Comment établir un cahier des charges de site web ?

Après la création de son entreprise, il est nécessaire de déployer les moyens nécessaires pour qu’elle puisse bien se développer. Il est également indispensable de mettre en place un plan de communication efficace pour accélérer la croissance de sa structure. Aujourd’hui, on utilise de plus en plus Internet comme support de communication pour rester en contact avec les clients et les prospects. Pour la création d’un site Web, l’entreprise doit prendre en compte ses objectifs, ainsi que les attentes des clients. Pour cela, il est nécessaire de réaliser un cahier des charges pour rendre plus facile la conception du site Web.

C’est quoi un cahier des charges de site Internet ?

Un cahier des charges de site Internet est présenté comme un document référentiel qui formalise les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre, et intègre en même temps les contraintes esthétiques, techniques et fonctionnelles du projet.

Il montre l’arborescence au webdesign ainsi que le référencement. Il permet aussi de se poser les bonnes questions et de fournir les meilleures réponses. L’entreprise peut aussi demander de l’aide auprès d’une agence Web. Cette étape de formalisation ne doit surtout pas être négligée, parce qu’elle permet d’éviter les éventuelles déconvenues.

Lorsque le cahier des charges est bien conçu, il permet de mettre en concurrence les agences Web sur un contenu qui est identique. Cela est plus efficace que d’avoir beaucoup d’idées qui ne mèneront qu’à de nombreux devis difficiles à comparer.

Qui doit procéder à la rédaction du cahier des charges d’un site Web ?

La rédaction du cahier des charges est généralement effectuée par le donneur d’ordre qui n’est autre que le client. Ce document de référence peut être rédigé en interne pour permettre la stipulation de l’ensemble des besoins. Il stipule aussi les différentes contraintes (processus de validation, budget, date de livraison du site, etc.) ou les attentes vis-à-vis du prestataire. La rédaction du cahier des charges peut être faite par une ou plusieurs personnes. L’idéal est de le rédiger avec les responsables du projet au sein de l’entreprise ou les futurs interlocuteurs directs.

Il est aussi possible que l’agence Web qui est choisie pour la rédaction du cahier des charges procède à son évolution en l’accordant avec le client, en fonction de la faisabilité du projet, le processus utilisé, et la maturité du client.

Comme pour le contrat, il est important que les parties prenantes procèdent à la lecture et à la validation du cahier des charges.

Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans le cahier des charges ?

Les mentions qui peuvent se trouver dans le cahier des charges être plus ou moins détaillées ; cela dépend de la complexité d’un projet. Toutefois, il existe quelques informations indispensables pour tous les sites Internet. Il s’agit :

• Les activités, les coordonnées complètes, les services, les produits, etc.
• La refonte ou la création d’un site Internet
• Le ou les objectifs du site Internet (son utilisation)
• Le type de site Internet (site vitrine, e-commerce, site institutionnel, etc.)
• L’identité visuelle de l’entreprise s’il y en a, les litiges directeurs en ce qui concerne le design
• Les contenus photo, texte, et vidéo à mettre en ligne

Pour les projets qui ne sont pas difficiles à réaliser, comme le site plaquette ou le site de présentation, il ne faut pas beaucoup d’informations à faire figurer dans le cahier des charges. Il faut tout simplement qu’elles soient bien détaillées et bien précises.

Pour les projets assez complexes, il faudrait que le cahier des charges soit rédigé avec plus de précisions.

Pourquoi faut-il faire un cahier des charges lors de la refonte ou de la création d’un site Web ?

Le cahier des charges de site Web est utilisé pour animer un projet. C’est un véritable fil conducteur avant, durant la création et après la livraison du site Internet. C’est un moyen permettant l’évaluation des attentes du client, ainsi que ce que doivent faire le prestataire ou l’équipe chargée de réaliser ces attentes.

Pour simplifier la communication entre les différentes personnes impliquées

Pour un projet de création de sites Web, il est important que les personnes qui sont impliquées sachent ce qui se passe avec exactitude, et ce que le client peut attendre. Le cahier des charges est donc nécessaire pour la communication et le partage d’un même niveau d’information.

Il est important que tout le monde soit au courant des attentes et des contraintes du site Web. Il s’agit :

• Des porteurs de l’idée initiale
• Des développeurs et des intégrateurs qui font fonctionner le site
• Des concepteurs graphiques et UX qui vont donner l’apparence au site et son ergonomie
• Des rédacteurs produisant du contenu
• Des référenceurs optimisant le site pour les moteurs de recherche

La possession d’un document de référence est un signe qui démontre la disponibilité de l’information pour tout le monde : ce qui élimine les demandes d’informations et les conjectures.

