Quelle est l’importance d’un organigramme ?

Dans une entreprise, une communication claire facilite la collaboration entre les membres d’une équipe. Pour améliorer leur organisation interne, certaines sociétés mettent en place un organigramme, un outil consultable en interne et sur le site de l’entreprise pour les visiteurs. Mais quelle est l’utilité d’un organigramme et quels sont les différents types d’organigrammes pouvant être mis en place ?

Un organigramme : qu’est-ce que c’est ?

Un organigramme est un outil informatif utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels. Il exprime un lien entre les différents métiers d’une même structure. Ce document décrit l’attribution des responsabilités, l’interdépendance entre les employés et les modalités de prises les décisions.

En plus d’être un outil de répartition des tâches, il décrit l’organisation interne de l’entreprise. Pour être exploitable, l’organigramme doit être évolutif et présenté à partir d’un modèle réaliste des postes et des rapports entre les personnes.

Les différents types d’organigrammes

Selon l’objectif à atteindre et la porter organisationnelle visée, l’entreprise a le choix entre de différents types d’organigrammes.

Organigramme hiérarchique

L’organigramme constitue le modèle le plus courant en entreprise et il arbore une forme pyramidale. À la base se trouvent les postes associés à moins de responsabilités et le groupe ou la personne à la tête des départements ou des pôles sont présentés au sommet. On parle d’un organigramme fonctionnel si le graphique porte l’inscription du rôle de chaque collaborateur.

Organigramme plat

Appelé également organigramme horizontal, l’organigramme plat intéresse les entreprises dont le niveau de management est faible. Il est élaboré avec deux niveaux : la direction et les employés. Cette disposition particulière indique les responsabilités directes des salariés dans la prise de décision importante.

Organigramme matriciel

Un organigramme matriciel désigne une disposition graphique dans laquelle les employés dépendent de plusieurs responsables. Les salariés sont les principaux responsables de leur service, mais ils exercent obligatoirement sous la direction d’un chef de projet. Ainsi, l’organigramme matriciel arbore davantage un aspect rectangulaire qu’une forme arborescente.

Organigramme en arbre

Ce type d’organigramme fonctionne comme le modèle en pyramide, mais sa lecture se fait de gauche à droite. Le niveau hiérarchique le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la partie gauche.

Lors de la lecture de schémas, les relations sont définies comme des relations hiérarchiques ou chaînes de commandement. Elles représentent les liens responsable-subalterne et les relations latérales, faisant référence à des personnes de même niveau.

Comment élaborer un organigramme ?

La création d’un organigramme passe par plusieurs étapes telles que la définition des objectifs, la collecte des données et la conception du schéma.

Définir les objectifs et la portée de l’organigramme

Pour avoir un organigramme explicite, il convient de faire le choix du modèle d’organigramme à mettre en place. Le type de graphique à élaborer étant variable selon l’usage, il suffit de savoir si l’outil servira à une communication interne. Pour une utilisation externe ou dédiée à la présentation de l’entreprise, il convient d’adopter une autre forme que l’usage précédent.

Rassembler les données nécessaires à la réalisation

Cette étape consiste à faire un inventaire des postes composant la structure et à recueillir les informations des différents services. Vous pouvez identifier les relations hiérarchiques et relever les coordonnées, les photos et tout ce qui est utile à la personnalisation de l’outil.

Procéder à la conception graphique de la cartographie

Plusieurs outils ou logiciels permettent de créer facilement un organigramme. Pour démarrer, vous pouvez utiliser un modèle d’organigramme téléchargeable en ligne et modifiable. Il suffit ensuite de remplir les cases pour l’ajuster en fonction de votre organisation. Le modèle doit cependant refléter au mieux la structure de votre entreprise.

Pensez également à planifier une mise à jour régulière de votre organigramme, car ce document n’est pas expressif sans actualisation. Évitez de surcharger votre graphique d’information et soignez la compréhension et la lisibilité du document.

L’importance d’un organigramme

Pour une entreprise

L’organigramme précise la fonction exercée par chaque employé de l’entreprise. Dans les services des ressources humaines, ce document aide la direction à mieux suivre l’organisation interne. Pour les membres d’une équipe, il permet de comprendre le mode de collaboration entre les salariés. Chaque employé assume son rôle et ses responsabilités en toute confiance.

Un organigramme facilite le travail des professionnels des ressources humaines dans la visualisation de leur structure actuelle. Ils peuvent planifier un changement et communiquer des informations organisationnelles à travers l’entreprise grâce à ce document. À travers ce graphique, la vision globale permet de déterminer le nombre d’employés de chaque service. Ainsi, la prise de décision et l’allocation pertinente des ressources deviennent faciles. En cas d’éventuels dysfonctionnements organisationnels, la correction requiert peu de temps.

Pour un nouveau salarié, il est difficile de mémoriser les noms et les fonctions de chaque collaborateur qu’il rencontre dans l’entreprise. Grâce à l’organigramme, il peut associer un nom, au visage, à un poste et à une fonction. Sans ce document, les collaborateurs, les clients et les partenaires risquent de ne pas savoir à qui s’adresser en cas de besoins spécifiques.

Pour finir, l’organigramme peut également jouer un rôle clé dans la planification stratégique. En illustrant clairement la structure de l’entreprise, il peut aider les dirigeants à identifier les lacunes dans les compétences, les doublons dans les rôles ou les ressources sous-utilisées.

Si une entreprise envisage d’entrer dans un nouveau domaine d’activité, l’organigramme peut aider à déterminer si elle possède déjà les compétences nécessaires ou si elle doit recruter du personnel supplémentaire. En outre, l’organigramme peut faciliter l’évaluation de la capacité d’une entreprise à soutenir de nouvelles initiatives.

À titre d’information, la manière dont une entreprise choisit de représenter sa structure organisationnelle peut avoir un impact sur sa culture. Un organigramme hiérarchique traditionnel peut, par exemple, renforcer une culture d’autorité et de contrôle, tandis qu’un organigramme plat peut promouvoir une culture de collaboration et d’autonomie. Les organigrammes peuvent également influencer la perception que les employés ont de leur rôle et de leur importance au sein de l’entreprise.

Par conséquent, lors de la création d’un organigramme, il est essentiel de prendre en compte non seulement l’exactitude de la représentation, mais aussi le message qu’elle véhicule sur les valeurs et les comportements attendus au sein de l’entreprise.

Pour la gestion d’un projet

L’organigramme définit les fonctions nécessaires à la réalisation du projet. Grâce à ce document, un chef de projet répartit efficacement les rôles et les tâches aux membres de l’équipe et suit l’avancement de ces attributions.

Élaborer un organigramme est utile pour renseigner les personnes concernées sur les caractéristiques de chaque service. Pour plus d’efficacité, l’entreprise peut intégrer le nom du service, du responsable et le numéro de téléphone si nécessaire. Un organigramme reste une meilleure façon d’afficher la transparence sur le fonctionnement et l’organisation de la structure.

Les limites d’un organigramme

Malgré son utilité indéniable, l’organigramme a ses limites. Le premier inconvénient notable est qu’il peut ne pas représenter de manière précise les relations informelles au sein de l’entreprise. En effet, bien qu’une personne puisse être à un niveau hiérarchique inférieur, elle peut exercer une influence significative en raison de son ancienneté, de ses compétences ou de ses relations personnelles.

Par ailleurs, les organigrammes peuvent donner une impression de rigidité alors qu’en réalité, les structures organisationnelles sont souvent dynamiques et fluides. Il est donc essentiel d’utiliser l’organigramme comme un guide plutôt que comme une représentation définitive de la structure de l’entreprise.