Inventaires tournant, permanent et annuel

En France, la législation impose à toute entreprise disposant de produits finis ou de matières premières, la réalisation d’un inventaire physique, au minimum une fois par an. Cette opération vous permet entre autres de déterminer la valeur du stock de votre structure, mais également de vérifier les éventuelles pertes de marchandise et les erreurs de gestion. Bien qu’elle soit indispensable, elle peut être particulièrement chronophage et impacter sur le bon fonctionnement de votre structure. Pour pouvoir gérer efficacement vos inventaires et éviter les mauvaises répercussions sur votre activité, nous vous conseillons de bien choisir la méthode à mettre en œuvre. En fonction de la taille de votre entreprise, de vos stocks et des articles que vous commercialisez, vous pouvez opter pour un inventaire permanent, tournant ou annuel.

L’inventaire permanent : avantageux mais peu pratique

L’inventaire permanent, également connu sous l’appellation inventaire informatique, est une méthode consistant à faire le décompte des produits présents dans un stock, à chaque entrée et sortie de marchandises. Il peut être particulièrement avantageux, dans la mesure où il vous permet d’effectuer un état des stocks de manière fréquente et donc de déceler rapidement les éventuels écarts, ainsi que les problèmes de gestion.

Toutefois, sachez qu’effectuer un inventaire à chaque mouvement peut avoir des répercussions néfastes sur le bon fonctionnement de votre entreprise et entraîner des surcoûts non négligeables. En effet, ce type d’opération nécessite souvent un personnel dédié et peut donc augmenter significativement les charges liées aux salaires.

Si votre structure dispose d’un stock limité, l’inventaire permanent pourrait être une excellente solution pour garder un œil sur les entrées, les sorties de vos articles et de comparer rapidement les stocks théoriques et physiques. Dans le cas contraire, nous conseillons fortement de choisir une autre méthode.

L’inventaire annuel : efficace mais coûteuse

Comme son nom l’indique, l’inventaire annuel est réalisé chaque année, lors de la clôture de l’exercice d’une entreprise. Tout comme l’inventaire permanent, il vous permet d’accéder aux données concernant les écarts entre le stock théorique et physique. Il vous offre également la possibilité de valoriser votre stock et d’effectuer des comptes corrects.

Si cette méthode se présente comme la solution idéale pour éviter d’effectuer un comptage des produits d’un entrepôt à une fréquence trop élevée, elle est particulièrement chronophage, coûteuse et peut avoir des impacts négatifs sur vos activités.

L’inventaire annuel peut être un excellent choix pour améliorer la gestion du stock de votre entreprise, si celle-ci dispose d’une quantité importante de produits et réalise des entrées ainsi que des sorties de marchandises, à un rythme relativement élevé. Dans le cas où vous souhaitez opter pour ce type d’inventaire, sachez que vous devez respecter certaines règles et suivre une procédure spécifique, pour éviter les pertes de temps et les erreurs au niveau des données issues de l’opération.

À titre d’information, la présence d’un commissaire aux comptes est souvent indispensable lors de ce type d’inventaire.

La préparation d’un inventaire annuel

La qualité de la préparation est déterminante dans le succès d’un inventaire annuel. Dans un premier temps, vous devez délimiter les zones de comptage. Établissez un plan, afin de pouvoir déterminer efficacement les zones et les équipes qui vont prendre en charge le décompte des produits.

Pendant cette première étape, vous devez prendre en compte aussi bien les produits présents dans votre stock que ceux déportés. Les stocks déportés sont ceux localisés chez vos partenaires et d’autres prestataires, mais qui restent votre propriété. Les données concernant ces types de stocks doivent obligatoirement être prises en considération dans les comptes de votre entreprise.

Une fois les zones de comptage définies, vous devez ranger les articles pour que vos équipes puissent identifier aisément chaque référence et éviter les confusions.

Dans l’optique d’accélérer la réalisation de l’inventaire et de limiter les impacts de cette opération sur vos activités, nous vous conseillons de procéder à des recrutements afin d’augmenter l’effectif de votre personnel.

