immersion au cœur d’une journée d’audit Qualiopi avec l’accompagnement de spécialistes. Ceux-ci sont qualifiés pour vous faire passer avec succès l’étape de l’audit et obtenir la certification, avec tous les avantages y afférents.

Quelles sont les étapes d’un audit Qualiopi ?

L’audit Qualiopi se déroule en quelques étapes clés. Avant tout, prenez le temps de vous informer sur cette opération et sur la certification dans son ensemble. N’hésitez pas à solliciter l’assistance d’un spécialiste dès le début de votre projet. À défaut, piochez des informations sur les sites traitant de la certification Qualiopi. Consultez surtout le référentiel national de qualité pour savoir ce que vous devriez faire pour être dans les normes.

Assurez-vous d’avoir le maximum d’informations sur l’audit Qualiopi puis faites appel à l’un des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Cofrac (Comité français d’accréditation). La liste de ces derniers est disponible sur le site du ministère du travail, du plein emploi et de l’insertion. Les adresses mail des différents organismes sont fournies. Contactez l’établissement de votre choix et convenez d’un rendez-vous pour un audit avec lui. Après avoir choisi votre organisme certificateur, trois semaines s’écouleront avant son intervention à proprement parler.

En revanche, vous devez confier l’audit initial à un auditeur. Celui-ci vous donnera le plan d’audit à la veille de sa visite dans vos locaux. Le document définira le périmètre, les individus et les indicateurs que prend en compte l’audit. La journée d’audit dure 7 à 8 heures, en dehors de la pause-déjeuner, et commence généralement aux environs de 8 h 30′. Après la prise de contact avec l’auditeur pendant une dizaine de minutes au plus, la réunion d’ouverture s’effectue en 15 à 20 minutes.

Puis l’audit commence, en salle de réunion ou dans le bureau du prestataire audité. La pause-déjeuner est prise à la mi-journée et l’audit se poursuit après. Enfin, une réunion de clôture se tient et donne lieu à l’énonciation des constats. L’auditeur consigne ses observations dans un rapport. Lorsqu’il y a des non-conformités, il indique les modalités et délais de la mise en conformité.

Comment se préparer à son audit Qualiopi ?

L’audit est déterminant pour l’obtention de la certification Qualiopi. Il est donc essentiel de le préparer pour se donner toutes les chances de le passer avec succès. Pour ce faire, veillez à évaluer vous-même les points concernés par cette analyse avant le passage de l’auditeur. Nous vous recommandons un audit interne. Il s’agira de placer votre organisme de développement de compétences dans une situation d’audit réel.

Vous aurez à simuler l’intervention d’un auditeur certifié. Il vous faudra tenir compte des exigences du référentiel national pour vous évaluer. Ce faisant, vous pourriez détecter vous-même des points sur lesquels vous n’êtes pas aux normes. Précisions que l’auto-évaluation n’est pas facile. Afin de vous assurer de la crédibilité de votre analyse, soumettez-la à des collaborateurs. La préparation d’un audit Qualiopi devrait se faire avec l’ensemble de votre équipe à l’interne.

N’oubliez pas que le personnel formateur est aussi impliqué dans le processus. Avec l’accompagnement des autres membres de l’organisme, vous pouvez passer au peigne fin les indicateurs qui seront considérés par l’auditeur. Votre simulation d’audit vous permettra de regrouper les documents qui seront demandés lors de l’audit Qualiopi. Le recours à un accélérateur d’organisme de formation est une bonne idée pour vous préparer au mieux au contrôle proprement dit.

Que faire à la réception de son rapport Qualiopi ?

L’audit Qualiopi se termine par l’élaboration d’un rapport d’analyse par l’auditeur et remis au prestataire. Le document est aussi fourni au comité technique de l’organisme certificateur qui aura la responsabilité de décider de l’attribution ou du refus de la certification à l’audité. Les membres de ce comité tiennent compte des non-conformités relevées. Selon que les écarts sont inexistants, mineurs ou majeurs, l’organisme certificateur peut accepter la demande de certification Qualiopi ou demander un contre-audit.

Si le prestataire de développement de compétences répond à tous les critères du référentiel national de qualité, il reçoit sa certification dans les semaines suivantes. Par contre, en cas de non-conformité, vous devez suivre, en tant que prestataire, les recommandations données par l’auditeur. Vous aurez un délai de 3 mois pour corriger les non-conformités majeures. Le délai est prolongé à 6 mois quand il s’agit de non-conformités mineures.

Si vous vous retrouvez avec un rapport d’audit relevant des manquements à corriger, faites appel à des spécialistes pouvant vous accompagner en ce sens. Grâce à leurs compétences, ils vous permettront de vous mettre en conformité dans les délais impartis. Vous pourrez en effet obtenir votre certification Qualiopi, valide pour une durée de 3 ans.

Certificat Qualiopi : en quoi est-ce bénéfique pour un organisme de formation ?

L’obtention de la certification Qualiopi est loin d’être une simple formalité pour les organismes offrant des prestations de formation. Cela vous permet d’attester de la qualité de vos programmes, dispositifs, formateurs, etc. Une entreprise qui répond au référentiel national de qualité ne peut qu’avoir une bonne image auprès des candidats aux formations. Vous aurez ainsi des chances d’attirer un bon nombre de personnes pour vos prestations.

La certification Qualiopi est une exigence depuis le 1er janvier 2022 pour les prestataires de développement de compétences qui prétendent à des fonds publics et mutualisés. Avec cette marque de qualité, vous pouvez donc obtenir des aides financières pour développer votre activité. En outre, grâce à la certification Qualiopi, les investisseurs à qui vous soumettrez un projet d’accompagnement seront rassurés.