Quelle est la durée de conservation des documents d’une entreprise fermée ?

La loi exige des entreprises que tous les documents se rapportant à leurs activités doivent être conservés suivant un délai de prescription bien défini. Les entreprises en liquidation n’échappent pas à cette règle, même après la cessation de leurs activités. Mais les délais de conservation des documents exigés par la loi dépendent de la nature des pièces concernées. Ces documents peuvent être commerciaux, juridiques, fiscaux, sociaux, etc.

Les documents d’une entreprise : pourquoi doivent-ils être gardés ?

Les documents reçus et produits par l’entreprise doivent être archivés pendant un délai minimal fixé par la loi, c’est-à-dire selon leurs natures. La conservation de ces documents a trois importances bien précises :

• Elle permet de mettre en place une gestion plus efficace, en ayant sous la main toutes les informations indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise ;
• Elle permet également de constituer des preuves des droits et des obligations de l’entreprise ;
• Les documents archivés constituent des cautions judiciaires dans le cas où l’entreprise aurait un litige avec l’un de ses tiers ;

De plus, certains documents de l’entreprise permettent aux archives publiques d’enrichir les informations économiques, historiques et sociologiques d’un territoire.

Quelles sont les durées légales appliquées pour la conservation des documents d’une entreprise fermée ?

Même si l’entreprise est en période de liquidation, elle se trouve toujours dans l’obligation d’archiver ses documents reçus et produits, en respectant les délais minimaux en vigueur selon la nature du document. Ces délais sont les mêmes que ceux appliqués aux entreprises en exercice de leurs activités.

Comme il a été déjà précisé, les durées légales d’archivage des documents d’une entreprise varient selon la nature des documents en question, qui peuvent être :

• Des documents et pièces comptables
• Des documents civils et commerciaux
• Des documents des ressources humaines
• Des documents fiscaux
• Des documents sociaux

Les documents et pièces comptables

L’entreprise fermée doit obligatoirement garder ses documents et pièces comptables pendant 10 ans au minimum, à compter de la clôture de l’exercice. Ces documents et pièces comptables peuvent être :

• Les livres et les registres comptables, comme le journal, le livre d’inventaire, le grand livre, le bilan, le compte de résultat, etc.
• Les pièces justificatives, comme les factures émises pour les clients, les factures reçues des fournisseurs, les bons de commande, bons de livraison et bons de réception, etc.

Les documents civils et commerciaux

Les documents classés dans les documents civils et commerciaux sont nombreux. En effet, ils sont constitués par :

• Les contrats commerciaux, qui doivent être conservés pendant 5 ans ;
• Les documents bancaires, également à garder pendant 5 ans ;
• Les documents concernant les transports de marchandises, à garder pendant 5 ans ;
• Les documents de déclaration en douane, à garder pendant 3 ans ;
• Les contrats d’assurance, qui sont à garder pour une durée de 2 ans, à compter de la date de résiliation du contrat ;
• Les documents relatifs au dépôt de marque, de brevet, de dessin et modèle, qui doivent être archivés pour au moins 5 ans, à compter de la date de fin de la protection ;
• Les dossiers constitués par un avocat, à garder pendant 5 ans, à compter de la fin du mandat de l’avocat ;
• Les contrats relatifs à des acquisitions et des cessions de biens fonciers ou immobiliers, à garder pendant 30 ans ;
• Les autres documents, qui doivent être gardés pendant au moins 10 ans (correspondances commerciales, bon de commande, factures, contrat conclu par voie dématérialisée, bons de livraison, etc.)

Les documents des ressources humaines

Selon les articles stipulés dans le Code civil, le Code du travail et le Code de la Sécurité sociale, les documents relatifs suivants doivent être archivés pendant au moins 5 ans, à partir de la date de départ de l’employé :

• Les bulletins de salaire et fiches de paie
• Les contrats de travail
• Le registre unique du personnel
• Le solde de tout compte et les primes et indemnité
• Toutes informations relatives à l’inspection du travail
• Toutes informations relatives aux éventuels accidents de travail
• Toutes informations relatives aux régimes de retraite

Les documents fiscaux

Suivant les règles fiscales, une entreprise se trouve dans l’obligation de conserver les registres, documents, livres et pièces dont l’administration fiscale peut exercer ses droits d’enquête, de contrôle et de communication pour une durée légale de 6 ans. Ces documents peuvent être :

• Les documents concernant les impôts payés par l’entreprise ;
• Les documents relatifs aux résultats commerciaux, non commerciaux et industriels ;
• Les documents relatifs aux impôts directs locaux ;
• Les documents concernant la valeur ajoutée de l’entreprise ;
• Les documents concernant les cotisations foncières ;
• Etc.

Si l’entreprise exerce une activité occulte, comme le travail dissimulé, une activité illicite, des fraudes fiscales, une omission de déclaration, etc., le délai légal de la conservation des documents fiscaux est porté à 10 ans.

Les documents sociaux

Concernant les documents sociaux de l’entreprise, les délais légaux de conservation diffèrent :

• Pour les documents relatifs aux convocations, aux pouvoirs, aux feuilles de présence, ainsi qu’aux différents rapports du conseil d’administration et du gérant doivent être archivés pendant un délai légal de 3 ans ;
• Pour les statuts de l’entreprise, et son extrait K-bis, la durée légale de conservation est de 5 ans, à compter de la date de dissolution de la société.
• Les documents relatifs aux comptes annuels de l’entreprise, la durée minimale de conservation est de 10 ans. Il s’agit notamment du bilan, du compte de résultat, des variations des capitaux propres, etc.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect des durées légales d’archivage des papiers de l’entreprise ?

La loi prévoit des sanctions en cas de non-respect des délais légaux de conservation des papiers de l’entreprise. En effet, selon le Code Général des Impôts, dans son article 1734, l’entreprise encourt une amende de 10 000 euros dans le cas où elle ne serait pas en mesure de communiquer à l’administration fiscale toute demande de documents fiscaux nécessaires au contrôle fiscal qu’elle effectue.

De plus, si l’entreprise n’a pas conservé ses papiers, elle peut perdre tout procès en cas de litige avec un de ses tiers, pouvant conduire à un paiement d’amende ou autres sanctions prononcées par le tribunal compétent.

La gestion des papiers de l’entreprise en ligne

À l’ère de la digitalisation, il est tout à fait possible d’opter pour une gestion en ligne de ses archives. En effet, une entreprise peut faire appel à un prestataire de stockage en ligne pour gérer ses papiers d’entreprise de manière numérique.

Cette option est très intéressante, car elle permet à toute entreprise d’éviter les risques de pertes et de dégradation de ses documents. De plus, la gestion des documents en ligne permet d’avoir accès facilement aux documents dont l’entreprise a besoin. Elle permet également un classement et un partage des papiers simplifiés.