Le recrutement d’intérimaires peut représenter des dépenses supplémentaires non négligeables, mais il est nécessaire surtout lors de l’inventaire d’une structure de taille conséquente telle qu’une grande surface alimentaire.

Les règles à respecter lors de l’inventaire annuel

Après la préparation, vous devez procéder à l’inventaire annuel de votre entreprise en suivant des règles spécifiques. Ces dernières ont pour principal objectif de limiter les risques d’erreur au niveau des données issues de l’opération.

Tout d’abord, arrêtez les activités de votre entreprise. Aucune entrée ou sortie ne doit être réalisée tout au long de l’inventaire.

Ensuite, imposez à votre personnel une méthodologie de comptage. Vous pouvez proposer à vos équipes de compter les produits de gauche à droite, de haut en bas, et de marquer les zones du stock sur lesquelles elles sont déjà intervenues, pour éviter les erreurs relatives aux oublis et aux doubles comptages.

En fonction des possibilités qui s’offrent à vous, l’inventaire peut être réalisé à partir de lecteurs de code-barre ou à partir de simples feuilles de comptage. Quoi qu’il en soit, nous vous recommandons de procéder à une séance de formation avant de lancement de l’opération, afin de garantir, dans une certaine mesure, l’exactitude des données récoltées par votre personnel et limiter les pertes de temps.

Pour détecter rapidement les éventuelles erreurs, vous devez organiser votre personnel de manière à ce que d’autres équipes puissent intervenir sur les zones déjà comptées, pour réaliser un second comptage au niveau de certains échantillons. Si, sur un échantillon, il y a un écart important entre les données fournies par l’équipe en charge du premier comptage et celles de la seconde équipe, la zone doit être recomptée.

Un recomptage est également indispensable, dans le cas où il y a un écart conséquent entre le stock théorique et physique d’un produit.

Dans l’optique de déceler rapidement les oublis, nous vous conseillons d’analyser en temps réel les données issues de chaque zone, avec celles de votre stock théorique. Grâce à cette technique, vous pouvez déterminer rapidement si certaines zones et certaines références n’ont pas encore été prises en compte par vos équipes.

Une fois l’inventaire terminé, remettez tout en ordre pour que votre entreprise puisse reprendre rapidement ses activités.

Afin d’éviter les grosses pertes liées à l’arrêt des ventes, de la production et des livraisons, nous vous conseillons, dans la limite du possible, d’organiser votre inventaire annuel en soirée.

L’inventaire tournant : une excellente alternative aux inventaires permanents et annuels

L’inventaire tournant peut être considéré comme un compromis entre l’inventaire permanent et l’inventaire annuel. En effet, il consiste à réaliser le comptage de certains produits à un rythme soutenu et celui d’autres articles, à une fréquence bien moins élevée.

Contrairement à l’inventaire annuel, celui tournant ne nécessite pas l’arrêt complet des activités de votre entreprise, dans la mesure où il est essentiellement réalisé sur des catégories de produits spécifiques.

D’autre part, il ne nécessite pas la mobilisation de l’ensemble de votre personnel et le recrutement d’intérimaires. En d’autres termes, ce type d’inventaire vous permet d’éviter les grosses dépenses pouvant impacter sur la rentabilité de votre entreprise, ainsi que les pertes relatives à l’arrêt de la production, des ventes, des achats et des livraisons.

Par ailleurs, il permet de réaliser plus fréquemment un inventaire des références les plus vendues et limite donc les risques de rupture de stock.

La méthode ABC et l’inventaire tournant

Pour réaliser un inventaire tournant, vous devez mettre en œuvre une méthodologie permettant de déterminer les articles nécessitant un comptage régulier et les références sur lesquels vous devez intervenir de manière moins fréquente. La méthode la plus utilisée par les dirigeants dans la réalisation de ce type d’inventaire est celle ABC.

Également connue sous l’appellation loi de Pareto, ou loi des 80/20, la méthode ABC vous permet de classer les produits de votre entrepôt, en fonction de différents critères tels que leur valeur, le chiffre d’affaires qu’ils génèrent ou les écarts d’inventaire.

