Entrepreneuriat

Comment modifier le KBIS d’une entreprise ?

Par Philippe , le 1 juin 2023 - 6 minutes de lecture
Modifier le KBIS d'une entreprise

Au cours de la vie sociale d’une entreprise, certains évènements peuvent entraîner des mises à jour dans le registre de commerces et des sociétés. Comptant parmi les raisons courantes de modifications, le transfert de siège social et le changement de dénomination sociale nécessitent la réalisation de formalités administratives spécifiques, aboutissant à une mise à jour du Kbis. Voici les démarches de modification de Kbis à entreprendre.

Effectuer une modification de Kbis : les raisons

Le Kbis est un extrait du Registre du commerce et des sociétés ou RCS. Il témoigne de la conformité et de l’existence juridique et légale d’une société. Il s’agit d’une fiche d’identité permettant de reconnaitre l’entreprise et il renseigne sur ses activités. La modification du Kbis n’est nécessaire qu’en cas de changement de certaines données relatives à l’identité de l’entreprise.

Accessibles au grand public, les informations contenues dans un Kbis doivent être continuellement mises à jour. Pour ce faire, il suffit d’informer le Greffe du tribunal de Commerce si une ou plusieurs mentions indiquées sur le Kbis changent.

L’entrepreneur dispose d’un délai d’un mois pour régulariser la situation et enregistrer la modification sur le site de l’Info greffe. Après avoir effectué les formalités requises, l’entreprise reçoit du RCS un numéro Kbis mis à jour.

Modifier le KBIS d'une société

Modifier le Kbis d’une entreprise : quand faut-il le faire ?

La modification du Kbis intervient lorsqu’il y a un changement d’objet social, une rectification de la raison sociale ou du capital social ou une variation de la dénomination sociale. L’entreprise peut également modifier un extrait Kbis dans les cas suivant :

  • Une procédure collective,
  • une prolongation de la durée de vie de la société,
  • un transfert de siège social ou un déménagement de l’entreprise dans un nouveau bureau,
  • un changement au niveau de la gérance,
  • une modification du statut juridique si la société connaît une croissance importante,
  • et une fermeture de l’entreprise en vue de créer une nouvelle société.

Dans certains cas, un changement de l’extrait Kbis s’associe à une modification du statut social. Il s’agit notamment du transfert de siège social, du changement de dénomination ou d’objet social, et de modification du capital social.

Les démarches à suivre pour la modification du Kbis

Même si les étapes varient en fonction des statuts et de la nature du changement, modifier le Kbis d’une entreprise requiert plusieurs démarches administratives. Pour éviter toute contestation dans les procédures, il est alors judicieux de se conformer à la loi de commerce avant de procéder à la modification du Kbis.

La prise de décision

Dans une société, toute modification d’identité commence par une décision. Dans certains cas, le dirigeant de l’entreprise prend cette responsabilité, mais tout changement nécessite une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire des associés. Lors de l’AGE, la décision de modification fait l’objet d’un procès-verbal validé par les actionnaires présents.

La publicité de la décision

Après une modification d’informations, la mise à jour du Kbis fait l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL). La parution a lieu dans le département du siège social de l’entreprise et sert d’information au grand public. Selon l’article R210-9 du Code de commerce, l’avis de modification contient les mentions suivantes.

  • La raison sociale de la société suivie de son sigle,
  • sa forme juridique,
  • l’adresse de son siège social,
  • son lieu et son numéro d’immatriculation au RCS,
  • le montant de son capital social,
  • l’organe compétent à l’origine de la modification : gérant, assemblée générale ou autre,
  • et la date du procès-verbal portant sur la modification de Kbis.

Après cette démarche, le journal d’annonces légales remet à l’entreprise une attestation de parution. Notez cependant qu’en cas de transfert du siège social dans un autre département, la publication a lieu dans deux journaux d’annonces légales. Une parution dans le département d’origine et une autre dans le département d’arrivée !

L’enregistrement du dossier au Greffe du tribunal de commerce

Pour finaliser la modification du Kbis, il est nécessaire de transmettre les dossiers au Greffe du Tribunal. Ce dernier s’occupe de la vérification, de la validité des changements et de la mise à jour des registres. Le dépôt de dossier peut aussi avoir lieu au Centre de formalités des entreprises compétent ou CFE, si le gérant préfère cette option. Cette institution se charge de la transmission de dossier au Greffe du Tribunal et aux autres organismes concernés.

Pour être valide, le dossier de modification du Kbis comprend les pièces justificatives suivantes.

  • Un exemplaire de la décision de modification ;
  • une attestation de publication dans un journal d’annonces légales,
  • une copie des statuts rédigés après la modification,
  • et un formulaire Cerfa M2 rempli et signé par le dirigeant.

En cas d’un changement de dirigeant, un formulaire Cerfa M3 signé par le représentant légal remplace le précèdent document. D’autres pièces justificatives peuvent être requises pour un remplacement de dirigeant. Il s’agit d’une copie de la carte d’identité du nouveau directeur, d’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et d’une attestation de filiation, le cas échéant. Après la publication et l’enregistrement de modifications, l’entreprise reçoit un extrait Kbis mis à jour par le Greffe du Tribunal. Ce document valide les changements apportés.

Le coût de modification du Kbis

Le coût de la modification varie selon le type de procédé choisi. La somme à prévoir pour les formalités en ligne diffère du montant nécessaire à la modification du Kbis par courrier. Pour les démarches réalisées directement auprès du Greffe du Tribunal, il convient d’inclure les dépenses liées au déplacement dans le budget de modification. Quant aux délais, ils dépendent de la charge de travail et de la disponibilité des employés du CFE. La mise à jour du Kbis se fait généralement en une semaine.

Chaque erreur étant susceptible de mettre en cause les procédures accomplies, les démarches relatives à la modification du Kbis requièrent une attention particulière. Le chef d’entreprise peut réaliser ces formalités, mais il est préférable de faire appel au service d’un professionnel pour faciliter les tâches. Ainsi, le dirigeant se concentre sur les activités professionnelles, tout en modifiant les informations de la société.

Philippe

Entrepreneur dans l'âme, Philippe accompagne depuis 20 ans les entreprises dans leur développement.