Freelance : conseils pour s’organiser au quotidien

Bon nombre de travailleurs rêvent de devenir freelances afin de bénéficier d’une plus grande liberté et de ne plus être soumis au statut de salarié. Cependant, tous les freelances le savent, il est important de bien s’organiser au quotidien pour assurer le développement de leur entreprise ; or, ce n’est pas toujours facile avec les nombreuses tâches à réaliser et les différentes contraintes engendrées par le travail à domicile. Pour mener à bien vos projets et assurer la pérennité de votre activité, un excellent plan d’action est de mise. Sachez que l’organisation est une qualité indispensable pour réussir en tant que freelance, surtout lorsque l’on travaille chez soi. Voici quelques conseils pour bien s’organiser au quotidien et améliorer sa productivité.

L’importance d’une bonne organisation pour les freelances

Avoir le sens de l’organisation est une qualité essentielle pour réussir en tant que freelance, surtout pour ceux qui viennent de se lancer dans le domaine. Le travail à domicile exige en effet de l’auto-discipline, notamment la capacité à être méthodique et structuré dans la planification et la réalisation de son travail ; or, ce n’est pas donné à tout le monde.

Vous projetez de devenir freelance et créer votre propre entreprise ? Sachez que l’auto-discipline s’apprend et, avec de la volonté et de la détermination, vous arriverez à bien vous organiser dans la gestion de vos tâches.

Une bonne organisation vous permettra de mieux gérer votre temps et, par conséquent, de booster votre productivité. Il vous sera difficile d’assurer les différentes missions confiées par vos clients si vous ne maîtrisez pas votre temps.

En outre, une bonne organisation vous permettra d’améliorer la qualité de vos prestations et, par la même occasion, de fidéliser vos clients. Vous pourrez également organiser votre planning et vous trouver du temps pour faire de la prospection afin d’acquérir de nouveaux clients et augmenter votre chiffre d’affaires.

Pour assurer la pérennité de votre activité, vous devez mettre en place une organisation efficace et planifier les différentes tâches nécessaires à l’accomplissement de vos projets et au développement de votre entreprise.

Freelance : comment mieux s’organiser au quotidien ?

Bien gérer ses horaires de travail

Pour bien vous organiser, apprenez à bien gérer vos horaires de travail en utilisant entre autres des outils de time tracking, qui sont particulièrement utiles pour évaluer votre productivité quotidienne.

Avec ces types d’outils, vous avez la possibilité de connaître le temps que vous passez devant votre ordinateur quotidiennement, ainsi que le temps consacré à la réalisation de chacun de vos travaux. Par conséquent, si vous avez passé plus de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, vous pourrez rectifier le tir en réalisant rapidement les autres tâches et, si nécessaire, prolonger vos horaires de travail.

Hormis cela, essayez d’organiser vos horaires en prenant en compte vos habitudes de travail. Si vous faites partie de ceux qui sont plus performants le matin, commencez très tôt la réalisation des tâches les plus complexes et qui nécessitent le plus de concentration. Si vous êtes plus performant en milieu de journée, organisez votre temps en fonction de cela.

Par ailleurs, si vous êtes un adepte de la procrastination, l’auto-discipline est de mise pour garantir la réussite de votre entreprise et le développement pérenne de votre activité. Assurez-vous de trouver du temps pour la relation client, la prospection et l’administratif.

Augmenter sa concentration pour améliorer sa productivité

Bien gérer ses horaires de travail ne suffit pas pour augmenter sa productivité, il faut également de la concentration. Sachez qu’il est tout à fait possible d’améliorer sa concentration, entre autres en travaillant dans un cadre adapté. L’idéal est de travailler dans une pièce bien aménagée, claire, calme et bien aérée.

Si vous ne disposez pas d’une telle pièce chez vous ou si vous n’avez pas la possibilité de travailler dans le calme, n’hésitez pas à vous rendre dans un lieu voué entièrement au travail comme les espaces de coworking, ou tout simplement à porter un casque antibruit. Le but est de pouvoir vous focaliser uniquement sur vos missions et vos différentes tâches, et assurer le bon déroulement de votre activité.

Pour ne pas vous déconcentrer, éloignez toutes les sources de distraction et mettez votre téléphone en mode silencieux. Bien que la flexibilité horaire soit un des plus grands avantages du freelancing, on peut facilement se laisser distraire en travaillant chez soi et manquer de concentration. Assurez-vous de bien organiser votre espace de travail et d’installer une ambiance permettant de vous focaliser essentiellement sur vos missions et d’augmenter votre productivité.

Automatiser ses tâches et gérer ses emailings pour gagner du temps

Apprenez à optimiser votre temps en automatisant vos tâches et en gérant vos emailings. Vous gagnerez du temps en utilisant des outils vous permettant d’automatiser de nombreuses tâches, tels que Zapier. Ces types d’outils sont dans la plupart des cas simples d’utilisation, car vous n’aurez qu’à sélectionner les applications sur lesquelles vous allez automatiser un processus.

N’hésitez pas à automatiser les tâches pouvant être automatisées et exploitez tous les outils à votre portée pour bien gérer vos différentes missions.

Pour gagner en productivité, la gestion des emailings est cruciale. Trier et lire les emails peuvent en effet vous faire gaspiller un temps précieux. Pour vous faciliter la tâche, sachez qu’il existe également des outils vous permettant de trier vos mails et de sélectionner ceux qui sont importants, à l’instar de Cleanfox.

Pour les emails inutiles, mieux vaut se désinscrire en cliquant sur le lien de désabonnement situé en bas des messages. À noter que l’outil précité peut vous désinscrire automatiquement de ces types d’emails.