Dans le cas où vous avez opté pour une classification selon le CA généré, la catégorie A va donc comprendre les références les plus vendues. Selon la loi de Pareto, elle devrait être composée d’environ 20% des articles de votre stock, générant approximativement 80% de votre chiffre d’affaires.

La catégorie B, quant à elle, doit rassembler toutes les références qui se vendent moins bien que celles de la catégorie A, mais qui génèrent toutefois un CA non négligeable. Elle représente environ 30% des produits de votre stock, générant 15% de votre chiffre d’affaires.

Enfin, la catégorie C va comprendre l’ensemble des articles les moins vendus de votre stock. Cette dernière classe est composée de 50% des références de votre entreprise, participant à hauteur de 5% dans votre chiffre d’affaires.

Une fois la classification terminée, vous devez définir les zones dans lesquelles les produits de chaque catégorie vont être entreposés et identifier clairement les références, pour éviter les erreurs liées aux oublis.

Concernant la périodicité, les références de la catégorie A doivent généralement faire l’objet d’un comptage au minimum une fois par mois. Elles doivent être installées à proximité des entrées et des sorties, afin de faciliter leur inventaire et améliorer la gestion de votre stock.

Par ailleurs, le comptage des produits de la catégorie B doit être effectué tous les trimestres et celui des articles de la classe C, tous les ans.

Le déroulement de l’inventaire tournant

Bien que l’inventaire tournant est nettement plus aisé à mettre en œuvre qu’un inventaire annuel ou permanent, il est important de rédiger une procédure que chaque membre de votre personnel doit respecter lors des comptages.

Hormis les données concernant les zones (A, B et C), ce document doit comprendre des informations précises sur la méthode à appliquer lors d’un comptage (de gauche à droite, de bas en haut, etc.), l’identification des références déjà comptées et les vérifications.

Pour vous assurer de l’exactitude des données fournies par votre personnel lors de l’inventaire d’une catégorie de produits, vous pouvez imposer une vérification réalisée sur des échantillons. Un important écart entre les chiffres issus du premier décompte et ceux de la vérification peut entraîner un double comptage.

Dans le but de réduire significativement les risques d’erreur et accélérer la réalisation d’un inventaire tournant, nous vous conseillons de former le personnel en charge du comptage des produits de votre entreprise. Vous devez informer vos équipes sur la procédure et sur les enjeux de l’opération.

À noter que lors d’un inventaire tournant, vous devez arrêter les livraisons et les réceptions des produits qui vont être comptés. Toutefois, cet arrêt est généralement de courte durée, en raison du nombre relativement restreint de références sur lesquelles votre personnel va intervenir durant chaque session de comptage.

La valorisation des stocks

Après l’inventaire, vous devez procéder à la valorisation des stocks de votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez utiliser deux méthodes : CUMP et LIFO.

Dans la majorité des cas, la méthode CUMP, ou Coût unitaire moyen pondéré, est utilisée pour valoriser un stock de produits non périssables et dont la valeur n’augmente pas avec le temps. Le calcul du CUMP s’effectue en additionnant tout d’abord le coût d’achat de votre stock et celui de la dernière entrée. Ensuite, il suffit de diviser le résultat avec la quantité initiale des articles de votre stock, additionné à celle de la nouvelle entrée.

D’autre part, le FIFO (en anglais First in, first out et en français, Premier entré, premier sortie) est une méthode utilisée pour valoriser et améliorer la gestion d’un stock constitué de produits périssables. Il vous permet de valoriser chaque produit qui sort à un coût similaire à l’article le plus ancien.

Comme autres méthodes de valorisation des stocks, on peut citer le LIFO (en anglais Last in, first out et en français, Dernier entré, premier sorti) et le NIFO (Next in first out en anglais et Prochain entré, premier sorti en français). Sachez cependant que ces deux techniques ne sont pas autorisées par les normes en vigueur (IAS/IFRS).