Les étapes à suivre pour l’organisation d’une formation professionnelle

La valorisation du capital humain est aujourd’hui au cœur de la stratégie de toutes les entreprises. En effet, l’un des piliers principaux de la performance d’une entreprise est ses ressources humaines. Ainsi, l’entreprise a tout intérêt à développer les compétences de ses salariés, à travers des sessions de formation professionnelle. Une formation professionnelle a en effet pour principal objectif d’aider les collaborateurs de l’entreprise à monter en compétences, en savoir-faire et en savoir-être, afin qu’ils puissent être opérationnels aux vues de l’évolution du marché.

Une formation professionnelle en interne, pour qu’elle soit couronnée de succès, nécessite une bonne organisation, suivant des démarches importantes. Découvrez dans la suite de cet article, les étapes à suivre pour l’organisation de vos futures formations professionnelles.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : analyse des besoins

Pour envisager d’organiser une formation professionnelle pour les collaborateurs de votre entreprise, la première étape est bien sûr l’identification des besoins. Pour cette étape, il convient de s’attarder sur les points suivants :

• L’objectif de la formation
• La catégorie des salariés à qui s’adresse la formation interne : suivant le niveau hiérarchique ou le département, etc.
• Les compétences à renforcer ou à acquérir
• Le délai de la formation

En effet, les besoins du département ventes sont naturellement différents de ceux du département des ressources humaines, en termes de formation interne. Si le département ventes demande plus de formation sur la négociation par exemple, les ressources humaines nécessitent plus une formation interne orientée vers la valorisation des collaborateurs par exemple.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : établissement du budget

Il n’y a pas lieu de mettre en place un projet de formation interne sans l’établissement d’un budget que vous pouvez allouer à ce séminaire. La définition du budget a pour objectif de limiter les coûts de la formation professionnelle. Ainsi, vous pouvez organiser votre formation selon la disponibilité de votre trésorerie.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : identification du lieu de la formation

Organiser une formation interne d’entreprise nécessite l’identification et la réservation du lieu où elle se tiendra. Vous pouvez organiser la formation dans les locaux de votre entreprise, dans la salle de réunion, ou dans un cadre extérieur.

Dans tous les cas, vous devez vous assurer que le lieu que vous avez choisi est bien équipé des outils dont vous avez besoin pour le séminaire :

• Mobilier adapté (table et chaises suffisantes pour tous les participants, etc.)
• Paperboard
• Connexion wifi
• Vidéoprojecteur
• Etc.

Bon à savoir : Organiser une séance de renforcement des compétences de vos collaborateurs dans un cadre extérieur est certes plus coûteux pour l’entreprise, mais vous permet de faire évadé vos salariés dans un lieu neutre, autre que leurs bureaux habituels, ce qui peut avoir un impact positif sur le résultat de votre formation.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : le choix des formateurs

Qu’est-ce qu’une formation sans formateur ? Et oui, la réussite d’une remise à niveau des compétences de vos collaborateurs dépend également des compétences et du savoir-faire du ou des formateurs que vous allez choisir pour orchestrer le séminaire.

Vous pouvez choisir vos formateurs parmi les salariés de votre entreprise si vous projetez d’organiser une formation en interne. Dans ce cas, vous devez vous assurer que le ou les formateurs que vous avez choisis maîtrisent parfaitement la formation que vous voulez dispenser, mais qu’ils aient également de bonnes aptitudes pédagogiques. Pour qu’ils aient les compétences nécessaires, vous pouvez faire participer au préalable vos formateurs à une formation des formateurs. Ainsi, vous êtes sûr qu’ils auront les compétences et les aptitudes recherchées pour transmettre leurs connaissances aux participants.

