Organisation d’un événement : les différentes étapes

Un événement facilite la rencontre avec les clients potentiels d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’une soirée, d’un séminaire ou d’un team building, réussir un projet évènementiel nécessite l’application d’une règle : l’organisation. Cette dernière comprend plusieurs étapes.

Avant l’évènement

Un évènement réussi demande une organisation et une planification par étapes. Afin de mieux gérer l’opération, une entreprise doit établir une liste des choses à faire, avant de définir les objectifs de l’évènement ou d’établir un budget prévisionnel. Outre ces préparations, d’autres tâches sont nécessaire à l’organisation d’un événement.

Faire un planning de la cérémonie

Afin de ne rien oublier des étapes à suivre, il est recommandé d’établir une liste de toutes les actions à réaliser. Il s’agit de mentionner les tâches à faire incluant les détails de leur réalisation. Ainsi, vous avez une idée de la difficulté et du temps nécessaire à la préparation. Vous pouvez utiliser un papier pour écrire et cocher la liste, ou utiliser un logiciel de planification.

Définir les objectifs de l’évènement

Une entreprise organise un évènement pour de différentes raisons. Il peut s’agir d’une stratégie dédiée à attirer de clients, à présenter de nouveaux produits ou à se faire connaître.

Outre le type d’évènement à prioriser, les étapes d’organisation à mettre en place dépendent également des objectifs à atteindre. Notez cependant que les buts fixés doivent être réalistes et mesurables, tout en étant ambitieux.

Identifier vos cibles

Outre la définition de vos objectifs, il est aussi important de connaître vos invités pour déterminer la manière de les captiver. Il s’agit de vous poser la question sur les personnes pouvant s’intéresser à l’évènement et répondre à votre attente. Pour cela, mettez en avant une idée qui incite les participants à assister à l’événement. Le nombre d’invités doit également être défini lors de l’identification de cibles.

Connaissant le type de public, l’effectif des participants et leur centre d’intérêt, il devient plus facile d’atteindre ses objectifs.

Déterminer le type d’évènement

Le type d’évènement à organiser dépend à la fois de l’objectif, des cibles et de leurs attentes. Cette étape consiste à accorder le résultat attendu au besoin du public visé pour proposer un séminaire, une soirée ou encore un webinaire.

À ce stade, vous pouvez envisager une préparation en interne ou un recourt au professionnel évènementiel. Notez également que le type d’évènement définit les étapes d’organisation.

Choisir la bonne date

Le choix de la date obéit à un critère de disponibilité et au type d’évènement à organiser. Opter pour une date trop proche risque de diminuer le nombre de participants et de limiter la performance des intervenants, par manque de préparation. Si vous avez choisi une date éloignée, intégrez un système de rappel pour aviser les invités de la tenue de la cérémonie.

Pour un évènement en dehors des heures de travail, pensez à la convivialité. Dans le cas contraire, les invités auront tendance à quitter rapidement les lieux.

Par ailleurs, renseignez-vous sur la date choisie par vos concurrents et éviter d’organiser votre séminaire le même jour.

Le choix du lieu

Après avoir identifié le type et la date de l’évènement, il est temps de choisir un lieu correspondant à vos objectifs. Pour cela, tenez compte de l’emplacement, de la commodité et de la disponibilité de l’endroit le jour de votre célébration.

Vous multipliez votre chance de réussite si vous optez pour une salle de réception en centre-ville et disposant ou à proximité d’un parking. Pensez également à vérifier l’accès à ce lieu. Pour un endroit nécessitant une préparation particulière, facilitez votre organisation en vous assurant de la disposition des entrées de service.

Bien qu’une salle vide permet de réaliser des économies non négligeables, il est préférable de choisir un endroit aménagé et adapté à l’évènement pour minimiser les tâches de votre équipe. Prenez le temps de visiter le lieu avant la date choisie, même si tout vous semble parfait !

Établir le budget nécessaire à l’organisation

Établir un budget est une étape clé de la préparation d’un évènement, surtout si vous disposez d’un seuil à ne pas franchir. Lors de la prévision, il suffit d’inclure toute organisation nécessitant une sortie d’argent et de ne pas omettre les détails. Les frais de location de la salle, les dispositions particulières à prendre, la logistique ainsi que les déplacements doivent être pris en compte.

