Comment bien choisir un photocopieur A3 pour votre entreprise ?

Le photocopieur est un matériel informatique dont une entreprise ne peut se séparer. Impression des factures, duplication de divers documents administratifs et impression de pièces justificatives… cet équipement est utile pour garantir, dans une certaine mesure, le bon déroulement des activités d’une entreprise. Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour vous aider à choisir un bon photocopieur A3 le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.

Quels sont les principaux types de photocopieurs professionnels ?

Aujourd’hui, vous pouvez trouver sur le marché différents types de photocopieurs et d’imprimantes à différents prix, proposant diverses fonctionnalités et options. Vous pouvez acheter le modèle de photocopieurs le plus simple avec quelques centaines d’euros seulement, et ceux des plus sophistiqués disponibles sur le marché, pour un montant pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros. Les principaux types d’équipement d’impression proposés aux entreprises sont essentiellement :

• Les photocopieurs monochromes, qui permettent juste la copie de documents en noir et blanc ;
• Les photocopieurs en couleur, qui prennent en charge des copies en noir et blanc, mais également en couleur ;
• Les photocopieurs numériques, qui peuvent permettre à une entreprise d’effectuer différentes opérations, grâce au fait que ces photocopieurs soient connectés au réseau informatique ;
• Les photocopieurs multifonctions, tel que leur nom le suggère, permettent à une entreprise de copier, d’imprimer, de faxer, de scanner différents documents. Ils permettent aussi bien de sortir une copie en noir et blanc ou en couleur.

Par défaut, tous les photocopieurs et les périphériques d’impression prennent en charge le format papier A4, le format standard utilisé par toutes les entreprises pour leurs documents en version papier. Mais les besoins de certaines entreprises nécessitent une impression sur un format plus grand. Ces entreprises doivent donc utiliser une imprimante qui soit capable d’imprimer sur papier A3.

Et si vous faites partie de ces entreprises-là, sachez que la plupart des photocopieurs mis en vente ou en location sur le marché prennent également en charge le format A3, donc vous n’aurez aucun problème à trouver votre photocopieur A3.

Le choix de votre photocopieur doit se baser sur vos besoins

Vous devez choisir parmi les photocopieurs et les imprimantes disponibles par élimination, en prenant en compte comme facteur de décision pertinent, vos besoins quotidiens. Pour ne pas vous tromper, vous devez estimer les besoins mensuels en impression par utilisateur, par bureau ou par service. Ainsi, vous devez considérer :

• Le besoin en impression couleur et en noir et blanc : en effet, si la plupart de vos documents sont imprimés ou copiés en noir et blanc, vous pouvez optimiser votre budget en optant pour un photocopieur monochrome qui copie juste en noir et blanc. Sinon le photocopieur en couleur est le modèle le mieux adapté.
• Le nombre d’impressions au format A3 et au format A4 : vous pouvez trouver plus facilement des photocopieurs A4 moins chers sur le marché, car c’est le standard. Mais bien sûr si votre entreprise imprime beaucoup sur format A3, vous devez privilégier un photocopieur qui a un bac et une sortie papier format A3.
• Les besoins fonctionnels de vos collaborateurs : vous devez analyser si votre système de communication interne a besoin de plus de fonctionnalité sur les périphériques d’impression. Il se peut que vos collaborateurs utilisent beaucoup le partage de documents sous format numérique par email ou sur le réseau, l’envoi et la réception fax, etc. Si c’est le cas, vous devez privilégier un photocopieur multifonction.
• Le nombre estimé des copies réalisées par mois : en effet, le volume mensuel d’impression réalisé au sein de votre entreprise influe sur la vitesse d’impression du photocopieur adapté à vos besoins. Si le volume mensuel de votre impression ne dépasse pas les 3 000 copies, un photocopieur standard avec une vitesse de 20 pages par minute (ppm) est adapté à vos besoins. Pour un volume entre 3 000 et 25 000 impressions par mois, vous devez choisir un photocopieur avec une vitesse entre 20 ppm et 45 ppm. Et au-delà de 25 000 impressions par mois, privilégiez un photocopieur plus performant avec une vitesse de 75 ppm minimum.