Hormis cela, fixez des plages horaires pour traiter vos emails, notamment à une heure fixe et pendant un temps limité, de préférence pas plus de 20 minutes par jour. De même, désactivez la notification instantanée pour rester concentré sur vos tâches.

Tout noter pour mieux s’organiser et gagner en rapidité

Pour mieux vous organiser dans la réalisation de vos différentes missions, vous devez prendre des notes. Il vous faut un agenda numérique ou un agenda en papier, où vous pourrez noter vos rendez-vous professionnels et toutes les tâches que vous devez réaliser tout au long de la journée.

Par ailleurs, vous pouvez également utiliser une application to-do list ou tout simplement prendre des notes sur votre mobile. Ce que vous devez éviter, ce sont les feuilles volantes que vous risquerez de perdre.

Utilisez les outils qui vous conviennent le mieux pour planifier tous vos rendez-vous professionnels et vos différentes missions. Pour information, les agendas numériques permettent de simplifier les prises de rendez-vous avec les clients et d’éviter les échanges téléphoniques interminables ou via email.

N’hésitez pas également à noter toutes les idées qui vous permettront de réaliser efficacement vos tâches et de développer votre entreprise. La plupart des travailleurs, y compris les freelances, ont du mal à se souvenir de leurs idées et, par conséquent, ratent de nombreuses opportunités.

Dès qu’une idée vous traverse l’esprit, ayez le réflexe de prendre note en utilisant des outils numériques tels que Keep de Google ou, tout simplement, des blocs-notes.

Notons que la majorité des outils numériques de prise de notes sont gratuits. Ceux-ci vous permettront de prendre rapidement des notes, de centraliser toutes les informations que vous souhaitez conserver et de les organiser par listes ou par thématiques.

Utiliser des outils efficaces pour suivre l’avancement de ses projets

Hormis les outils de prise de notes, vous avez également besoin d’outils pour assurer le suivi et la gestion de vos projets, pour ne citer que Trello. Grâce à ce logiciel, vous pouvez suivre l’avancement de vos projets et savoir si vous êtes dans les temps, en retard ou en avance ; et si nécessaire, élaborer une stratégie pour améliorer votre productivité.

Vous arriverez à mieux vous organiser avec ce type de programme, car vous pourrez lister et classer vos différents projets par ordre de priorité. Notons que cet outil de gestion de projet en ligne est utilisé par de nombreuses entreprises et par un grand nombre de freelances.

Se tourner vers le portage salarial

Si vous ne souhaitez pas gérer seul vos tâches administratives, juridiques et comptables, vous pouvez vous tourner vers le portage salarial.

En optant pour un contrat de portage salarial, vous avez la possibilité de vous décharger totalement des tâches chronophages liées à votre entreprise. C’est la société de portage salarial qui les prend en charge à votre place, en contrepartie d’une commission.

Cela vous permettra de vous focaliser uniquement sur vos missions et de mieux vous organiser en réduisant au maximum les tâches annexes : mise à jour de la comptabilité, facturation, etc.

De plus, contrairement aux idées reçues, vous êtes totalement indépendant en souscrivant un contrat de portage salarial. Vous décidez vous-même des solutions et stratégies adaptées au bon développement de votre entreprise, de la gestion de vos propres horaires de travail, des missions à prioriser, etc.

Sachez que vous n’êtes soumis à aucun lien de subordination avec le portage salarial. Cependant, vous êtes liés par un contrat de prestation à l’entreprise cliente et par un contrat de travail avec la société de portage salarial.

Cette nouvelle forme d’emploi vous permettra de vous consacrer pleinement au développement de votre activité et de ne plus vous soucier des tâches administratives, juridiques et comptables liées à votre structure.

Les principaux avantages du portage salarial

Le portage est une excellente solution pour mieux vous organiser en tant que freelance. De plus, contrairement aux idées reçues, vous êtes totalement indépendant en souscrivant à un contrat de portage salarial, comme nous l’avons mentionné précédemment.

Outre la liberté, le statut de porté vous permet de bénéficier de tous les avantages d’un salarié. Il vous place sous le régime général de la protection sociale et vous offre la possibilité de bénéficier entre autres d’une assurance chômage, d’une assurance maladie et d’une assurance prévoyance.

Par ailleurs, grâce au portage salarial, vous avez accès à une assurance de responsabilité professionnelle et vous réduisez significativement les risques, dans le cas où vous souhaitez tester une activité. Si votre projet échoue, votre responsabilité n’est pas engagée et vous pouvez bénéficier de vos droits de l’ARE (Aide au Retour à l’Emploi), dans certaines conditions.

Pour devenir salarié porté, vous devez généralement signer trois contrats avec une société de portage : contrat de prestation de service, contrat de travail et convention d’adhésion.

Le contrat de prestation de service est signé entre vous, l’entreprise de portage et votre client. Il comprend différentes informations telles que la nature de votre prestation, la date de début et de fin de votre mission, modalités de paiement, etc.

Le contrat de travail, quant à lui, est établi entre vous et la société de portage. Il peut être à durée déterminée ou indéterminée, en fonction de l’entreprise. En règle générale, la durée d’un CDD est égale à celle de votre mission.

Pour finir, à l’instar du contrat de travail, le contrat d’adhésion est signé entre vous et l’entreprise de portage. Il comprend des informations relatives aux prestations supplémentaires proposées par la société et les honoraires de celle-ci.

Il est important de noter que le statut de porté ne vous permet pas d’accéder systématiquement à une assurance chômage. Pour bénéficier de vos droits, vous devez prouver de manière claire le lien de subordination entre vous et l’entreprise.

D’autre part, pour prétendre à des allocations d’Aide au Retour à l’Emploi, vous devez travailler moins de 110 heures/mois et conserver votre statut de demandeur d’emploi auprès de Pôle Emploi.