Logiciel GED : 4 points pour améliorer votre service clientèle

La dématérialisation de vos documents vous permet de les centraliser sur un support numérique. En utilisant un logiciel de GED, vous pourrez ensuite les gérer et les traiter de manière plus efficace. Si la gestion électronique de documents a de nombreux avantages pour l’entreprise en général, elle permet également de mettre en place un service clientèle plus performant.

Logiciel GED : de quoi est-il question ?

Il permet de numériser, de stocker, de gérer et de traiter vos documents plus efficacement. Pour une entreprise, les bénéfices liés à l’utilisation d’un logiciel GED sont multiples. Cette solution s’inscrit le cadre de la transition vers le numérique, et elle implique également une diminution de votre empreinte carbone. Elle assure une meilleure gestion des informations, un allègement des tâches administratives et une réduction des coûts. En permettant des analyses en temps réel, vous pouvez alors prendre des décisions mûrement réfléchies. L’utilisation de ce type de logiciel favorise également la communication interne et le travail collaboratif, impactant positivement la productivité de vos équipes.

Gestion des documents

Les documents physiques sont dématérialisés et indexés selon vos critères de standardisation. Le logiciel de GED centralise les informations, qui sont ensuite accessibles par tous les utilisateurs autorisés. Vous contrôlez leur diffusion, leur standardisation, leurs accès, leurs modalités de modification et leur protection. Le logiciel GED supporte également l’intégration de documents numériques existant, et aussi parfois la création de nouveaux documents et l’échange de données informatisé. Vous pouvez leur assigner de nouvelles informations : le logiciel GED intègre un workflow pour la validation des documents ou de leurs modifications.

Accès rapide aux informations pertinentes

Les documents sont classés de manière à permettre une navigation facile pour les utilisateurs. Le logiciel donne accès à tous les documents relatifs à chaque client en quelques clics. Il comporte également un moteur de recherche et des outils de conception de nouveaux documents. Cela vous évite de constituer des dossiers et d’aller les explorer à la recherche d’une information précise. Cette solution vous permet également de modifier des documents, de rajouter des informations à propos de vos clients, mais également d’y ajouter des pièces justificatives par exemple.

Modification par plusieurs utilisateurs

Avec un système de gestion standard, l’archivage, la modification et le traitement des documents demandent de jongler entre plusieurs logiciels à chaque étape. La création et la mise à jour du dossier d’un client s’avèrent alors très chronophages, avec une très faible valeur ajoutée. Avec ce logiciel, tous les services habilités peuvent modifier ou rajouter des informations dans les dossiers clients. Il favorise donc les échanges entre les différents secteurs de l’entreprise.

Meilleur suivi des opérations

Tous ces documents et ces informations mises à jour sont ensuite immédiatement accessibles par tous les services concernés, après validation. Vous pouvez alors leur assigner des actions si nécessaires : production de devis, facturation ou encore programmation de prise de contact. Les conversions sont facilitées grâce à la disponibilité des informations et vous pouvez également suivre les performances commerciales de vos équipes en temps réel. L’utilisation d’un logiciel de GED améliore votre taux de réactivité, de productivité ainsi que le taux de satisfaction de vos clients.