Pour maximiser la satisfaction client

Les clients aiment bien que le design graphique et les fonctionnalités correspondent à l’image, au style et aux besoins de l’entreprise cliente. Il est pour cela nécessaire que les concepteurs comprennent et connaissent bien les fonctionnalités attendues et qui sont importantes. Il est aussi possible que le prestataire possède d’autres idées ou d’autres alternatives qui permettent d’avoir les mêmes résultats (en fonction de l’expertise et de l’expérience du prestataire).

Dans la construction d’un site Web, la discussion est très importante. La confrontation des idées est nécessaire. Sans cela, il peut y avoir un manque de satisfaction et une frustration client.

Amélioration du planning et respect du budget

Pour diviser le site Web en blocs, il faut commencer par rédiger les caractéristiques du site. Cela permet de calculer les coûts, ainsi que la répartition du temps. C’est l’agence Web qui connaît le mieux le calendrier afin de terminer le site Web, ainsi que le budget nécessaire pour cela.

C’est donc l’agence qui peut proposer le meilleur devis, ainsi que la mise au planning qui correspond aux attentes. Il faut donc un cahier des charges pour mettre en place un rétroplanning, et pour affiner les coûts.

Ces derniers sont des éléments importants pour livrer le site dans le délai prévu, et afin de contrôler le déroulement du projet et les différents moyens à mettre en place.

Le contenu du cahier des charges d’un site Web

Il n’y a pas vraiment de mentions ou de normes obligatoires en ce qui concerne le cahier des charges d’un site Web. On peut le rédiger de plusieurs façons. Il est juste nécessaire de rassembler les éléments importants à la conception du site, ainsi que l’approbation des informations pertinentes pour les prestataires et l’entreprise cliente.

L’entreprise peut elle-même choisir l’élément à inclure dans son cahier des charges. Toutefois, il faut bien communiquer tout ce qui est pertinent pour le projet Web.

Contexte du projet

Il s’agit des informations de base qui forment une introduction logique du cahier des charges. Sans cette étape, il peut être difficile pour le prestataire Web de comprendre les enjeux. Il permet aussi à l’agence de création de sites Web de se familiariser avec le secteur d’activité, le métier, la situation, les clients, la stratégie marketing et les objectifs du client.

La présentation de l’entreprise

Il s’agit de présenter le nom de l’entreprise, ses activités, ses sources de revenus, ses secteurs d’activité, les avantages concurrentiels, les valeurs de l’entreprise, les concurrents, etc.

La présentation du projet

Il s’agit de présenter la raison de la création de la refonte du site, de l’environnement du site (hébergement, CMS, extensions, etc.), les cibles du site Web, la date optimale de livraison, et tout ce qui concerne le projet.

Les objectifs du site

Il est aussi nécessaire de mentionner les objectifs du site dans le cahier des charges de site Web. Il faut également mentionner l’impact du site Web sur l’activité, le périmètre du site, ainsi que les résultats attendus après la création du site.

La description du site

Il s’agit de décrire s’il existe déjà une version du site, si l’entreprise possède le nom du domaine, et s’il existe d’autres noms de domaine.

Il s’agit également de mentionner l’hébergement du site, la personne qui prend en charge l’administration des contenus du site (prestataires ou en interne), celui qui prend en charge l’administration technique du site, ainsi que les données de disponibles (conversion, trafic, chiffre d’affaires, etc.).

Arborescence et contenu du site Web

L’arborescence du site permet de présenter de manière claire l’architecture du site. L’articulation des différents pages Web permet de limiter les risques d’oubli des éléments importants.

C’est un travail qui nécessite la validation d’un expert en référencement naturel suite à une étude de mots-clés.

Arborescence du site

Il s’agit de la présentation de l’arborescence du futur site de manière schématique. Il s’agit également de présenter le nombre de pages estimé pour le site, les pages qui doivent figurer dans le menu principal, etc.

Contenu du site

Il s’agit des éléments à intégrer au site comme une vidéo, un texte, un fichier à télécharger, des images, etc.

Il montre également le volume de contenus qu’il faut intégrer au site, le fournisseur du contenu, la nécessité d’un accompagnement pour rédiger les contenus, la date de réception et d’intégration du contenu, etc.

La description graphique et ergonomique

Cette partie du cahier des charges montre en détail les attentes en ce qui concerne le graphisme du site, la facilité de navigation. Il s’agit de l’UX.

Le cahier des charges fonctionnel du site

Il fournit une description détaillée et claire des fonctionnalités d’un site Web, ainsi que les différentes possibilités offertes aux internautes. Il s’agit de ce que le site Internet est capable de faire.

Le cahier des charges technique du site

Le cahier des charges techniques doit comprendre l’accessibilité du site, la comptabilité du site, les performances et l’hébergement du site.