Afin d’éviter les mauvaises surprises le jour de la cérémonie, il est conseillé de prévoir les dépenses tierces. Le montant équivaut souvent à 15% du budget général, mais vous pouvez le gérer en fonction de vos besoins et possibilités.

Choisir les membres de votre équipe

Pour un évènement réussi, il est impératif de l’organiser en équipe. Que vous optiez pour une organisation interne ou fassiez appel à un professionnel évènementiel, cette étape reste indispensable.

Au sein de l’entreprise, vous pouvez établir de critères de sélection comprenant la réactivité et la disponibilité de la personne à choisir. Chaque membre de l’équipe doit avoir accès au planning et connaître sa mission ainsi que le délai associé.

À l’extérieur de l’entreprise, un cahier de charge vous aide à constituer votre équipe. En cas d’un évènement important, il est possible de faire appel à de bénévoles, des prestataires et d’autres intervenants.

Contacter les partenaires

Les membres de votre équipe peuvent exceller dans certaines étapes de la préparation et disposer moins de compétences dans d’autres. L’intervention des prestataires sert à pallier ce problème et à assurer un évènement parfait. Afin d’avoir un bon résultat, il est conseillé de faire appel à des professionnels évènementiels, en vous référant à la qualité de leurs produits ou services.

Vous pouvez consulter votre annuaire professionnel si vous avez le contact de prestataire potentiel ou revoir les offres de propositions reçues. Avant de faire votre choix, assurez-vous que votre partenaire d’organisation est capable de mettre en place une cérémonie fidèle à vos objectifs. Il est donc préférable de prendre contact bien à l’avance.

Prévoir une animation de l’évènement

Vous pouvez avoir besoin d’une animation visuelle et sonore selon le nombre de participants et le type d’évènement. Pour une grande cérémonie, prévoyez un amplificateur de son et adoptez un réglage correspondant à l’effectif ou à la disposition de la salle. En cas d’une présentation de nouveaux produits, un support de diffusion aide mieux vos clients à connaître vos articles.

Certaines entreprises font appel à un intervenant pour servir de médiateur, tandis que d’autres renforcent la présentation avec un programme distribué aux invités. Notez cependant que ce choix dépend toujours de l’organisation mise en place par l’équipe.

Prévoir une collation pour vos invités

Proposer une collation à vos invités peut vous sembler inopportun, mais la présence de ce type de service rehausse la qualité de l’organisation. Il s’agit de faire le bon choix de repas à présenter et de l’offrir au bon moment. Vous avez le choix entre une soirée dinatoire, un brunch ou autre type de collation.

L’une des options prisées des organisateurs, le Food-truck est aussi un excellent moyen de créer de la convivialité. Pour impressionner vos cibles, faites appel au traiteur habitué au type d’évènement choisi. Pensez également à la dégustation et à la comparaison de service, avant de vous décider.

Communication de l’évènement

Après avoir tout mis en place, il convient de faire connaître l’évènement au public. Vous pouvez vous servir de l’affichage traditionnel à l’entrée de votre entreprise, d’une brochure à distribuer à vos visiteurs ou de la communication en ligne. Sur les réseaux sociaux, servez-vous de la page officielle de l’entreprise pour atteindre le plus de cibles possible. En utilisant vos contacts professionnels, vous avez la possibilité d’envoyer les invitations par mail.

Le jour de l’évènement, de panneaux de signalisation dirigeant l’assistance vers le lieu de la présentation serait également une excellente idée. Si votre budget le permet, préparez des goodies à l’image de votre entreprise ou de l’évènement et distribuez-le à vos invités pour améliorer votre visibilité.

Après l’évènement : évaluation de l’organisation

Une évaluation post-évènementielle consiste à faire l’analyse de la tenue de l’évènement et à relever les erreurs d’organisation. Pour avoir une idée sur la retombée de la cérémonie, vous pouvez faire le rapport entre le nombre d’invités présents et les invitations envoyées. Cela donne un aperçu de la pertinence ou de l’intérêt de votre soirée.

Afin d’évaluer la satisfaction des participants, il suffit de les envoyer un questionnaire portant sur leur ressenti. Ainsi, vous connaîtrez les points à améliorer. Comparez votre budget prévisionnel à vos dépenses réelles permet de voir les erreurs à éviter dans la gestion d’un évènement.