Comment équiper ses salariés en télétravail ?

L’entreprise a pour obligation de fournir à ses salariés les moyens nécessaires à la bonne exécution de leur mission, qu’ils soient présents dans les bureaux ou non. Quels équipements informatiques prévoir pour permettre la pratique du télétravail dans son entreprise ?

Un équipement adapté et performant réduit en effet significativement les freins technologiques liés à la variété des environnements de travail et augmente la productivité des collaborateurs à distance. Bruno Catteau, Chief Platform Officer chez Lucca, éditeur de logiciels rh, nous partage ses bonnes pratiques.

Investir dans des équipements informatiques nomades

Le télétravailleur peut être autorisé par l’entreprise à utiliser son matériel informatique personnel dans le cadre d’une politique BYOD (Bring your own device). Il est toutefois recommandé de lui fournir un équipement nomade, adapté à la pratique du télétravail.

Il faut se préparer à l’éventualité de connaître des épisodes de télétravail imposé plus fréquents. Transporter sa tour dans l’urgence du bureau jusqu’à chez soi, ce n’est vraiment pas pratique. Il faut que tous les salariés qui ont la possibilité de télétravailler disposent à minima d’un ordinateur portable et d’un second écran comme matériel habituel.

Le kit basique d’un télétravailleur peut ainsi être le suivant :

• Un ordinateur portable pour changer de lieu de travail rapidement;
• Un grand écran ou un double écran pour prévenir les risques du travail sur écran;
• Une souris sans fil pour prévenir les troubles musculo–squelettiques (TMS);
• Une webcam et un casque pour faciliter les échanges en visioconférence et obtenir une meilleure qualité de son même dans un environnement bruyant;
• Un téléphone professionnel pour séparer vie pro et vie perso, ou à défaut créer une redirection de numéro.

Attention, le choix de l’ordinateur portable dépend toutefois des missions du salarié. Un développeur informatique aura par exemple besoin d’une configuration différente de celle d’un commercial.

A noter : Si le salarié travaille depuis son domicile, l’entreprise peut également fournir du mobilier (siège ergonomique, bureau, meubles de rangements…) pour créer un espace de travail correspondant aux normes de santé au travail.

Formaliser le prêt de matériel

Dans le cas de prêt de matériel, l’employeur doit veiller à inventorier le matériel confié au salarié en précisant :

• sa valeur,
• les usages acceptés par l’entreprise,
• les conditions de maintenance ou de remplacement,
• les modalités de restitution.

Cet inventaire doit donner lieu à l’émission d’un document cosigné par le salarié et l’entreprise.

A noter : L’employeur reste seul responsable en cas de vol ou d’endommagement accidentel du matériel et doit souscrire une assurance multi-risques. Si le salarié refuse de restituer le matériel ou le détruit volontairement, des sanctions et un remboursement pourront être prévus dans les conditions d’usage et de restitution du matériel.

Vérifier la qualité de la connexion internet

La pratique du télétravail nécessite une connexion internet fiable et performante. Cet aspect est d’autant plus important si votre entreprise utilise quotidiennement des outils de visio-conférence, généralement gourmands en bande passante.

Il faut évaluer régulièrement le débit internet du lieu de télétravail principal, en général le domicile… Sans connexion de qualité, on ne peut pas travailler efficacement. L’entreprise n’a pas la main sur le réseau privé du télétravailleur mais peut informer ce dernier et l’inciter à prendre contact avec son opérateur ou mettre en place un répéteur Wi-Fi.

 Des sites comme Speedtest permettent de tester gratuitement et en quelques minutes les lignes utilisées par les salariés à distance. A titre d’exemple, une connexion est considérée performante à partir de 3Mb/s en download et 1Mb/s en upload pour une simple navigation internet. Tandis qu’un développeur informatique aura besoin de minimum 10Mb/s en download et 3Mb/s en upload.

A noter : Dans tous les cas, l’employeur ne peut pas prendre en charge directement les travaux d’aménagement (installation de prises téléphoniques, de la fibre optique, etc.) ou de mise en conformité d’un local privé. Les factures devront être remboursées aux salariés en tant que frais professionnels à valeur réelle, sur présentation des factures.

Privilégier l’usage du Cloud

L’entreprise doit garantir l’accès à ses outils pour permettre une continuité d’activité malgré la distance. De nombreuses organisations optent désormais pour des logiciels en mode Saas et mettent en place des “drive” sécurisés. Les salariés n’ont ici besoin que d’une simple connexion internet et d’identifiants personnels pour utiliser les outils ou consulter les ressources mis à disposition par l’entreprise.

A noter : Pour l’accès aux applications et aux ressources hébergées en local, le télétravailleur devra disposer d’un VPN ou d’une autre solution de chiffrement. La DSI de l’entreprise pourra également remettre au salarié un exemplaire de la politique de sécurité des données liée à la pratique du télétravail.