Le choix de votre photocopieur A3 repose sur le montant de votre budget

Selon la sophistication des opérations que vous pouvez réaliser à partir d’un photocopieur, le prix d’achat ou de location de l’équipement informatique varie. En effet, entre vos besoins et le budget que vous pouvez allouer à l’acquisition de votre photocopieur et périphérique d’impression, vous devez trouver le juste milieu.

En temps réel, outre le prix d’achat d’un photocopieur, il existe d’autres charges que vous devez prendre en compte, comme le prix des consommables nécessaire pour l’utilisation de l’imprimante, il peut être cité :

• Les rames de papier, dont le format doit être adapté au format de l’impression ;
• Les cartouches d’encre ou le toner : il faut savoir que les cartouches d’encre sont moins chères que le toner. Mais les cartouches ont tendance à sécher plus vite que le toner ;
• Le tambour, qu’il faut remplacer après la réalisation d’un certain nombre de copies ;
• Les agrafes, si votre photocopieur permet d’agrafer automatiquement vos documents en fin de tirage ;
• Etc.

En plus des consommables, vous devez également penser aux charges de maintenance de vos photocopieurs. Vous pouvez facilement trouver des professionnels qui peuvent prendre en charge la maintenance et le dépannage de votre photocopieur et périphérique d’impression.

Et enfin, vous devez inclure dans votre budget la consommation énergétique du photocopieur.

Comment choisir entre un photocopieur jet d’encre ou un photocopieur laser ?

En premier lieu, le prix de ces imprimantes est différent, du fait de la différence de technologie utilisée. Mais pour faire le choix entre ces deux types d’imprimantes, vous devez toujours vous baser sur les besoins de votre entreprise.

Un périphérique d’impression jet d’encre vous permet d’imprimer des images, des graphiques et des photos complexes, avec une qualité d’impression que l’imprimante laser ne peut atteindre. De ce fait, si vous imprimez beaucoup d’images et de photos, il est recommandé d’opter pour un photocopieur à jet d’encre. Dans le cas où vos besoins se limitent à un usage bureautique et si le volume de votre impression est conséquent, vous devez privilégier une imprimante à laser.

Les avantages des photocopieurs multifonctions

Sans grande surprise, un photocopieur professionnel multifonction est le plus cher sur le marché, étant donné les possibilités d’utilisation qu’il offre. En effet, de plus en plus sollicités par les entreprises, les photocopieurs multifonctions permettent de copier tout type de documents, de les scanner, de les faxer, de les imprimer, et même de les stocker directement dans le mémoire de stockage de l’imprimante.

En optant pour un photocopieur multifonction, vous optimisez le partage de documents et d’informations au sein de votre entreprise. Il permet de partager les documents en temps réel, et sans besoin d’impression. Ainsi, non seulement vous améliorez votre communication interne et la productivité de votre équipe, mais vous optimisez également les charges relatives à l’achat de rames de papier, car pour stocker vos documents, vous n’êtes plus obligé de tous les imprimer en format papier.

Le photocopieur multifonction vous permet également d’éviter d’investir dans plusieurs périphériques. En effet, il peut prendre en charge le rôle de plusieurs appareils. Le photocopieur est un scanner, une imprimante, une photocopieuse, un fax, un disque dur externe à lui seul. En optant pour ce type d’équipement, vous optimisez votre espace de travail, ainsi que votre budget total pour l’acquisition de matériels informatiques.

Conclusion

Chaque aspect de vos besoins en impression doit entrer dans les paramètres de choix de votre photocopieur : vitesse d’impression, option d’impression (noir et blanc ou couleur), volume d’impression, option de partage de documents, format de papier, etc.

Votre budget n’est pas forcément adapté à vos besoins. Mais l’important est d’évaluer les choix possibles que votre budget vous permet, d’évaluer leurs avantages et leurs inconvénients, et de choisir le modèle le mieux adapté à vos besoins.