Vous pouvez également compter sur des formateurs professionnels pour vos formations, surtout si elles sont de grande envergure. Dans ce cas, l’élaboration du cahier de charges ne doit pas être prise à la légère, car c’est l’élément qui fixe les principaux axes de la mise à niveau des compétences de vos collaborateurs. Un organisme de formation qualifiée pour votre séminaire est un organisme qui peut vous aider à atteindre vos objectifs à travers la formation, vous proposer des solutions et des méthodes innovantes pour satisfaire vos besoins, et qui peut vous proposer des garanties par rapport au respect du programme fixé.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : établissement d’un tableau de bord

Le tableau de bord constitue le programme détaillé de la formation. Autrement dit, il retrace le déroulement et les détails importants du séminaire.

Le tableau de bord de la formation professionnelle doit préciser :

• Les objectifs de la session
• La catégorie des salariés visée
• Le lieu de la formation
• Le nombre de participants
• La date, la durée et les heures de déroulement de la mise à niveau des compétences, en précisant les heures de prises de parole des intervenants, les heures de pauses, les séances de questions-réponses
• Le contenu précis de la formation, ainsi que les sujets à aborder
• Les moyens à mettre en place pour l’événement (outils informatiques, formateurs, etc.)

Organisation d’une formation professionnelle en interne : les réunions de mise au point avec les formateurs

Organiser une formation de mise à niveau des compétences de vos collaborateurs n’est pas facile, et dans la foulée, il se peut que vous ayez omis un détail important de la session. Pour s’assurer que votre projet est dans la bonne voie, il est important d’organiser des réunions de mise au point avec vos formateurs, dans le but de mieux préparer la séance.

Les réunions de mise au point servent également à définir les grandes phases de l’organisation, les démarches suivies et les détails encore à finaliser, et à préciser la répartition des tâches entre les intervenants.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : l’information de la remise à niveau des compétences aux participants

Lorsque les grandes lignes de la formation sont fixées, vous devez informer les salariés, participants à la séance, de la tenue de l’événement. Pour cela, vous pouvez utiliser tous les canaux de communication que votre entreprise a l’habitude d’utiliser :

• Mails
• Réseaux sociaux
• Affichages
• Circulaires
• Etc.

Pour une bonne préparation, les participants doivent en être informés au moins une semaine avant le jour J.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : la mise en place d’un dispositif d’évaluation des participants

La détermination de l’objectif de la formation fait partie des premières étapes de l’organisation. Et pour s’assurer que l’objectif a été atteint à l’issue de la remise à niveau des compétences, il est essentiel de mettre en place un dispositif de suivi et d’évaluation :

• Fiches de présence à signer par les participants
• Fiches d’évaluation
• Comptes-rendus
• Rapports
• Entretien
• Mise en situation
• Jeu de rôle
• Etc.

Il est également possible de remettre aux participants un diplôme ou une attestation à la fin de la formation professionnelle.

Organisation d’une formation professionnelle en interne : la fin de la formation

La fin de la formation marque la remise à niveau effective des compétences de vos collaborateurs. Cet événement n’a pas eu lieu et n’a pas pu atteindre les objectifs préétablis sans l’implication des intervenants et des participants. Ainsi, à la fin de chaque formation interne que vous organisez au sein de votre entreprise, prenez le temps de remercier les formateurs et les participants pour leur collaboration et leurs efforts.

Vous pouvez également demander l’avis des participants sur la formation : quels sont les points forts du séminaire et les points à améliorer, quels thèmes voudraient-ils traiter lors de la prochaine formation, etc. Vous pouvez établir un questionnaire de satisfaction que les participants doivent remplir.

Conclusion

La réussite de la mise en place d’une formation repose sur la préparation des détails. Pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés, ne brûlez pas les étapes et prenez le temps d’étudier chaque détail. N’oubliez pas de réserver le lieu où vous voulez organiser votre formation à l’avance si vous optez pour un cadre extérieur à votre entreprise. Si vous voulez organiser des formations à distance, toutes les étapes ci-dessus demeurent valides, sauf bien sûr le choix du lieu de la formation.